Reviderad metodhandbok för riskanalys

Örebro kommun har en grundmetod för riskanalyser. Beroende på område kan viss anpassning behövas, men rätt använd levererar denna metod en dokumenterad analys av risker inom ett förutbestämt område eller process.

Användningsområde

Riskanalyser behöver göras i många olika situationer, exempelvis vid verksamhets­utveckling, i projekt, i samband med internkontroll eller vid utveckling eller inför upphandling av till exempel nya IT-tjänster.

Metoden

Syftet med riskanalyser är att identifiera risker som är förknippade med det område man analyserar, och att välgrundat kunna besluta om vilka åtgärder som ska vidtas för att minska eller helt eliminera dessa risker. Ett delsyfte är också att man skapar en riskmedvetenhet och på det sättet en djupare förståelse för den aktuella verksamheten och dess omvärld.

Riskanalys används ofta som komplement till andra analys- och kartläggningsmetoder.

Riskanalysen läggs upp i olika steg:

  1. Identifiering av risker
  2. Beskrivning av risker
  3. Värdering av risker
  4. Behandling av risker

Reviderad handbok

Vi har en ”bukett” med handböcker inom kvalitetsområdet och dessa revideras regelbundet efter behov. Nu kom turen till metodhandboken för riskanalys. Är du nyfiken på den så delar vi gärna med oss:

Riskanalys – en metodhandbok för Örebro kommun

Till handboken hör två mallar som stöd:

Presentationsmaterial som kan användas under riskanalysen

Rapportmall för riskanalyser inklusive tabeller för sammanställning

Har du frågor om vår metod för riskanalys?

Välkommen att kontakta metodansvarige Per Oscarson, per.oscarson@orebro.se.

———————————————————————————————————-

(Nu tar bloggen semester och kommer tillbaka i slutet av augusti – trevlig sommar till er alla!)

Kommunsupport – vårt interna servicecenter – tar nu steg 2

Arbetet med att bygga upp Kommunsupport – vårt interna servicecenter – tar nu steg 2. Införandet av Kommunsupport är ett led i arbetet med att effektivisera vår administration och förenkla vardagen för oss som jobbar i Örebro kommun.

Här kan du läsa mer om målsättningen och omfattningen för projektet samt om steg 1.

Nu tar vi steg 2

Under steg 1 i projektet etablerades ett gemensamt telefonnummer och knappval. Nu ska supportfunktionerna implementeras stegvis under året.

Steg 2 innebär att vi utvecklar en första linje, bemannad med medarbetare som besvarar frågor till alla supportfunktioner. Starten gick den 13 april då vi invigde Kommunsupports första linje med supportfunktionerna Kundtjänst och Personal Direkt – vi firade naturligtvis med bandklippning och tårta.

ROSA-analyser – vårt metodstöd i utvecklingen

För varje område som ska integreras i Kommunsupport gör vi så kallade ROSA-analyser. Kort kan man säga att det handlar om att analysera vilka ärenden som kan tas om hand i första linjen och vilka som behöver slussas vidare till specialister. Vi använde metoden i samband med utvecklingen av vårt externa Servicecenter och har goda erfarenheter från det arbetet.

ROSA är en förkortning av rationell organisering av serviceadministration. ROSA-analyser genomförs som ett strukturerat samtal mellan en samtalsledare och representanter från aktuell supportfunktion. I genomgångarna framkommer:

  • vad Kommunsupport kan utföra i olika ärenden
  • vad Kommunsupport ska hänvisa vidare till en specialist/verksamheten
  • om intranät/webbinformation finns/saknas
  • om blankett(er) finns och om den/de finns på intranät/webb
  • om e-tjänst finns/saknas och om det finns behov av e-tjänst
  • om rutiner för enklare handläggning (nivå 1–4) finns dokumenterade eller ej

ROSA delar in ett ärende i åtta nivåer, där nivå 1–4 kan hanteras av Kommunsupport.

  1. Information och upplysningar
  2. Vägledning och rådgivning
  3. Administrativ fördelning
  4. Rutin- och regelstyrd handläggning och beslut

Nivå 5–8 hör hemma i en specialistorganisation.

Artvise – vårt nya systemstöd

Vi har också upphandlat Artvise som systemstöd för Kommunsupport. Artvise stödjer både ärendehantering och fungerar som kunskapsbank. Vi anpassar kontinuerligt systemstödet för våra behov, allteftersom nya supportfunktioner kopplas på.

Har du frågor om projektet?

Välkommen att kontakta projektledare Susanna Eriksson, susanna.eriksson@orebro.se.

 

Visst kan en soptipp och gammal oljehamn bli till ett naturskönt område

Söndagen den 15 maj firar Naturens hus 10 år. Naturens hus ligger mitt i vattenparken, vid naturreservaten Oset och Rynningeviken, som en port in i naturreservatet. En mötesplats för alla naturvänner.

Foto: Magnus Wahman

Men området har inte alltid varit den fina plats den är idag. En gång låg här en gammal soptipp och oljehamn. Strategiskt och långsiktigt arbete har möjliggjort omvandlingen och vi tänkte att vi nu, inför Naturens hus 10-årsfirande, kunde påminna oss om vilken fantastisk förvandling som skett här.

Långsiktigt arbete

Örebro kommun arbetar strategiskt och långsiktigt med grön- och naturområden för att skapa attraktiva miljöer i örebroarnas närhet. Det ska vara lätt att ta sig till grönområden och naturen ska vara för alla. Vi har öppnat landskapet för örebroare och besökare genom att skydda naturområden, bundit ihop landskapet med stigsystem och skapat attraktiva utflyktsmål. Detta innebär att samtidigt som Örebro växer så bevarar och utvecklar vi bostadsnära grönområden, vilket skapar en attraktiv stad och kommun.

Mellan år 1993 och 2006 restaurerades landskapet vid Oset och Rynningeviken – den västligaste Hjälmarstranden – och återfick då stora naturvärden. Naturreservatet Oset bildades 1968 och Rynningeviken 1995. 2010 slogs reservaten ihop och området utvidgades. 2015 gjordes ytterligare en större utvidgning. Reservatet är 742 hektar stort och förvaltas av Örebro kommun.

I över hundra år var området stadens bakgård – här placerades tonvis med hushållssopor, schaktmassor och annan bråte. Militären hade här ett stort övningsområde, tätt intill en oljehamn och en rad andra industrier.

Se filmen!

Läs mer om Oset och Rynningeviken och se filmen om omvandlingen.

Framgångsfaktorer och vinster

Idag har den stora Venatippen förvandlats till ett böljande beteslandskap. Täta slyskogar har blivit betade strandängar och oljehamnen har blivit en glittrande vattenpark. Människorna har fått naturen tillbaka, alldeles intill staden och med nyvunnen kontakt med sjön. Hela slättlandskapets växt- och djurliv har fått en ny chans och en ”omstart” i livet. Som en extra bonus värmer gasen från den gamla tippen upp stora delar av universitetssjukhuset.

Reservatet ligger bara tre kilometer från centrala Örebro och har genom detta goda läge blivit stadens uterum – året om.

Framgångsfaktorer

  • Tydlig vision för områdets omvandling med flera syften – socialt, ekologiskt och ekonomiskt.
  • Många konkreta åtgärder som synliggjorde vad vinsterna blev.
  • Kombinerad finansiering genom EU-bidrag och kommunala pengar.
  • Närhet har visat sig avgörande för hur ofta man är ute i ett naturområde, så därför satsade vi på bostadsnära grönområden.

Vinster och effekter

  • Samarbetet med dåvarande Vuxenutbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen gjorde att personer som varit långtidsarbetslösa fick meningsfulla arbetsuppgifter.
  • Örebros baksida förvandlades till Örebros framsida.
  • Vi fick en attraktivare stad – efterfrågan att bo nära våra grönområden är stort.
  • Främjande för folkhälsan – oerhört populära grönområden för till exempel promenader, skridskoåkning och cykling.
  • Gratis friskvård och friluftsliv.
  • Människor som har svårt att ta sig ut i naturen på grund av rörelsenedsättning, har möjlighet att använda tillgängliga stigar runt om i grönområdena.
  • Naturliga mötesplatser i det gröna – bara i naturreservatet Oset och Rynningeviken har vi 300 000 besökare varje år.
  • Vattenrening – våtmarkerna som återskapats renar örebroarnas vatten.
  • Luftrening – skogen fungerar som stadens lungor och renar luften.
  • Biologisk mångfald – många arter är beroende av våtmarker och strandängar och i Oset och Rynningeviken har 270 fågelarter observerats.
  • Biogasutvinning – biogas utvinns från före detta Venatippen.
  • Miljösanering – en oljehamn har sanerats.

Grattis Naturens hus!

Vi avslutar med att gratulera Naturens hus till sina tio första år. Är du i örebrotrakten den 15 maj är du välkommen att hjälpa oss fira.

 

Uppströmsarbete minskar skadliga ämnen i avloppsvattnet

VA-verksamheten är vinnare av vårt eget interna kvalitetspris Nya steg 2015. De får priset för sitt uppströmsarbete som minskar skadliga ämnen i avloppsvattnet. Arbetet ger mindre miljögifter till Hjälmaren och ett renare slam som kan spridas på jordbruksmark. Utvecklingsarbetet bidrar starkt till en bättre miljö för örebroarna.

Se filmen om deras utvecklingsarbete

Priset delades ut den 17 mars och nu är filmen om deras utvecklingsarbete färdig.

Från vänster Terese Sundvall, Helea Hasselquist och Lisa Osterman

Från vänster Terese Sundvall, Helena Hasselquist, Lisa Osterman

Stort miljöengagemang

Det är tre glada medarbetare på Skebäcks reningsverk, miljöingenjör Helena Hasselquist, enhetschef Lisa Osterman och processingenjör Terese Sundvall, som fått veta att deras verksamhet belönats med kvalitetspriset Nya steg 2015.

– Vi är glada och stolta för priset, säger Lisa och Helena tillägger:

– Nu hoppas vi att ännu fler upptäcker hur viktigt det är med vårt avlopp och förstår att reningsverket inte klarar att rena vattnet från alla typer av föroreningar.

– Vi tre, och många andra inom VA-verksamheten, har ett stort miljöengagemang. Vi har till exempel ett bra samarbete med dem som jobbar med ledningsnätet och med Miljökontoret, säger Terese.

Nytta för medborgarna

Syftet med kvalitetspriset är att belöna verksamheter som gör nytta för medborgarna.

– Ja, och vi tycker att det är extra roligt att juryn sett vilken nytta vår verksamhet gör för medborgarna. Att de sett att vårt arbete för renare avloppsvatten har stor betydelse för miljön, och därmed för medborgarna, säger Lisa.

– Vi är ju granne med Hjälmaren och Oset/Rynningeviken där många örebroare tycker om att vistas på fritiden. Vi ska vara rädda om de områdena genom att se till att så få giftiga ämnen som möjligt kommer in till reningsverket och vidare ut i naturen. Kan vi hålla bra kvalitet på slammet får vi dessutom ett lokalt producerat gödningsmedel. Då får örebroarna mer för pengarna när de betalar VA-taxan, säger Helena.

Hon berättar också att slammets mullbildande ämnen gör det särskilt lämpligt på våra leråkrar och man vet att det transporteras främst till jordbruk i närområdet. Drygt nittio procent av slammet går till åkermark och resten till Atleverket för att de ska kunna täcka över sin deponi.

Vad är egentligen uppströmsarbete för något?

– Vi kallar det så när vi går uppströms i ledningsnätet från reningsverket och letar upp källorna till utsläpp av sådant vi inte vill ha till avloppet och stoppa dem. Då kan vi så småningom se till att avloppsvattnet innehåller bara kiss, bajs och toapapper, det vi vet att vi kan rena bort, säger Helena.

Hur jobbar ni vidare?

– Alla större industrier har redovisat vilka kemikalier de använder och hur farliga ämnen ska ersättas med andra. De har oftast bra koll och ett engagemang för miljön. Nu ska vi arbeta med de mindre verksamheterna som kan ha det svårare att ha koll. Miljökontoret har information som vi behöver och vi åker ofta ut till företagen tillsammans med dem, säger Terese.

– I och med certifieringen ökar kraven hela tiden, det gör att vi ständigt måste vara på tårna och förbättra kvaliteten. Vi jobbar vidare med att hitta källor till föroreningar och att ställa krav, säger Helena.

Man gör också årliga handlingsplaner som sedan följs upp.

