Succé för Örebro kommuns nostalgikonto!

Responsen från örebroarna har varit riktigt, riktigt stor efter att vi nyligen kickade igång nostalgikontot ”Tillbakablick Örebro” på Instagram. På mindre än fyra veckor har kontot redan fått närmare 4 700 följare – alltså mer än 1 000 följare i veckan. Det är riktigt fina siffror.

Bilder från Tillbakablick Örebro

Det har också varit superstort engagemang på varje bild, med ett snitt på 350-400 likes per bild. Vissa bilder har till och med fått nästan 700 likes. Det är med andra ord en väldigt stor andel av våra följare som gillar varje bild. Dessutom har nästan alla bilder hittills genererat väldigt många kommentarer, vilket är lite ovanligt med tanke på att drygt 99 procent av interaktionerna på Instagram utgörs av likes och resterande en procent av kommentarer. Men så ser inte förhållandet alltså ut för Tillbakablick Örebro – @tborebro

Från min tid som webbredaktör på na.se visste jag att folk uppskattade när vi gjorde bildspel av bilder från Stadsarkivets bildarkiv online. Jag tog med mig idén när jag började jobba som kommunikatör för Örebro kommun, för det är en riktig guldgruva med över 44 000 tillgängliga bilder.

Nu har ju Örebro kommuns centrala Instagram-konto varit ”upptaget” eftersom vi där använder en stafettprincip som innebär att en kommunal verksamhet tar hand om kontot en vecka i taget. Men jag såg att det fanns ett behov av andra typer av bilder på kommunens Instagram, bland annat nostalgibilder från Örebro. Och så föddes idén till ”Tillbakablick Örebro” som fick bli ett renodlat nostalgikonto. Syftet med kontot är att kunna vara lite folkbildande, så att örebroarna lära känna Örebro ännu bättre, men också att de ska känna en stolthet över sin stad och historia.

Just nu är tanken att lägga ut en ny bild varje dag. Men det kanske kommer att ändras till tre bilder i veckan eller liknande. Det beror ju på hur responsen från följarna kommer att se ut framöver. Nu har jag inte gjort någon närmare analys av vilka det är som följer kontot, men när man kikar på kommentarer till bilderna tycks det vara en väldigt stor spridning i åldrarna, allt från 17-18-åringar, som förvånas över hur det sett ut i Örebro tidigare, till lite äldre personer i 60-70-årsåldern som kommer ihåg och blir nostalgiska.

Så det är väldigt kul! Även medialt har det varit ett stort intresse. Både NA, SVT och SR har uppmärksammat kontot.

Har du frågor?

Välkommen att kontakta Linus Mattisson, kommunikatör på Örebro kommun.

Budget- och skuldrådgivning utan kötider genom smart arbetssätt och utvecklade verktyg

På Budget- och skuldrådgivningen i Örebro kommun jobbar Gert Johansson, Lena Andersson och Bengt Nilsson. Där kan man få råd och stöd om man har problem med sin ekonomi eller behöver hjälp med att hantera sina skulder. Rådgivningen är kostnadsfri, inga register förs över dem man har kontakt med och man kan vara anonym.

– Vi blir kontaktade av alla åldersgrupper och frågorna varierar, säger Gert Johansson. Man vill ta kontroll över sin ekonomi. En del vill få tips och råd om hur de kan strukturera upp sin ekonomi, andra söker hjälp med skuldsanering.

För de privatpersoner som söker hjälp är det lätt att besöka Gert, Lena och Bengt, som sitter i lokaler i Rådhuset, centralt beläget i Örebro. Rådgivningen sker dock ändå mest via telefon, men även via e-post. På Örebro kommuns webbplats finns också en del material att hämta.

Effektivare arbetssätt fick bort kötiden

I samband med att Örebro kommun varje år delar ut ett internt kvalitetspris, så ges även hedersomnämnanden till dem som åstadkommit förenkling, förnyelse och förbättring till nytta för kommunens medborgare. År 2012 var det bland annat Budget- och skuldrådgivningen som fick ett hedersomnämnande för sitt fina kvalitetsarbete.

