Gymnasiewebbarna publicerade – nu väntar nya orebro.se

Äntligen har vi publicerat nya gymnasieskolwebbar! Ambitionen var att de skulle vara klara den 1 oktober. Det tog ytterligare fyra dagar och vi lanserade innan gymnasiemässan den 14 oktober, vilket var uppdraget. Det har varit en extremt tight tidplan, men tack vare ett gediget förarbete och engagerade medarbetare så klarade vi det.

Vad har vi gjort och hur?

Som vi har berättat tidigare  började arbetet med nya skolwebbar redan 2011. Då gjorde vi en förstudie med effektkarta och en revidering av effektkartan för orebro.se. Tanken var att först göra om orebro.se och utnyttja design och mallar för nya skolwebbar. Vi började sedan också att arbeta enligt förvaltningsmodellen pm3 för vårt ”webbobjekt” och det visade tydligt att vi inte hade säkerställt organisation och resurser. Så i stället för att inleda projekt/uppdrag började vi reda i ansvar och uppdrag och med att fylla hålen. Kanske inte lika roligt, men en nödvändig förutsättning för att kunna jobba långsiktigt och resurseffektivt. I dag har vi en bemannad förvaltningsorganisation och egen webbutvecklare, och det har också varit en viktig framgångsfaktor och möjliggörare.

För ganska precis ett år sedan var vi redo och började, tillsammans med våra leverantörer Advant produktionsbyrå och SoleilIT, att jobba med ny design (vi hade en grafisk profil, men den täckte inte fullt ut webb) och mallar för fördjupningsdelen för orebro.se, som vi hade mest behov av att få på plats först i ordningen. Vi jobbade intensivt hela hösten och våren och satte design, sök och en uppsättning sidmallar som vi sedan har kunnat använda för gymnasiewebbarna och som vi ser att vi också till stor del kommer att kunna använda för nya orebro.se. Vi gjorde också flera användartester.

När vi drog i gång gymnasiewebbsarbetet kunde vi gå direkt på gymnasiespecifika behov. Det ledde till att vi tog fram särskilda mallar för programsidorna – de sidor som presenterar själva programmen/utbildningarna – se t.ex. exempelvis estetiska programmet på Karolinska gymnasiet och för startsidorna – se t.ex. Virginska gymnasiet och Kvinnerstagymnasiet

För övriga sidor kunde vi i stort använda de mallar och funktioner som vi redan hade tagit fram. En funktion som vi använder mycket är vad vi kallar för ”plusboxar” eller collapsed items, se exempel från Tullängsgymnasiet

Mobilmenyn vållade oss en del arbete och vi provade att ha den i botten till en början, men la den tillslut i huvudet för att få önskad funktion. Användningstesterna visade att det inte spelade någon större roll om den ligger i botten eller toppen.

Sök (vi använder Sitevisions egen sök) är också något vi har lagt en del tid på, och som vi också kommer att fortsätta förfina och jobba vidare med.

Så sent som den 19 maj drog vi i gång med första sprinten i gymnasiewebbarbetet. Då hade vi user stories genomarbetade och klara men låg i övrigt drygt en månad efter plan. Totalt jobbade vi i fyra sprintar, inklusive semester. Precis som i arbetet med fördjupningsdelen för orebro.se krävdes omfattande testning i olika webbläsare, desktop såväl som mobil. Här hade vi nytta av Browserstack.

Innehållsmässigt jobbade vi med ett gymnasium som pilot och kopierade därefter den för de andra gymnasierna att anpassa innehåll utifrån. Den lösningen fungerade mycket smidigt så som vi nu har byggt att det går lätt att byta avsändare och färg som slår igenom på hela sajten. Under drygt tre veckor jobbade skolpublicerarna intensivt med stöd och hjälp av skolwebbredaktören med att bygga upp innehållet.