– Vi har en uppströmsgrupp som träffas och diskuterar hur vi ska kunna förbättra slammets kvalitet. Allra viktigast är att minska kadmiumhalten eftersom det är en mycket giftig metall, säger Terese.

Mycket av arbetet för ett renare avloppsvatten handlar om kommunikation.

– Vi arbetar för att få ut mer information om hur hushållen ska göra för att avloppsvattnet inte ska innehålla annat än kiss, bajs och toapapper. Vi har årliga informationskampanjer, till exempel biltvättarhelgen för att påminna om var man ska tvätta bilen, säger Terese.

Stor betydelse har också skolinformationen som finns i Tekniska kvarnen och många gymnasieklasser kommer på studiebesök till reningsverket.

Vi avslutar med ett besök på laboratoriet där man analyserar de prover som kommer in.

– Det är en lyx att ha laboratoriet här. De ser analysresultaten först och reagerar ofta på dem, säger Helena.

Juryns motivering

”Processen vid Skebäcks reningsverk ger upphov till stora mängder näringsrikt slam. Genom ett systematiskt arbete med att minska utsläpp till reningsverket, har enheten lyckats med att få fram en restprodukt som är tillräckligt ren från gifter för att kunna användas som gödning i jordbruket.

Genom minskning av skadliga ämnen i avloppet minskas också mängden av dessa ämnen i Svartån och Hjälmaren, och Örebroarna får en bättre miljö till lägre kostnad.

Vinnaren får priset för ett imponerande utvecklingsarbete som i alla detaljer, på kort och lång sikt, har fokus på värden för miljön!”

Tjänstedesign och kundresor – vilka erfarenheter har ni?

Processer är för oss de återkommande arbetssätt vi har för att leverera ett värde till en mottagare (= kunden i processen, som kan vara intern eller extern beroende på process). Värdet som levereras kan vara i form av en tjänst, styrning eller stöd. Vi har därför, helt naturligt, ett starkt mottagarfokus i arbetet med våra processer. I processerna ska vi ha fokus på mottagarens behov och inte funktionsindelningen i organisationen.

Kundorientering är också en viktig pusselbit i metoden SIQ-pusslet, som vi använder för att identifiera utvecklingsområden. Vi har dessutom sedan långt tillbaka använt metoden effektkartläggning för att skapa lösningar som möter drivkrafter och behov hos mottagare i de förändringar vi vill göra, speciellt i samband med utvecklingen av våra webbar och vårt intranät, men även i annan utveckling, t.ex. för vår ledarplattform eller i arbetet med LOV, Lagen om valfrihet. Vi har även använt oss av fokusgrupper som metod för att lära känna mottagaren och mottagarens behov bättre. Det har alltid varit oerhört spännande och vi har många gånger fått justera det vi själva trott oss veta, när vi fått se och höra hur mottagaren upplever det vi tänker oss att göra.

Vi behöver nu ännu mer stärka det systematiska stödet för kvalitetsutveckling och verksamhetsutveckling och bli ännu bättre på att lära känna mottagaren. Förutom effektkartläggning och fokusgrupper, som vi redan använt oss av i vårt utvecklingsarbete, så har vi börjat titta närmare på tjänstedesign och kundresor.

Tjänstedesign innebär ju att planera och organisera olika komponenter kring en tjänst för att förbättra det den är till för och förbättra för dem den är till för så att upplevelsen av tjänsten förhöjs. Vi har länge inom webb- och intranätutvecklingen utvecklat med användaren i fokus och strävat efter användarvänlighet och användbarhet. Detta behöver vi bli bättre på även inom andra områden – att sätta oss in i mottagarens perspektiv och förstå mottagarens beteende och behov.

En kundresa beskriver en process utifrån mottagarens perspektiv. Man lyssnar på mottagaren för att förstå vad mottagaren gör, vad som händer och hur mottagaren upplever det som händer. Ofta måste man här gå utanför den egna processen man har för att leverera ett värde till mottagaren – vad hände innan den egna processen startade, vad hände efteråt som påverkade mottagarens upplevelse.

Vi är nyfikna på era erfarenheter

Nu är vi  nyfikna på att ta del av kommunsveriges erfarenheter inom området (ja, andra organisationer också förstås).

