Kategoriarkiv: Metoder och verktyg

Dags för Kvalitetshandboken version 8

Postat av

Kvalitetshandboken ger en bild av ramen och stödet för kvalitetsutvecklingsarbetet i Örebro kommun. Handboken revideras i slutet av varje år och nu finns version 8 tillgänglig.

Stöd i kvalitetsarbetet

Kvalitetshandboken ger en övergripande bild av hur vi jobbar med kvalitet i Örebro kommun. Här får du en bild av ramen och stödet för kvalitetsutvecklingsarbetet i kommunen. Stödet redovisas i form av modeller, metoder, verktyg och stödresurser. För detaljinformation hänvisar vi till andra dokument, handböcker och källor.

–  Vi leder och utvecklar för hållbarhet. Vi utgår från behoven hos dem vi finns till för och behöver involvera dem i vårt utvecklingsarbete, samtidigt som vi internt behöver ta tillvara på och utveckla medarbetarnas och organisationens samlade kompetens och mångfald, så att det vi gör leder till ett långsiktigt hållbart resultat. När vi gör detta behöver vi ta stöd i systematiken, säger kvalitetsdirektör Catharina Centerfjäll. Kvalitetshandboken ger en översikt av vilket stöd som finns tillgängligt för ett systematiskt kvalitetsarbete och jag hoppas den kan guida alla i vårt förbättringsarbete.

Nyheter i år

Vår kommundirektör har fått större utrymme denna gång i form av en längre inledning med utmaningar och möjligheter. Avsnittet Leda utveckling för hållbarhet är nytt och där tar vi vår utgångspunkt i identifierade framgångsfaktorer för ledande organisationer (i enlighet med SIQ Managementmodell). Som ni ser på framsidan så är huvudbudskapet att ingen ska lämnas utanför, och vi trycker även på att kvalitet är allas vårt ansvar och uppstår i mötet med dem vi finns till för.

Här kan du ta del av Kvalitetshandboken, version 8:

 

 

 

Ny handbok om informationssäkerhet

Postat av

Hur väljer vi vilka informationssäkerhetsåtgärder vi ska genomföra, det finns så många?

Utifrån att göra det lättare för verksamheterna att få ett informationssäkerhetsarbete som är robust och hållbart över tid har vi tagit fram en metodhandbok. Metodhandboken är ett stöd för förvaltningarna och ger en vägledning i hur förvaltningen ska prioritera bland de många informationssäkerhetsåtgärder som behöver genomföras i respektive förvaltning.

Metoden beskrivs som en trappa och ska ge en tydlig bild av var respektive förvaltning är i sin informationssäkerhetsmognad och ge konkret information om vilka steg förvaltningen behöver ta för att möta verksamhetens krav på säker informationshantering.

Här kan du ladda hem handboken:

Har du frågor?

Kontakta Tobias Ander, informationssäkerhetsansvarig, Örebro kommun, tobias.ander@orebro.se.

 

Ny handbok om Örebro kommuns värderingsmodell

Postat av

Örebro kommun fortsätter att utveckla arbetssättet kring nyttorealisering och effekthemtagning, ett arbete som initierades under 2017. En kommunalt anpassad modell för kalkylering, värdering och realisering av effekter och nytta har skapats, med Ekonomistyrningsverkets modell för nyttorealisering och business case som grund. Arbetssättet har hittills i hög grad använts för värdering och prioritering av projekt kopplat till kommunens stora satsning på digitalisering.

Värderingsmodellen

Värderingsmodellen syftar till att ge stöd vid framtagandet av ett heltäckande beslutsunderlag inför ställningstagande om genomförande av olika förändringar. Utifrån beslutsunderlaget skapar modellen förutsättningar för värdering och prioritering. Den ger också en bild av de effekter som förväntas till följd av genomförda förändringar och ett arbetssätt för realisering av dessa, bland annat genom formulerade effekthemtagningsplaner och utsedda roller. Modellen inkluderar även ett kalkylverktyg som skapar en struktur för kalkylering av utvecklingskostnader, resursbehov och konsekvenser av omställning till följd av genomförda förändringar.