De första delarna i fördjupningswebben är nu under konstruktion och kommer att lanseras under hösten och uppdragsmässigt går vi nu vidare med nya orebro.se med samma agila arbetssätt och team (som börjar blir riktigt sammansvetsade vid detta lag) bestående av en produktägare/uppdragsledare, en intern utvecklare, en extern utvecklare (deltid) och en extern designer/ux-are (deltid). Nära knutna finns stakeholders i organisationen, uppdragsgrupp och uppdragsägare.

Nya orebro.se – förbättrad service i fokus

Nya orebro.se ska bli en servicewebb. Där ska majoriteten av besökarna få svar på sina frågor och utföra sina tjänster. Att skapa en servicewebb är ett långsiktigt, djupgående arbete som tar tid. Där kommer vi inte att vara fullt ut när vi lanserar under nästa år, men vi kommer att ha tagit ett steg på vägen. Vårt första steg är att flytta innehållet från nuvarande webbplats till en ny, responsiv webbplats där designen utgår från besökarnas behov och beteenden. I det första steget ingår en ny sökfunktion och ny struktur. Innehållet flyttar vi som det är.

Ett steg i taget

Anledningen till att vi inte samtidigt passar på att anpassa innehållet så att det verkligen svarar på besökarnas frågor (där ser det olika ut idag – vissa sidor är redan bra, andra behöver en hel del bearbetning och helt nytt innehåll kommer att tillkomma, annat att tas bort helt), utveckla nya tjänster och flytta över det som ska ligga på fördjupningsdelen är för att det skulle vara ”en hel elefant”. Vi tror på att stycka elefanten och på att driva kontinuerlig förändring hellre än ett stort, jätteuppdrag som riskerar att slita ut. Vi har heller inte resurserna att göra allt på en gång och lägg där till att det då också skulle ta väldigt mycket längre tid innan vi kan lansera.

Vi har därför beslutat att börja med ny design, navigationsstruktur och responsivitet – ett nog så viktigt steg när vi ser att vissa sidor besöks till 90 procent från mobila enheter. Väl i det nya ”skalet” jobbar vi vidare med innehåll och tjänster. Där ser vi också att vi behöver synka oss i organisationen så att svaren blir lika oavsett kanal och att jobba med målgruppernas hela resa – att verkligen ta reda på deras behov.

De nya gymnasiewebbarna:

Karolinska gymnasiet

Rudbecksgymnasiet

Kvinnerstagymnasiet

Tullängsgymnasiet

Virginska gymnasiet

Nyhet om nya skolwebbar på orebro.se

/Kia Lagerqvist, utvecklingsstrateg
Erik Lundell, webbstrateg

Örebro kommun 3:a på Facebook

Örebro kommun växer så det knakar på Facebook! Under året har vi ökat antalet följare med över 220 procent. Nu har analysföretaget Smampion utsett Örebro till Sveriges tredje bästa kommunsida på Facebook.

Det är under sommarmånaderna som Smamption har mätt och analyserat kommunernas Facebook-sidor. De har bland annat kikat på tillväxten och engagemangsgraden på sidan – och kommit fram till att Örebro kommun har Sveriges tredje bästa kommunsida.

– Det är fantastiskt roligt! Särskilt med tanke på att det är i konkurrens med närmare 200 andra kommuner, säger Linus Mattisson, redaktör för sociala medier i Örebro kommun.

Rosa gatan och blomsterängen på Hertig Karls Allé är populära inlägg

– Det har varit riktigt bra tryck i våra sociala medier-kanaler den senaste tiden. I synnerhet på Facebook. Inlägget om rosa gatan förra veckan genererade närmare 500 kommentarer och ett inlägg om blomsterängen på Hertig Karls Allé nyligen fick över 3 000 likes och nådde närmare 70 000 personer.

Under 2015 har vi ökat antalet följare på vår Facebook-sida med över 220 procent och börjar nu närma oss 11 000 följare.

– Men det finns fortfarande ett stort underlag av följare som inte har upptäckt Örebro kommun på Facebook, med tanke på att cirka 70 procent av internetanvändarna i Örebro också har ett Facebook-konto. Det är en fantastisk bra kanal för att snabbt nå en större population, exempelvis vid krissituationer, men också till specifika målgrupper.

