Systemstöd för processer – era erfarenheter?

I februari 2014 beslutade kommundirektörens styrgrupp (i den sitter kommunens samtliga direktörer) att anta en reviderad kommungemensam processledningsmodell.

Då startade även ett arbete med att identifiera styrprocesser på kommunledningsnivå (direktörernas styrprocesser som omfattar att skapa förutsättningar för andra processer i kommunen, och som andra processer därmed har att förhålla sig till) samt kommunens huvudprocesser, dvs. de processer vi har som levererar ett direkt värde ut till dem vi finns till för. Arbetet pågick under året och i december 2014 träffades alla direktörer, förvaltningschefer och deras respektive ledningsgrupper för att gå igenom det man kommit fram till.

Det blev tydligt att vi behövde kvalitetssäkra processerna för att de skulle hänga ihop utifrån ett helhetstänk. Det arbetet påbörjades under våren 2015 och har nu pågått fram till nu, med några uppehåll beroende på att tid behövt vikas till andra händelser med tunga ledningsperspektiv under året.

Vi står nu inför att styrgruppen behöver besluta att de styrprocesser som identifierats och beskrivits är de som gäller, och sedan behöver vi göra samma jobb med huvudprocesserna. Båda dessa delar har ett ovanifrånperspektiv, som sedan måste möta det jobb som gjorts ”underifrån”. Det finns en mängd processer som kartlagts och som behöver jacka i den struktur som nu växer fram ovanifrån, för att få till helheten.

Behov av systemstöd

Det är ett långsiktigt arbete och vi befinner oss nu i ett läge då vi behöver kunna både dokumentera och tillgängliggöra processkartor och tillhörande processinformation för hela organisationen. Kort sagt så behöver vi ett systemstöd, ett verktyg, för att göra detta ur ett kommungemensamt perspektiv. Verktyget måste även kunna hantera de relationer som finns mellan processer – gränssnitt uppåt och i sidled – så att vi kan få ett  stöd för att se processerna som det system de är, istället för att processbeskrivningar lagras isolerat i filmappar eller dokument- och ärendehanteringssystem.

Frågor till er

Min fråga ut till er som läser denna blogg är vilka erfarenheter ni har av sådana verktyg? Har ni sett något som verkar lovande? Använder ni själva något sådant verktyg idag och vad är era upplevelser av det?

Jag är också nyfiken på vilka behov era eventuella verktyg löser. I grunden handlar det ju om att dokumentera och tillgängliggöra processinformation, men min erfarenhet är att det finns andra önskemål, t.ex. att processverktyget ska stödja utvecklingen av e-tjänster genom att ge stöd för så kallade körbara processer.

Har någon av er gjort en informationskartläggning inför att införskaffa ett systemstöd för att dokumentera och tillgängliggöra processer? Den är jag i sådana fall väldigt nyfiken på.

Kontakta mig gärna om ni har erfarenheter på området. Vill ni inte koppla tillbaka via bloggen (utrymmet är ju en aning begränsat här) så går det bra att kontakta mig via e-post carina.asplund@orebro.se.

4 reaktion på “Systemstöd för processer – era erfarenheter?

  1. Hej Carina
    Vi på Tjörns kommun arbetar sedan 1,5 år tillbaka med verktyget 2c8 Modeling Tool. Vi använder det för att kartlägga och kommunicera våra processer. Systemet används i ett kommungemensamt perspektiv och vi kartlägger just nu såväl övergripande kommungemensamma processer som verksamhetsspecifika processer. Genom att koppla på Flexite så kan man även skapa körbara processer (det gör t ex Trollhättans stad).
    Hör av dig om du vill veta mer.

  2. Hej, vi använder även i Skövde kommun 2c8 Modelleling Tool för att rita och visualisera processer. Systemet är kommungemensamt, men vi har inte kommit till de övergripande styr och ledningsprocesserna utan är på verksamhetsnivå än så länge. Vi har i nuläget inga körbara processer men har möjligheten via Flexite

    • Hej,

      Samma som Tjörn, alltså. Toppen om jag kan få kontakta dig via e-post/telefon för att få höra mer.

      Carina 😀

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *