Örebro kommun – modellkommun och mentor i jämställdhetsarbete

Under 2016 deltog Örebro kommun i projekt Modellkommuner där ett antal kommuner utvecklade sitt jämställdhetsarbete tillsammans genom systematiska jämförelser, s.k. benchmarking. Nu fortsätter Örebro kommun som mentor och bollplank åt tre nya kommuner i nästa etapp av projektet. Det är Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som driver projektet, med syftet att fler kommuner ska kunna ge kvinnor och män en jämställd service.

I projekt Modellkommuner utvecklar kommuner sitt jämställdhetsarbete genom att systematiskt jämföra sina arbetssätt med varandra, så kallad benchmarking. Efter ett pilotprojekt under 2016 fortsätter spridningen under 2017 till 15 nya kommuner.

Mentorer stöttar arbetet

De sex kommuner som deltog första året agerar mentor och bollplank åt två eller tre nya kommuner, som ska benchmarka sitt jämställdhetsarbete med varandra.
Fokus ligger på ett systematiskt lärande, det vill säga att både lära in och lära ut kunskap och erfarenheter. Lärandet tas tillvara i respektive kommun genom att förbättringsarbeten implementeras, sprids och följs upp på hemmaplan. Mentorerna bidrar med erfarenheter och konkreta lärande exempel från sina organisationer.

Politiker, chefer och nyckelpersoner

Deltagarna träffas fem gånger under ett år: en politiker, en chef och en strateg från varje kommun. Mellan träffarna genomförs förbättringsarbeten på hemmaplan, med stöd från SKL.

Vill du veta mer?

Kontakta Johanna Ek, strateg, Örebro kommun, johanna.ek@orebro.se.

Läs mer om Örebro kommuns jämställdhetsarbete
Läs mer om SKL:s stöd till kommunernas jämställdhetsarbete

Ett servicecenter för kommunens medborgare

Örebro kommuns servicecenter har funnits och utvecklats i snart tre år. Servicecenter kom till för att ge god och jämlik service till medborgare och företagare i Örebro och för att skapa ”en ingång” till kommunen. Medborgarna, nya som gamla, ska inte behöva känna till kommunens sätt att organisera sig och var olika verksamheter är lokaliserade, för att kunna få den hjälp de behöver.

Snabb hjälp

Till Servicecenters lokal i centrala Örebro kan man komma som besökare för ett personligt möte, men de allra flesta ärenden besvaras per telefon. Under 2015 tog Servicecenter emot mellan 800 och 2 100 telefonsamtal per dag.

– Men vi är alltså ingen växel längre, den bilden lever faktiskt kvar hos en del. Vi har kunniga kommunvägledare som kan ta sig an ärendena och ofta lösa dem vid den första kontakten, säger Patric Klaremo, enhetschef för Servicecenter som också varit med från starten för tre år sedan.

Statistiken visar att man i september 2014 löste 45 procent av ärendena vid första kontakten och vid samma tidpunkt 2016 hela 73 procent.

Tonval eller vänta kvar

– Att vi införde tonval har varit en bidragande orsak till detta. Du ringer och får välja vilket verksamhetsområde ditt ärende gäller och får då tala med en kommunvägledare med kunskaper på just det området. Om man tycker det är besvärligt med tonvalet är det bara att dröja kvar, så får man tala med en person som slussar rätt, säger Patric.

Alla kontakter med medborgarna, under 2015 dagligen mellan 800 och 2 100 telefonsamtal, ger också en unik möjlighet att få deras synpunkter på kommunens service.

– Efter avslutat samtal blir en del av dem uppringda och ombedda att svara på några frågor. Cirka 25 procent av de som blir uppringda är villiga att göra det och de ger oss i snitt 3,9 poäng i betyg av 5 möjliga.

Språkkunskaper viktigt

En stor fördel är att de personer som arbetar i Servicecenter talar nära tjugo olika språk och att fyra av kommunvägledarna är teckenspråkiga.

– Språket är så viktigt för att skapa förtroende. Inte minst de nyanlända till Sverige uttrycker sin uppskattning av att någon som talar deras språk kan förklara hur samhället fungerar och var man ska vända sig, berättar Patric.

Men det finns också andra sätt att få service och information än att ringa, mejla eller besöka Servicecenter.

– Kommunen inför fler e-tjänster efterhand och vi har nu utvecklat kommunens webbplats till en servicewebb, säger Patric.

Fortsatt utveckling

Framöver ser Patric ett antal utmaningar, alla med syftet att förenkla vardagen och kontakten med kommunen för medborgarna:

  • Ökad samverkan med andra myndigheter.
  • En självklar och tydlig roll i en förbättrad migrations- och etableringsprocess.
  • Att möta varje medborgare utifrån dennes villkor, alltid med utgångspunkten – service på lika villkor.
  • Vara navet i medborgarorienterad verksamhetsutveckling.