Örebro kommun växer i alla sociala medier

Örebro kommun har också växt i andra sociala medier-kanaler, bland annat på Instagram med över 340 procent. Mycket tack vare det populära stafettkontot som rullat sedan i början av mars.

– Vi har i år ökat aktiviteterna i sociala medier ganska mycket och det pågår också ett genomgående internt strategiarbete hur verksamheten i de här kanalerna ska bedrivas och målsättas framöver.

Sveriges bästa kommuner på Facebook

Partille och Enköping är etta respektive tvåa på listan. Läs hela rapporten De är Sveriges bästa kommuner på Facebook.

Följ Örebro kommun på Facebook

Om du inte redan gillar Örebro kommun på Facebook kan du börja nu!

Här hittar du oss på Facebook. Klicka på Gillaknappen!

 

Nya gymnasiewebbar – näst på tur när vi utvecklar externwebbar

Nu håller vi på att ta fram nya gymnasieskolwebbar. Nuvarande webbplatser har inte utvecklats på väldigt länge och kommer att få en ny design och anpassas för att fungera i mobiler och surfplattor. Redan till gymnasiemässan i mitten av oktober ska gymnasierna ha nya startsidor och sidor om de olika programmen klara.

Arbetet med nya skolwebbplatser började redan för flera år sedan, då vi gjorde ett grundligt arbete med effektkarta och målgruppsanalys. Ett arbete som vi har nytta av även nu när vi har jobbat igenom user stories och underlag för det design- och utvecklingsarbete som startats.

Att göra om webbplatserna är ett eget uppdrag, men också en direkt fortsättning på den fördjupningsdel för orebro.se som vi har jobbat intensivt med under vinter och vår. Mycket av den design och funktionalitet som vi utvecklat där kan vi nu återanvända. Det är också en anledning till att vi kan klara en mycket snäv tidplan.

Tydligare och mer enhetligt innehåll
Skolledningen har under våren gett direktiv för utvecklingen och gymnasieskolorna har också genomfört varumärkesarbete under det senaste året och tagit fram information till programblad som kommer att utgöra viktigt innehåll för webbplatserna. Jämfört med dagens gymnasieskolwebbplatser kommer det att bli ett tydligare fokus på marknadsföring för blivande elever. Sidorna som presenterar programmen och utbildningarna kommer att bli tydligare och mer enhetliga, då vi vet att det är välbesökta sidor som många kommer till direkt från Google.

Webbplatserna kommer också att göras följsamma (responsiva) så att de fungerar i mobil och surfplattor. Detta är särskilt viktigt för gymnasiernas målgrupper som är frekventa användare av mobila enheter.

På skolornas webbplatser kommer man att kunna söka såväl inom den egna webbplatsen som inom orebro.se vilket gör att man kan komma åt exempelvis styrande dokument eller liknande.

Titta på skisser
(observera att själva innehållet inte är helt autentisk utan kan vara helt eller delvis påhittat)

Startsida
http://orebro201113531024819.webflow.io/

Sida för program
http://orebro201113531024819.webflow.io/100-egen-skolwebb-programsida-rev

Jobbar agilt i scrum
Rent uppdragsmässigt jobbar vi fortsatt agilt i Scrum med dagliga avstämningar, något som gör att vi kan vara snabba och prioritera det viktigaste först. Förutom att vi har en egen utvecklare jobbar vi (precis som i fördjupningsdelen) tillsammans med Advant produktionsbyrå (design) och SoleilIT (utveckling). Publiceringsverktyget är Sitevision.

/ Kia Lagerqvist, utvecklingsstrateg
Ulrika Edberger, skolwebbinformatör
Erik Lundell, webbstrateg

Fler och fler använder grupper på det nya sociala intranätet

Under 2014 lanserade vi funktionen samarbetsgrupper, eller grupper, på vårt nya intranät. Själva intranätet, med vissa sociala funktioner lanserades i juni 2013.