Värderingsmodellen kompletterar kommunens projektstyrningsmodell, primärt i syfte att säkerställa nyttorealiseringen till följd av genomförda projekt. Arbetssättet kan även användas för andra förändringar som inte genomförs i projektform.

Handböcker och kalkylverktyg som stöd

Välkommen att ta del av Örebro kommuns handbok för Värderingsmodellen, liksom vårt Kalkylverktyg för värdering. Obs! bloggen tillåter inte att vi publicerar excel-filer med makron, så denna fil fungerar inte så som det är tänkt, men ni kan se upplägget i den. Kontakta oss på e-postadressen nedan om ni vill ha en fil med fungerande makron.

Observera att kalkylverktyget som vi delar med oss av här är en extern version som inte innehåller information om hur vi bedömer graden av genomförbarhet och realiserbarhet, då den delen är utvecklad tillsammans med externa konsulter.

Kika även gärna i vår handbok för Projektstyrningsmodellen för mer information om hur dessa modeller har länkats samman.

Har du frågor?

Välkommen att kontakta Örebro kommuns Projektkontor via projektkontoret@orebro.se.

 

Ny version av kvalitetshandboken – vi är inne på sjätte året och versionen

Postat av

Den nya versionen av vår kvalitetshandbok är nu färdig. Handboken revideras i slutet av varje år och nu finns version 6.0 tillgänglig. 

Stöd i kvalitetsarbetet

Kvalitetshandboken ger en övergripande bild av hur vi jobbar med kvalitet i Örebro kommun. Här får du en bild av ramen och stödet för kvalitetsutvecklingsarbetet i kommunen. Stödet redovisas i form av modeller, metoder, verktyg och stödresurser. För detaljinformation hänvisar vi till andra dokument, handböcker och källor.

– Vi har genom åren byggt upp ett gediget stöd för det systematiska kvalitetsarbetet i form av olika modeller, metoder, verktyg och stödfunktioner. Nu är det viktigt att vi drar nytta av detta och använder oss av dem, speciellt med tanke på den förändringsresa vi alla befinner oss på, inte minst utifrån uppdraget att vi ska bli en effektiv, digital och modern kommun, säger kvalitetsdirektör Catharina Centerfjäll. Kvalitetshandboken ger en översikt av vilket stöd som finns tillgängligt och jag hoppas den kan guida alla i vårt förbättringsarbete.

Nyheter i år

Vissa modeller, metoder och verktyg har kompletterats och förtydligats och nya har kommit till, t.ex. stöd för nyttorealisering och effekthemtagning, orsaksanalys och förbättringsmetodiken DMAIC (för den kommer metodstöd att utvecklas under året).

Här kan du ta del av kvalitetshandboken: Kvalitetshandboken version 6.0

Har du frågor är du välkommen att kontakta utvecklingsstrateg Carina Asplund, carina.asplund@orebro.se.

Vi testar förbättringsmetoden DMAIC

Postat av

Örebro kommun är medlemmar i SIQ (Institutet för kvalitetsutveckling). Medlemmarna i nätverket kände behov av att bli mer praktiska och bestämde att vi ska testa en särskild förbättringsmetodik: DMAIC. Företagen MTR och Volvo Construction Equipment har goda erfarenheter av metoden och har presenterat hur de jobbar med den och har även generöst delat med sig av underlag.

Utformningen av testet

Vi har utformat vårt test så att vi ska åstadkomma en faktisk förbättring i samband med att metoden testas. I Örebro valde vi ”Snabbare kom-igång för nyanställda”, dvs. den tänkta effekten ska vara att den nyanställde inte ska behöva vänta på att få tillgång till ett ”baspaket”, utan snabbt komma igång med sina arbetsuppgifter. Med ”baspaket” menar vi telefon, dator, inloggning till dator (inkl. H-katalog, intranät, Outlook), MEX/telefonnummer.

DMAIC

DMAIC är en förkortning av de engelska begreppen Define, Measure, Analyze, Improve och Control. Man tar steg för steg och använder sig av olika metodstöd i stegen.  Stödfrågor i metodiken är:

Definiera (define): Vad är problemet?
Mäta (measure): Hur stort är problemet?
Analysera (analyze): Vad orsakar problemet?
Förbättra (improve): Hur löses problemet? Hur genomförs lösningen?
Kontrollera (control): Vad blev resultatet? Hur säkerställs effekten? Bör lösningen standardiseras och spridas?