Servicecenter är idag en del av Kommunstyrelseförvaltningen och tillhör avdelning ”Kommunikation och samhällsutveckling”. På Servicecenter finns cirka 70 medarbetare som behärskar nära tjugo olika språk – fyra kommunvägledare är teckenspråkiga.

Har du frågor?

Kontakta gärna Patric Klaremo, patric.klaremo@orebro.se.

Du kan också läsa mer om Servicecenter på http://www.orebro.se/36868.html.

Utvecklingen av Servicecenter har följts av forskare på Örebro universitet. Läs forskningsrapporten ”Att sjösätta ett kommunalt servicecenter

Vi fortsätter att utveckla vår företagsservice

Örebro kommun fortsätter att ligga på en hög servicenivå samtidigt som vi växer och har fler ärenden och evenemang än tidigare. Det visar SKL:s mätning Nöjd kund index-mätning (NKI)*, där kommunen har höjt sitt resultat från index 76 till 77. Mätningen visar hur nöjda företagen är med kommunens service och myndighetsutövning.

Helena Aronsson är processledare för kommunservice till företag.

– Vi jobbar för en bibehållen hög nivå där värdet på NKI-mätningen blir en verifiering för oss att vi arbetar på rätt sätt. Vi är väldigt tacksamma för företagarnas egna synpunkter och förbättringsförslag. Det ger oss uppskattad respons och input. Tillsammans blir vi bättre, säger Helena. Vi fortsätter att fokusera på att skapa ett förtroende för vår organisation och vårt uppdrag genom att vi lyssnar till dem vi möter, förbättrar vår verksamhet och återkopplar vårt resultat.

Tydlig koppling till årsprocessen

Örebro kommun blev Sveriges kvalitetskommun 2013. Motiveringen var bland annat ”En tydlig styrning som lyfter fram resultat och ett utvecklingsarbete som fokuserar på brukarens behov skapar en helhet i organisationen.”

– I vår årsprocess jackar vi från 2014 i resultatet från NKI-mätningen i delår 2 och årsresultatet. Det har gjort att organisationen jobbar kontinuerligt med verksamhetsutveckling inom de delar som mäts, säger Helena. Samtidigt har vi ett stort politiskt intresse för utvecklingen av kommunservice till företag.

Några exempel på insatser vi gör för förbättrad service till företagare

Utvecklad digital service

Kommunen fortsätter att utveckla den digitala servicen för att möta framtidens behov och minska miljöpåverkan. Redan idag erbjuder kommunen flera e-tjänster som gör det enklare för företagen, till exempel har bygglovshanteringen, hanteringen av serveringstillstånd och anmälan av livsmedelsanläggning effektiviserats.

Lotsar

Vi har populära lotsmöten där företagare eller arrangörer har möjlighet att träffa flera myndigheter samtidigt, istället för att boka olika möten. På lotsmötena får företagen hjälp att tänka rätt från början och det blir ett ömsesidigt lärande där både tjänstemän och företagare lär sig av varandra. Det ger också möjlighet att ta del av företagarnas synpunkter, som sedan används i det fortsatta utvecklingsarbetet.

Facebook och nyhetsbrev

Alla med intresse inom området kan följa vårt arbete med näringslivsfrågor på Facebook: Örebro kommun Näringsliv. Har ni särskilda intressen inom branscherna ”Bygg och fastighet” eller ”Café och restaurang” kan ni anmäla er till våra digitala utskick.

Regional samverkan

Vi är medlemmar i Stockholm Business Alliance (SBA). Där ingår vi i NKI-rådet som arbetar för att skapa en lärande utveckling av kommunservicen till företag. Vi är också medlemmar i Business Region Örebro, där ett insatsområde är kommunservice och där vi jobbar för en regional samverkan och samsyn runt service till företag.

Verksamt.se

Vi är involverade i utvecklingen av den nationella satsningen Verksamt.se – en digital plattform för att skapa, utveckla och driva företag. Det är en gemensam plattform som Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket driver.

Har du frågor om Örebro kommuns arbete med service till företagare?

Kontakta Helena Aronsson, helena.a.aronsson@orebro.se.

 

*
NKI-mätningen ”Löpande insikt” är Sveriges kommuner och landstings undersökning för att mäta de lokala företagens upplevelse av kommunens myndighetsservice. Mätningen sker utifrån kommunens verksamheter för brandtillsyn, bygglov, markupplåtelse, serveringstillstånd, miljötillsyn och livsmedelskontroll. Mätningen tar även med parametrarna information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet.