Funktionalitet

När det gäller grupper valde vi att lansera en relativt enkel version av grupper med funktionalitet som medlemskap/följare, aktivitetsflöde med inlägg och kommentarer, filarkiv med enkel dokumenthantering, notifieringar och möjlighet att sätta olika status för en grupp (öppen, modererad eller sluten). Vi har inte gjort några särskilda anpassningar utan nyttjar de möjligheter som finns i Sitevisions Social Collaboration. En utgångspunkt har varit att ingen extra behörighet ska krävas för att skapa eller hantera grupper.

Grupper lanserades den första september 2014 och efter ungefär en månad lade vi till möjligheten att även skapa slutna grupper. Från början var tanken att ha någon slags kontroll för att förhindra att slutna grupper skapades ”i onödan”. Att man skulle få ansöka/begära att skapa en sluten grupp. Men vi tänkte till och om, och valde att släppa det helt fritt så att den som skapar gruppen själv får avgöra vilken status på gruppen som passar bäst för den gruppens behov och syfte.

Det handlar dels om att visa tillit till medarbetarna, men även om att vi som arbetar med webb och är vana att upprätthålla och värna kvalitet och transparans på våra webbplatser måste backa, släppa kontrollen och gilla läget. Ett socialt intranät innebär just att alla har samma möjligheter att kommunicera, dela och sprida information. Vi insåg även att vi inte ville lägga resurser på den administration det skulle innebära att ha en godkännandefunktion.

Hur har det då gått?

Ända sedan grupperna lanserades har vi sett en stadig ökning av det totala antalet grupper, men även en ökning av andelen slutna grupper. Efter 4 månader fanns 205 grupper. 95 av dem var slutna grupper (46 %). Efter 6 månader har vi 244 grupper varav 118 är slutna (48 %). Det ska bli intressant att se hur det utvecklas vidare.

Lanseringen

När vi lanserade grupperna gjorde vi ingen större sak av det utan berättade om den nya möjligheten i några nyheter på intranätet. Vi tog även fram en så kallad screen-cast (skärminspelning) om grupper. Och naturligtvis skapade vi en grupp ”Forum för samarbetsgrupper” där man kunde ställa frågor och få tips och råd kring hur det fungerar med grupper. Den gruppen finns kvar även om aktiviteten avtagit efter hand. Och det blev aldrig någon jätterusning. När det gäller kommunikationen ser vi att vi har ett stort arbete kvar med att fortsätta berätta om, inte bara grupper, utan om intranätets möjligheter. Vi är ju en stor kommun med många tusen medarbetare så vi har en lång resa kvar.

Men framåt ser vi stora möjligheter att kroka i det arbete som pågår i Örebro kommun för att utveckla även ett internt servicecenter. Men det får vi berätta mer om en annan gång…

Har du frågor om Örebro kommuns intranät?

Kontakta Sara Kalander, webbstrateg för Örebro kommuns intranät, sara.kalander@orebro.se

Sociala medier – en allt viktigare kommunikationskanal

Sociala medier blir en allt viktigare kommunikationskanal. Örebro kommun gör nu en satsning för att öka sin närvaro där och har rekryterat en ansvarig redaktör för området.

– Målet är att göra Örebro kommun till en av Sveriges vassaste kommuner inom sociala medier och digital kommunikation, säger nya sociala medier-redaktören Linus Mattisson.

Fem områden att fokusera på

  • Övergripande strategi för hur Örebro kommun ska arbeta med sociala medier
  • Instagram – mest växande kanalen inom sociala medier
  • Börja se våra sociala medie-kanaler som unika
  • Utveckla den digitala kommunikationen med medborgarna
  • Växa i de olika sociala medie-kanalerna, inte minst Facebook

Linus började sin anställning den 1 februari.