De hade då lagt om sitt arbetssätt på ett sådant sätt att kötiden minskade drastiskt. Nu har den helt försvunnit – alla sökande kan få hjälp direkt. Hur lyckades man då med detta?

– Vi styrde helt enkelt om verksamheten så att vi i första steget hjälper människor via telefon och e-post. Många ärenden är av lite enklare art och då kan man snabbt hjälpa till genom att kommunicera på det viset, berättar Gert. Då får vi tid över att svara upp bättre på mer komplicerade ärenden. Vi kan helt enkelt ta hand om fler komplicerade ärenden, så att fler får hjälp, samtidigt som vi inte har någon kötid.

– Vi kan även jobba mer förebyggande, för att förhindra över- och skuldsättning. Vi träffar fler som ännu inte ”fallit” för långt. En särskild målgrupp för det förebyggande arbetet är unga vuxna.

När de som rådgivare får kontakt med en rådsökande person ringar de snabbt in vad ärendet handlar om och om det är av enklare eller mer komplicerad typ. Det gör de genom att använda en enkel samtalsguide.

– Man kan nästan inte undvika att komma in på existentiella frågor när det handlar om ekonomi, säger Gert. Samtalsguiden hjälper oss att snabbt ta reda på hur den personliga situationen ser ut både vad gäller t.ex. familj, boende, ålder etc, men även den ekonomiska situationen.

Framgångsfaktorer för en kortare process

  • De flesta ärenden kan hanteras snabbt. Därför är det viktigt att snabbt ringa in problemet och sedan hantera ärendet med stegvisa åtgärder. Samtalsguiden är därför ett viktigt verktyg.
  • Ha koll på processen så att ärendena kan slussas vidare i rätt spår och med rätt inriktning.
  • E-post och mallar på kommunens webbplats hjälper mycket, men dialog är viktigt. Det räcker inte att bara dela ut material.

– Vi slutar aldrig att utveckla och förenkla de verktyg som vi har och använder och vi utvecklar och testar även nya verktyg, berättar Gert. Det är ett ständigt pågående förbättringsarbete. Nu har vi till exempel arbetat fram enkla mallar för att sammanställa ett nuläge och ett önskat läge för privatpersonens ekonomi – en grund för att klarlägga, söka kunskaper och göra en strategi för framtiden.

Har du frågor om utvecklingsarbetet?

Kontakta gärna Gert, Lena och Bengt på budget.skuldradgivning@orebro.se.

Du kan även läsa mer på Örebro kommuns webbplats.

I senaste numret av Koll på pengarna presenteras också Budget- och skuldrådgivningsenheten.

Internt servicecenter ska förenkla vardagen

Vi står precis i startgroparna att påbörja arbetet med att bygga upp ett internt servicecenter som är till för oss alla som jobbar i Örebro kommun. Det är ett led i arbetet med att förenkla vardagen och att ”det ska vara lätt att göra rätt”.

Vi är en komplex och stor organisation där medarbetare, chefer och förtroendevalda behöver många olika typer av råd, stöd och support i vardagen för att kunna utföra sina uppdrag effektivt. Ett internt servicecenter ska underlätta vårt arbete så att vi kan ge en bra service till medborgare och företag samt fullgöra vårt uppdrag som kommun.

För ett antal år sedan utvärderade vi internkommunikationen i organisationen och den pekade på utvecklingsbehov när det gäller just vår interna kommunikation, samt behov av att utveckla våra interna supportfunktioner. Med början 2013 lanserade vi ett nytt socialt intranät.

För ett och ett halvt år sedan öppnade vi ett Servicecenter som vänder sig till medborgare och företag. Nu är det alltså dags att komplettera med ett internt servicecenter. Utöver att det interna servicecentret ska förenkla vardagen för personalen är det även en del i arbetet med att effektivisera vår administration.