Några kommentarer till mätningens resultat

  • Utfallet för NKI är fortsatt högt och har ökat eller ligger lika för samtliga serviceområden Information (76), Tillgänglighet (80), Bemötande (84), Kompetens (79), Rättssäkerhet (79) och Effektivitet (80). 
  • Upplevelsen av NKI utifrån kön visar en ökning för kvinnor (84) och bibehållen nivå för män (74).
  • NKI har ökat eller är lika för samtliga myndighetsområde med undantag för Miljötillsyn (75) och Livsmedelskontrollen (76) som minskat något. Markupplåtelse har hämtat upp sitt resultat och ligger nu på 68 trots att Örebro fortsätter att växa och att antalet arrangemang nästan är lika i år som under 750-års jubiléet.

Sociala investeringar – verktyg för utveckling och innovation i offentlig sektor

Sedan våren 2013 bedriver Örebro kommun sitt arbete med sociala investeringar, ett koncept som blivit allt mer populärt och används runt om i de svenska kommunerna, men också i landstings- och regionssfären. Totalt har Örebro kommun avsatt 80 miljoner kronor för arbetet, medel som kommunala verksamheter kan ansöka om för att genomföra satsningar med innovativa och nya arbetssätt och metoder som kan bidra till att skapa förbättrade framtidsutsikter för de vi finns till för – Örebro kommuns invånare.

Sociala investeringar handlar om att investera i mjuka värden – i människor. Genom att ta en högre kostnad i dag kan vi genomföra tidiga och förebyggande insatser som uppnår långsiktiga effekter, motverkar framtida kostnader och minskar det sociala och ekonomiska utanförskapet. Arbetet tar sin utgångspunkt i att använda investeringsbegreppet även för mjuka värden och satsa resurser på insatser som bedöms ge effekter på de offentliga kostnaderna längre fram, men som framför allt genererar en bättre livssituation för våra invånare tack vare tidigt agerande.

Blogg

Målen med arbetet

Sociala investeringar i Örebro kommun handlar om att:

  • Stimulera till nytänkande och ta vara på innovationskraften i organisationen
  • Skapa en möjlighet till att prova nya arbetssätt och metoder
  • Motverka utanförskap och framtida kostnader
  • Uppnå gränsöverskridande samverkan – se bortom stuprören!
  • Ställa om organisationen från reaktiv till proaktiv
  • Implementera lyckade satsningar i ordinarie verksamhet, så att det nya sättet att arbeta blir en del av det dagliga arbetet.

Det största målet med sociala investeringar är givetvis att minska antalet individer i utanförskap. Men arbetet ger också Örebro kommun en möjlighet att påbörja en större omställning av organisationen där det proaktiva arbetet bereds mer plats än idag. All forskning visar att det är de tidiga och förebyggande insatserna som ger störst effekt på sikt, både för individernas möjligheter till en ljus framtidsutsikt men också för de kommunala kostnaderna och samhällsekonomin. Trots det läggs förhållandevis lite resurser på det tidiga och förebyggande arbetet idag, detta då den investeringskostnad som krävs initialt för att uppnå den långsiktiga effekten inte är möjlig. Här blir de 80 miljoner kronor som nu finns avsatta för sociala investeringar en viktig hävstång i att på sikt få till en förändring i fördelningen av resurserna genom att möjliggöra sådana typer av insatser.

Samverkan som kriterium

En annan viktig aspekt i arbetet med sociala investeringar är det krav på samverkan som ställs vid genomförandet av en satsning. Inom offentlig sektor måste vi bli bättre på att arbeta över verksamhets- och förvaltningsgränser och sätta individens behov i centrum i strävan efter att leverera de bästa välfärdstjänsterna. Det finns många målgrupper i samhället som inte tillhör bara en förvaltning, utan som finns representerade i flera av de kommunala stuprören samtidigt, vilket skapar svårigheter för individen att få ett samlat och effektivt stöd. Här är sociala investeringar ett första steg till att komma ifrån stuprörstänkandet och samtidigt också identifiera målgrupper som riskerar att falla mellan stolarna när ansvaret för individens situation inte är tydligt, utan läggs på flera.

– För att säkerställa leverans av välfärdstjänster även i framtiden behöver vi bli bättre på att tänka klokt tillsammans för att uppnå maximal effekt av de resurser vi lägger in. Det förutsätter också ett gemensamt tänk kring långsiktighet i finansiering och effekthemtagning som också sociala investeringar genererar, tack vare centrala och gemensamma medel för satsningar, säger Aina Rundgren som är processledare för sociala investeringar i Örebro kommun.