– Jag kommer in med öppna ögon och hoppas kunna bidra med nya tankar och idéer om hur en kommun kan jobba med sociala medier och digital kommunikation generellt. Inte minst via de mobila enheterna som växer sig allt starkare. Jag ska också finnas här som råd och stöd för kommunens olika verksamheter och fungera som ett bollplank när det gäller frågor som rör sociala medier.

Sociala medier som Facebook, Twitter och Instagram blir allt viktigare för att kommunicera såväl allmän information som samhällsviktig sådan till medborgarna.

– Det finns en styrka i sociala medier och en möjlighet att snabbt nå såväl en större population som specifika målgrupper. De sociala medierna är en del av den demokratiska processen. I dag är det ju faktiskt så att cirka 70 procent av internetanvändarna i Örebro dagligen använder till exempel Facebook.

Linus tror också att nya Orebro.se kommer att bli en viktig del i hans arbete med sociala medier framöver. Inte minst den ökade tillgången av öppen data och de nya tjänster och funktioner som kan skapas externt och internt på det sättet.

–  Att använda den kommunala grundinformation som vi har tillgång till och utifrån den skapa nya publika tjänster är mycket intressant. Vi kan sedan på ett effektivt sätt marknadsföra dem även via sociala medier, säger Linus Mattisson.

Nu gör vi plats för fördjupad information och dialog digitalt

För att tillhandahålla mer information och möjliggöra dialog digitalt utvecklar vi just nu kommunens webbplats orebro.se i form av en fördjupningsdel. Där finns möjlighet att exempelvis presentera hur och vad vi jobbar med mer i detalj.

Bättre möjligheter till kommunikation 

Kärnan av kommunens externa webbplats orebro.se kommer även fortsättningsvis att vända sig till privatpersoner och företagare och bli än mer inriktad på service och tjänster för det stora flertalet besökare. Detta samtidigt som vi genom den fördjupningsdel som vi nu jobbar fram får bättre möjligheter att tillhandahålla information, öppna upp för dialog och marknadsföring digitalt till fler målgrupper. Totalt sett innebär detta nya och bättre möjligheter till kommunikation med våra intressenter.

I dag förväntar sig såväl medarbetare som samarbetspartners, forskare, studenter, journalister, kunder och andra intressenter att allt mer information ska finnas och tillgängliggöras digitalt. När det görs blir det det lättare att få insyn i kommunens arbete och processer och det bidrar också till högre effektivitet. Redan i dag finns delar av denna typ av innehåll på orebro.se, på olika bloggar och genom andra lösningar, men det finns ingen kommungemensam lösning – men just nu pågår alltså arbetet för att få till det.

 Varför fördjupningsdel?

Om vi skulle möta alla målgrupper och tillhandahålla allt material digitalt direkt exponerat via orebro.se skulle den snart bli överöst med information och väldigt svårnavigerad, det i sin tur skulle leda till att färre hittade det de är ute efter. Det vet vi bland annat från det omfattande innehållsarbete, de användartester och den besöksstatistik som vi har arbetat med kontinuerligt för webben med sedan 2008. Det är en ständig utmaning att möta våra huvudmålgrupper och göra det enkelt för dem att hitta det de är ute efter, förenkla för dem att uträtta sina ärenden och få svar på sina frågor på orebro.se.

För att möta både krav på att tillhandahålla tjänster och service för våra huvudmålgrupper – men också fördjupning, samarbeten och liknande för andra målgrupper gör vi nu denna utveckling av fördjupningsdelen. På så vis gör vi plats för det mest efterfrågade likväl sådant som kommunen vill visa upp utåt och som ska vara åtkomligt digitalt för andra att ta del av, sprida vidare eller diskutera. Det kan exempelvis vara information om olika projekt som vi driver själva eller tillsammans med andra eller om inspirationssidor för vissa yrkesgrupper. Innehållet kommer att vara åtkomligt via orebro.se (där det är önskat) via länkar och sökfunktion och/eller via direktadresser.