I dag finns ett antal supportfunktioner inom kommunen som medarbetare kan kontakta vid behov av hjälp och råd. Vi har bl.a. support inom IT och telefoni, personalfrågor, upphandling samt en rad verksamhetssystem. En av tankarna med ett internt servciecenter är att man inte ska behöver vända sig till olika instanser när man behöver hjälp. Att vända sig till ett ställe hoppas vi ska förbättra servicen till våra anställda och förenkla deras vardag. Likaså kommer det interna servicecentret att avlasta verksamheterna genom att svara på ofta förekommande ”enklare” frågor. Detta kommer att minska belastningen på handläggare, specialister och chefer.

En annan viktig aspekt är det interna servicecentrets koppling till vårt intranät. Genom att utveckla intranätet och t.ex. komplettera med filmer för självstudier, kan det interna servciecentret utgöra en lots och pedagogisk funktion att uppmuntra användandet av intranätet.

Har du frågor kontakta:
Susanna Eriksson, projektledare internt servciecenter
susanna.eriksson@orebro.se

 

Hur vill du ha det som äldre?

När vi blir äldre vill vi ha det bästa möjliga av livet. Men det är bara du själv som vet vad som är bäst för just dig och dina anhöriga. Därför har Örebro kommun nu inlett en brett upplagd medborgardialog för att ta fram mål och strategier för Sveriges bästa äldreomsorg.

En första etapp – en medarbetardialog – ägde rum under senvåren och under sommaren. Den håller just nu på att sammanställas och kommer att presenteras under september. Nu pågår den inledande delen av medborgardialogen. 6 000 personer som idag får någon form av insatser med stöd av beslut i Örebro kommun har fått ett informationsbrev med frågeformulär och svarskuvert hemskickat.  Men medborgardialogen vänder sig till alla som bor i Örebro kommun. Informationskuvertet finns därför att hämta upp på bibliotek och kommunala träffpunkter. Dessutom finns där datorer för den som vill gå in och svara direkt i webbenkäten. Enklast är förstås att själv gå in på orebro.se/bastaaldreomsorg och besvara frågorna, på svenska eller finska.

– Målet är att få in 6 000 svar, säger uppdragsledare Berit Hjalmarsson. Idag tror vi att vi har fått in mellan 1 500 och 2 000 svar. Men vi har flera veckor kvar och kommer att ha olika aktiviteter, för att få in så många svar som möjligt.

Svaren kommer att sammanställas och presenteras i form av ytterligare en etapp av medborgardialogen, då med de förtroendevalda i centrum. Det blir under den andra delen av november.

– Därefter hoppas vi kunna skriva fram förslag till mål och strategier för att Örebro kommun ska kunna utveckla och bygga upp den äldreomsorg som invånarna vill ha, säger Berit Hjalmarsson.

Vill du veta mer?

Vill du veta mer om vårt utvecklingsarbete för att åstadkomma Sveriges bästa äldreomsorg. Läs på vår webbplats orebro.se/bastaaldreomsorg. Du är också välkommen att kontakta uppdragsledare Berit Hjalmarsson, berit.hjamarsson@orebro.se.

 

Filmer från Örebro kommun!

Vi producerar kontinuerligt filmer. Har du inget för dig i sommar, kolla gärna in några av dem!

Filmer om kvalitetsprisvinnare

Kvalitetspriset uppmärksammar en verksamhet som med utveckling i fokus och handlingskraft har åstadkommit förenkling, förnyelse och förbättring till nytta för kommunens medborgare. Kvalitetspriset kan sökas av kommunala enheter, fristående skolor och förskolor samt verksamheter som kommunen har entreprenadavtal med. Vinnarna får statyetten ”Nya steg” (konstnär Göran Hägg), diplom samt 100 000 kronor att använda för fortsatt utvecklingsarbete och kompetenshöjning.