Genom att identifiera och beskriva problemet och dess orsaker ska vi kunna identifiera möjliga lösningar som har en direkt koppling till orsakerna. Utifrån det ska vi välja lämplig lösning och testa den i mindre skala för att se om vi får den effekt som vi tänker oss.

Har ni erfarenheter av DMAIC?

Vi är nyfikna på andras erfarenheter av att jobba med DMAIC. Är det någon av er som använder DMAIC idag och har erfarenheter som ni vill skicka med oss?

Kontaktperson

Carina Asplund, utvecklingsstrateg, carina.asplund@orebro.se.

 

Processledningsmodellen är reviderad

Postat av

Nuvarande processledningsmodell har vi haft sedan februari 2014. Det var nu dags att revidera den utifrån erfarenheter vi gjort på vägen. Själva modellen är egentligen inte så mycket förändrad, men handboken har blivit mer omfattande, mer beskrivande, och försöker svara på frågan ”varför” genom hela upplägget.

Nedan kan du ladda ner den nya handboken och några av mallarna som vi använder. Jag ser dock en utveckling av handboken som bör komma redan i vår – den håller på att bli en handbok för processledare eftersom den numera är så pass detaljerad i vissa av avsnitten. Jag kommer att bygga på detta under våren och i samband med det bryta loss delar som i sin tur kommer att bli en betydligt kortare, mer översiktlig handbok, för dem i organisationen som bara vill få en bild av hur det hänger ihop, utan för stor detaljnivå.

Näst i tur står nu metodhandboken som våra metodkunniga processhandledare har som stöd. Den behöver anpassas utifrån den nya handboken för processledningsmodellen och kompletteras med en del nytt. Jag räknar med att den ska bli klar i början på 2017 – håll utkik på bloggen här, om du är nyfiken på den.

Här kan du ladda ner handbok och mallar:

Processledningsmodell – en handbok för Örebro kommun (version 2.0)

Processpecifikation – mall

Processinventering – mall

Anhålla om resurser till processen – mall

Uppföljningsplan – mall

Aktivitetsplan – mall

Uppdragsbeskrivning processkartläggning – mall

Har du frågor om processledningsmodellen och handboken?

Hör av dig till Carina Asplund, modellansvarig, carina.asplund@orebro.se.

Reviderad metodhandbok för riskanalys

Postat av

Örebro kommun har en grundmetod för riskanalyser. Beroende på område kan viss anpassning behövas, men rätt använd levererar denna metod en dokumenterad analys av risker inom ett förutbestämt område eller process.

Användningsområde

Riskanalyser behöver göras i många olika situationer, exempelvis vid verksamhets­utveckling, i projekt, i samband med internkontroll eller vid utveckling eller inför upphandling av till exempel nya IT-tjänster.

Metoden

Syftet med riskanalyser är att identifiera risker som är förknippade med det område man analyserar, och att välgrundat kunna besluta om vilka åtgärder som ska vidtas för att minska eller helt eliminera dessa risker. Ett delsyfte är också att man skapar en riskmedvetenhet och på det sättet en djupare förståelse för den aktuella verksamheten och dess omvärld.

Riskanalys används ofta som komplement till andra analys- och kartläggningsmetoder.

Riskanalysen läggs upp i olika steg:

  1. Identifiering av risker
  2. Beskrivning av risker
  3. Värdering av risker
  4. Behandling av risker

Reviderad handbok

Vi har en ”bukett” med handböcker inom kvalitetsområdet och dessa revideras regelbundet efter behov. Nu kom turen till metodhandboken för riskanalys. Är du nyfiken på den så delar vi gärna med oss:

Riskanalys – en metodhandbok för Örebro kommun

Till handboken hör två mallar som stöd:

Presentationsmaterial som kan användas under riskanalysen

Rapportmall för riskanalyser inklusive tabeller för sammanställning

Har du frågor om vår metod för riskanalys?

Välkommen att kontakta metodansvarige Per Oscarson, per.oscarson@orebro.se.

———————————————————————————————————-

(Nu tar bloggen semester och kommer tillbaka i slutet av augusti – trevlig sommar till er alla!)