Utgår från behov och krav

Vi har tittat på olika målgrupper och deras behov och sammanställt de olika interna kraven och nu tar vi fram en bred lösning. Det blir därför inte en gemensam lösning, utan mer av ett smörgåsbord där man kan plocka ihop olika delar som passar beroende på målgrupp, syfte och mål.

Exempel på funktioner som kommer att finnas är möjlighet till informationssidor och undersidor, nyheter eller bloggposter, kommentarsfunktioner, flöden av sociala medier och kalender. Sidorna kommer också att vara responsiva och fungera bra i mobila enheter. Något som blir allt viktigare då vi snart har fler besökare som når oss via mobila enheter än via desktop.

Om allt går som det ska lanserar vi de första delarna innan sommaren.

Vi jobbar nära tillsammans med SoleilIT och Advant. Uppdraget ägs av kommunikationsavdelningen och till vår stora glädje har vi nu också en intern utvecklare på IT avdelningen som bygger.

Arbetet med skolwebbar och kärnan av orebro.se följer

Så snart vi har lanserat fördjupningsdelen kommer vi att ta tag i skolwebbarna och kärnan för orebro.se. Även dessa kommer att få en ny, responsiv design.

/Kia Lagerqvist, utvecklingsstrateg
Erik Lundell, webbstrateg

Nya intranätet är lanserat

Nu är första versionen av det nya intranätet för Örebro kommun lanserat! Vi har fått ett nytt grafiskt, modernare utseende. Intranätet utgår från användaren och har en personlig startsida med ett anpassat nyhetsflöde som baseras på var i organisationen man hör hemma. Kopplingen mellan användare och organisation görs i vårt Active Directory och är alltså inget som användaren själv behöver göra. I lanseringen har vi valt att använda Single Sign On-funktionalitet d.v.s. att användarna blir inloggade mot intranätet direkt när de startar sin webbläsare.

Hur har det gått?
Det vi kan se efter två veckors användande är att vi i huvudsak har tre frågor att hantera.

Strukturen
Den första frågan är relaterad till strukturen på det nya intranätet. Användarna är vana att hitta information på ett visst ställe och nu är strukturen annorlunda och medför att det inledningsvis är svårare att hitta. På det gamla intranätet var informationen sorterad utifrån organisationen vilket gjorde att man var tvungen att känna till den ganska bra för att kunna hitta något. Nu har vi sorterat utifrån områdena Självservice & support, Samarbete, Kommun & organisation samt För anställda och För chefer. Vår förhoppning är ju självklart att det ska vara enklare att hitta för alla, men vanor sitter hårt.

Sök
När man vill hitta så börjar man med att söka. Vår andra fråga att hantera handlar om var och hur man söker. Om du har sett vår prototyp så ser du att det finns ett kommentarsfält på varje sida. Det är tänkt att användas för att kommentera innehållet på sidan så att vi kan ha en öppen dialog kring nyheter, artikar etc så att alla kan göra sin röst hörd. Det fältet visar sig vara så iögonfallande att många använder det för att söka efter information. Vår utmaning är att försöka styra användarna till det rätta sökfältet som ligger högst upp till höger i rubrikraden (som följer med på alla sidor).
Hur skulle du ha gjort?

Förväntningar
Den tredje frågan vi hanterar är att det finns förväntningar på funktioner på intranätet som ännu inte är utvecklade. I förstudien så presenterades en prototyp som var så ”färdig” att många trodde att det skulle gå snabbt att förverkliga den. Det man inte förstod var att det var en pappersprodukt och att det skulle kräva många timmars utveckling av SiteVision för att göra den till verklighet! SiteVision släppte ju version 3.5 så sent som i fredags, 14 juni, och det är på den som samarbetsforumen ska byggas.
Vi har försökt att vara tydliga med att vi lanserar en första version av flera, men trots detta så är det alltså många som undrar var resten är – och svaret på det är att det kommer under hösten.

Justeringar pågår
Under sommaren så jobbar vi vidare med att justera smått och gott så att vi har en stabil grund att stå på när vi jobbar vidare i projektet.