Bedömningen görs året innan, priset får man året efter. De tre senaste årens vinnare kan du se här!

2015 Upp ur diket – Bygglovsavdelningens utvecklingsresa

2014 Känslor, relationer och sexualitet – att förstå och bli förstådd

2013 Skolrestaurangerna i skolområde sydost

Film om solenergi

Solkartan på orebro.se

Filmer om personlig assistans

Personlig assistans från Örebro kommun – allt är möjligt med rätt stöd

Personlig assistans från Örebro kommun – så här går det till

Film om frivilligverksamhet

Frivilligverksamhet i Örebro kommun

Film om friluftskommun

Naturnära Örebro – Sveriges friluftskommun flera år i rad

Servicecenters besökslokal ska bli världsbäst

Vad är Servicecenter?

Servicecenter innebär för oss en ingång till Örebro kommun för privatpersoner och företag. Servicecenter kan man kontakta via telefon, bildtelefon, Skype, besök, e-post, post, webben www.orebro.se och via sociala medier. Här kan du läsa mer om Servicenter: http://www.orebro.se/36868.html.

”Världens bästa besökslokal”

Servicecenter genomför nu ett arbete med att förbättra sin besökslokal för att ge besökarna bättre service. Projektgruppen ”Världens bästa besökslokal” ska ta fram två förbättringsförslag innan midsommar. Beslutet om vad som ska göras tas i höst.

Stor lokal med informationsdisk och pelare, två kvinnor står vid disken

Samlar in feedback

– Genom det här arbetet vill Servicecenter förenkla för medborgarna. Just nu utvärderar projektgruppen allt från besökslokalens utformning och vilka kompetenser som finns, till hur vi tar hand om medborgarna och vårt bemötande, säger Jennifer Benckert på Serviceakademin.

Hon ingår i projektgruppen tillsammans med sju andra. De jobbar nu med att samla in och sammanställa erfarenheterna och den feedback som kommit in till Servicecenter under året både från kommunvägledarna, förvaltningarna och besökarna. Sammanställningen kommer att ligga till grund för två förslag på hur Servicecenters besökslokal ska utvecklas. Det kommer att innehålla förslag på

  • besökslokalens utformning
  • bemanning – vilka kompetenser som ska finnas på plats
  • kompetensutveckling för kommunvägledarna
  • hur arbetsrutinerna ska vara utformade.

Inspiration från andra

Projektgruppen har också hämtat inspiration från andra verksamheter till hur Servicecenter kan utvecklas. Bland annat har de träffat Arbetsförmedlingen som berättade om hur de gör vid sina fysiska möten.

Johan Wittenfelt är projektledare för projektgruppen ”Världens bästa besökslokal” på Servicecenter, han berättar att deras mål är att skapa en tydlig och enhetlig bild av nuläget.

– Utmaningen har varit att analysera situationen utifrån flera olika perspektiv där vi har behövt kliva ur vårt egna perspektiv och kliva in medborgarnas perspektiv. Vad fungerar bra och vad behöver utvecklas? Vi vill skapa så mycket delaktighet från vår personal och omgivning som vi kan, allas åsikter är viktiga, säger Johan.

Har du frågor om projektet?

Kontakta Johan Wittenfelt på johan.wittenfelt@orebro.se.

Servicecenter – ett år sedan vi öppnade!

Det var den 1 februari 2014 som vi öppnade ett Servicecenter i Örebro kommun! Ett drygt år har gått och syftet var då, precis som nu, att ge medborgarna god service, snabbare svar på frågor och att hanteringen av arbetsuppgifter ska bli enklare och effektivare för medborgare och medarbetare.