Jobbar ni med tjänstedesign och/eller kundresor? Vilka metoder använder ni er av? Vilka erfarenheter har ni gjort? Vad vill ni skicka med oss i vårt kommande arbete?

Kontakta gärna Carina Asplund, utvecklingsstrateg på Kommunstyrelseförvaltningen, carina.asplund@orebro.se och berätta, eller kommentera direkt här på bloggen.

Bra arbetsgivare skapar bra verksamhet

Vi vet att ett starkt engagemang hos medarbetare hjälper verksamheter att lyckas med sina uppdrag.  Det bidrar även till nöjda kunder och i förlängningen högt förtroende för den offentliga sektorn hos medborgare. Att som arbetsgivare ge medarbetare goda villkor och förutsättningar är ett sätt att styra mot framgång, och framgången ska utvärderas med verksamheten i fokus. Är till exempel kopplingen mellan arbetsmiljö och verksamhetens resultat så tydlig att det går att styra mot ett bättre resultat genom att satsa på bättre arbetsmiljö? Ett sätt att utvärdera arbetsgivarpolitiken är via en medarbetarenkät.

Örebro kommun är nu inne på sitt elfte år med medarbetarenkäten. Vi har använt oss av medarbetarenkäten som utvärderingsverktyg sedan 2005, men justerat enkäten vid ett tillfälle. När avtalet med den gamla leverantören löpte ut 2011 behövde vi göra ett omtag, utvärdera den medarbetarenkät vi hade haft under många år och fundera över vilken typ av medarbetaruppföljning vi behövde ha framåt.

Förbättrad strategisk styrning

Vi kom fram till att vi behövde en medarbetaruppföljning som syftar till att förbättra den strategiska styrningen och utvärdera arbetsgivarpolitiken, en medarbetaruppföljning som ger ett underlag för styrning och utveckling av verksamheten. Medarbetarenkäten behövde utformas till att bli en temperaturmätare och ge möjlighet till jämförelser med andra kommuner. Den behövde ingå som en del i årsprocessen och ha en koppling till Örebro kommuns styrning och arbetsgivarpolitik, vara möjlig att anpassa till verksamheters specifika behov samt innehålla färre frågor än tidigare, men med större fokus på tid att ta hand om resultatet.

Index för hållbart medarbetarengagemang

Parallellt med våra funderingar tog Sveriges kommuner och landsting, SKL, fram nio enkätfrågor om styrning, ledning och motivation, som tillsammans bildar ett index om förutsättningar för hållbart medarbetarengagemang, HME. HME-indexet är ett kvalitativt mått på arbetsgivarpolitiken. SKL erbjöd kommuner och landsting att ta med HME-frågorna i sina medarbetarenkäter, så att vi dels kunde jämföra oss med varandra och dels kunde analysera medarbetarengagemanget tillsammans med nyckeltal för verksamhet och ekonomi via Kolada, kommun- och landstingsdatabasen.

Med HME-frågorna som en grund byggde vi upp en egen skräddarsydd medarbetarenkät för Örebro kommun. Enkäten bantades till hälften så många frågor som tidigare och alla frågorna som togs fram hade bäring på Örebro kommuns prioriterade områden inom arbetsgivarpolitiken.

Tredje året med den justerade medarbetarenkäten

Enkäten genomförs i år för tredje året i rad och har hunnit bli en del av årshjulet i Örebro kommuns uppföljning. En kommentar vi fått från chefer är att man ser fram emot nästa enkät för att få se om de förbättringsåtgärder man gjort har gett något resultat. Det finns dock fortfarande utmaningar i att analysera resultatet, och mycket att lära om resultatet och de samband som både bekräftas och dementeras i dessa analyser.

Dags att utvärdera igen

Nu är avtalsperioden med nuvarande leverantör snart över och vi behöver återigen utvärdera och fundera över hur vi på bästa sätt utvärderar arbetsgivarpolitiken i framtiden. Oavsett hur vi gör det så vet vi att medarbetarna utgör den grundläggande förutsättningen för en framgångsrik verksamhet och att arbetsgivaren behöver lyssna på deras röst i utvecklingen av verksamheten. Det är människor som tänker i nya banor, som tolkar kunders och medborgares behov, som hittar på förbättringar och som tar initiativ och ansvar – det vill säga gör det som ligger bakom en framgångsrik verksamhet. Utmaningen ligger i att se, förstå och lära av sambanden mellan personalrelaterade insatser, olika verksamhetsinriktade åtgärder och dess effekter på verksamhet och ekonomi.