Ett stort ”byggprojekt”

Innan vi öppnade hade vi förstås jobbat med förberedelser en längre tid. Och vi är långt ifrån ”färdiga” än. Man kan likna vårt arbete med Servicecenter som ett stort byggprojekt, där vi fortfarande bygger men börjar se huset. Dvs. vi har format de viktigaste funktionerna på ett bra sätt. Det har t.ex. tagit ett år att nå våra mål gällande tillgänglighet och att lösa medborgarnas frågor. I dag stannar femtio procent av alla frågor hos oss.

Det senaste året har varit en häftig resa. När vi började var vi cirka 35 kommunvägledare, i dag är vi över 50. Parallellt med att vi ändrat våra arbetssätt har vi också tagit oss an nya frågor, ny teknik och ny personal. Det har varit en jätteutmaning och jag känner inte till någon annan kommun i vår storlek som gjort denna förändring så snabbt!

Mäter hur nöjda medborgarna är

Sedan en tid tillbaka mäter vi medborgarnas nöjdhet genom att ställa frågor till dem som kontaktat oss. Detta ger oss bra feedback och ett kvitto på att vi är på rätt väg.

Under året har vi jobbat med viktiga processer som t.ex. bemanning och schemaläggning och i detta pussel har vi kommit långt. Också när det gäller kompetensutveckling av kommunvägledarna har vi kommit långt, även om vi pga. tidsbrist inte kunnat utbilda i den takt vi önskat.

Tar tid att utveckla

Att utveckla och bygga upp ett servicecenter tar tid och det behöver få ta tid! En kommun hanterar många olika typer av ärenden och Örebro är också en stor kommun sett till antal invånare och medarbetare i organisationen. En svårighet under året har varit att få vårt systemstöd att gå i takt med vår utveckling i övrigt. Försening av systemstöd och bristfälligt systemstöd har påverkat oss negativt.

Mycket nytt och positivt

Vårt första år har bjudit på mycket nytt och många positiva inslag. I det stora hela gick införandet smärtfritt och medborgarna får i de allra flesta fall snabbare hjälp med sina frågor.

Under året har vi utvecklat informationen till teckenspråkstalande medborgare. Något vi fått väldigt positiv respons för. Det är vi förstås stolta över. Teckenspråkstalande har tidigare varit en förbisedd grupp när det gäller kommunal information.

På Servicecenter finns en bred språkkompetens vilket underlättar kontakten för många medborgare. Under året har vi även utvecklat servicen till dem som söker försörjningsstöd och gäller det t.ex. en ansökan om försörjningsstöd på ett annat språk än svenska så kan vi ofta lösa det direkt.

Nyligen införde vi s.k. knappval för de som ringer oss. Det innebär att man kommer direkt till rätt kommunvägledare och snabbare får svar på sin fråga. Hittills har det varit övervägande positivt för såväl medborgare som medarbetare.

Fantastisk arbetsinsats under tuffa förhållanden

Sedan starten har personalen gjort en fantastisk arbetsinsats under tuffa förhållanden. Det har handlat om att både lära sig själv och lära andra, samtidigt som man ska ge ett gott bemötande och en bra service. När det gäller bemötande har vi haft hjälp och stöttning av Serviceakademin som utbildat och coachat i just bemötande. Att vår satsning på detta har gett resultat visar sig genom att vi får positiv återkoppling från medborgare. Det bästa bevis vi kan få på att vi är på rätt väg!

Korta fakta om Servicecenter

Telefonsamtal per vecka: 6 000-7 000
Besök per vecka: 300-450
Mejl per vecka: 50-200
70-80 % av telefonsamtalen besvaras inom 2 minuter
Drygt 50 % av frågorna som ställs till Servicecenter hanteras och avslutas i Servicecenter.
Språk: engelska, persiska, arabiska, turkiska, bosniska, serbiska, kroatiska, somaliska, ryska, tyska, spanska, italienska, finska, teckenspråk, kurdiska (sorani, badinani, kurmancÎ/kurmanju), azari, dari.

Hör gärna av dig om du vill veta mer!

Patric Klaremo, chef Servicecenter
patric.klaremo@orebro.se