Har du frågor om vårt arbete med medarbetarenkäten?

Kontakta gärna Ingela Eklund, PA-controller, Personalavdelningen på Örebro kommun, ingela.eklund@orebro.se.

Du kan även läsa mer i skrifter som vi inspirerats av i vår utveckling av medarbetarenkäten:

Bra arbetsgivare skapar bra verksamhet”, Sveriges kommuner och Landsting 2016

”Boken om nyckeltal”, Nyckeltalsinstitutet 2016

Webbchatt – ett steg i rätt riktning för en service på lika villkor

Servicecenter i Örebro kommun har nu varit öppet i två år och erbjuder kommunal service på lika villkor. För att kunna göra det måste servicen se olika ut för att den ska upplevas på lika villkor av medborgaren. Servicecenter ska möta medborgare i olika kanaler utifrån medborgarens önskemål och behov och därför är det viktigt att ha känselspröten ute för att se var medborgarna finns.

För den teckenspråkiga gruppen har internet och tekniska lösningar varit en självklar del i deras liv. När man kunde skicka SMS öppnade sig en ny värld för teckenspråkiga döva. Helt plötsligt kunde man nå varandra på stan och vara mer spontana.

– Ännu mer fantastiskt blev det när min döva mamma kunde ringa videosamtal och säga god natt för första gången när jag var 38 år, säger kommunvägledare Tommy Krångh. Det var en otrolig känsla! Sedan kom Facebook, som jag kallar för dövas radio. Nu kunde döva bli ännu mer delaktiga i samhället, något som är självklart om man är hörande. Information och nyheter kunde delas snabbt.

– De senaste åren har vloggandet ökar dramatiskt, fortsätter Tommy. Alltså meddelanden på teckenspråk i videoformat. När jag blev presenterad det verktyg vi använder i webbchatten såg jag direkt möjligheten att öppna en ny och direkt kanal för Örebro kommun.

Servicecenter hade sedan tidigare 12 olika kanaler att förmedla information eller att kontakta oss i. Skype, bildtelefon och Glide är de medium teckenspråkiga medborgare använder ofta för att få kontakt med oss.

För ett år sedan började vår resa med att implementera webbchatt på orebro.se. Vi diskuterade olika lösningar på verktyg och självklart nyttan med en teckenspråkig webbchatt. Precis, du läste rätt. Vi använder en videochatt. Eftersom Svenskt teckenspråk är teckenspråkigas modersmål och jämställs som ett nationellt minoritetsspråk och Örebro har utropats till Europas Teckenspråkshuvudstad så är det en självklarhet att vi ska ha en videobaserad webbchatt med möjlighet till så kallad ”co-browsing”.

– Vi kan alltså följa medborgaren på vår webbplats och guida dem till rätt sida och även erbjuda en översättning av sida, typ en Google Translate live, berättar Tommy. Vi kan också erbjuda stöd när de ska fylla i en digital ansökan och kolla så att de har fyllt i rätt innan den skickas i väg. De som bemannar webbchatten idag är teckenspråkiga döva, så oavsett om man väljer videochatt eller skriven svenska så fungerar det utan problem.

I veckan öppnade vi chatten som vi tror att vi är ensamma om i Sverige, Europa och i världen. Teckenspråkiga som har använt denna nya kanal tycker den är fantastisk och öppnar en ny era.

– Redan samma dag såg jag i sociala medier att teckenspråkiga i andra kommuner vill ha samma tjänst som vi erbjuder. Behovet finns helt klart ute i landet och redan nu börjar vi fundera på hur vi kan ta nästa steg. Idag är chatten riktad till den teckenspråkiga gruppen och planen är att den ska öppnas för hörande som väljer att kontakta på skriven svenska. Längre fram finns funderingarna på att kunna välja språk när man kontaktar Servicecenter. Kanske till och med en app med kommuninfo på teckenspråk?

Har du frågor om vår webbchatt?

Välkommen att kontakta kommunvägledare Tommy Krångh på tommy.krangh@orebro.se.