Uppföljning och utvärdering centralt

De sociala investeringar som genomförs med lyckat resultat ska implementeras och bli en del av den ordinarie verksamheten, så att det nya arbetssättet kan tillvaratas och fortleva men också skalas upp och utökas där så är lämpligt. Det kräver dock bra metoder för uppföljning och utvärdering, så att man kan fastslå att de resultat som uppstår till följd av satsningarna genererar de effekter som eftersträvas. Det förutsätter att insatserna endast görs tillgängliga för en tydligt avgränsad målgrupp, för om vi ger en insats till alla kan vi inte säga vad vi uppnått för effekter. Därför krävs en lämplig avgränsning som ger oss möjligheter att jämföra resultatet av insatsen med hur det hade blivit för målgruppen om inte insatsen genomförts. Det kan göras på flera sätt, exempelvis genom före- och eftermätningar, historiska dataanalyser, jämförelsealternativ och kontrollgrupper. Det görs idag väldigt lite utvärdering av befintlig verksamhet inom offentlig sektor, ett område som behöver utvecklas och där arbetet med sociala investeringar kan gå i bräschen.

– Om resurserna inom offentlig sektor ska räcka till framöver behöver vi bli bättre på att veta vad vi lägger de på och hur vi optimerar användningen av dem. Det förutsätter att vi också börjar reflektera över vad vi ska sluta göra som kanske inte alls är särskilt verksamt men som vi fortsätter göra av gammal vana. Samhället förändras i en rasande takt och vi får nya målgrupper i samhället som behöver våra insatser. Då måste vi vara beredda att förändra våra arbetssätt och vara nytänkande i de insatser vi levererar, säger Aina Rundgren.

Utvecklingsarbete 2015

Under 2015 bedriver Örebro kommun tillsammans med SKL, Sveriges Kommuner och Landsting, ett intensivt utvecklingsarbete för att utveckla det nationella arbetet med sociala investeringar. Fokus ligger på utvärdering och uppföljning av satsningar och mycket av det som görs i Örebro under året kommer tjäna som goda exempel och underlag för andra kommuner och landsting/regioner i deras arbete.

– Det är värdefullt för oss att få genomföra detta utvecklingsarbete tillsammans med SKL, dels för att det ger oss möjligheter att sprida våra erfarenheter nationellt men också för att det ger oss förbättrade förutsättningar att komma framåt i vårt eget arbete, säger Aina Rundgren.

Exempel på aktiviteter som pågår under året är att ta fram en databas för enhetskostnader för att på ett enkelt och samlat sätt tillgängliggöra viktig data och kostnadsuppgifter som behövs i framtagandet av nya ansökningar. Databasen kommer också kunna användas av verksamheterna i det dagliga arbetet vid intresse att få en överblick över vilka kostnader som föreligger inom ett verksamhetsområde. Under året utvecklas också ett digitalt uppföljningsverktyg för att underlätta rapportering och uppföljning av pågående satsningar. Det är ett viktigt steg i att systematisera uppföljnings- och utvärderingsarbetet och underlätta inrapportering av resultat för de som arbetar med satsningarna. Även det verktyget kan komma att bli användbart för organisationen på andra sätt, exempelvis vid uppföljning och utvärdering av andra projekt och investeringar.

Har du frågor?

Välkommen att kontakta Aina Rundgren, processledare för sociala investeringar i Örebro kommun, aina.rundgren@orebro.se.

Mer information om Örebro kommuns arbete och pågående satsningar hittar du också på orebro.se/socialainvesteringar.

Mer information om utvecklingsarbetet i samverkan med SKL hittar du på
http://www.uppdragpsykiskhalsa.se/kunskap-styrning/sociala-investeringar/aktion-2015-sociala-investeringar/

 

Måltidsinformation som öppna data – hjälp oss!

Örebro kommun är drivande på ett nationellt plan när det gäller öppna data bland annat genom engagemang i SKLs nationella styrgrupp för öppna data. En del av detta engagemang har bestått i att vara med och ta fram en nationell definition för hur man kan dela med sig av måltidsinformation och vi har börjat med grundläggande information om skolmåltider i första steget. Kommande steg kommer omfatta näringslivsinformation, annan kringinformation, ett ytterligare dataformat samt fler områden än skolan.

Nu har vi kommit så lång att det finns en specifikation för hur måltidsinformation kan presenteras som vi gärna vill att ni tittar på och tycker till om.

Arbetet har delvis skett genom en grupp på Facebook samt till stora delar genom arbete hos de tre drivande kommunerna Örebro, Helsingborg och Linköping. Detta är den första nationella definition som publiceras genom SKLs samordning.

Om stockholmskommunernas projekt för öppna data

Jag har tittat på webbsändningen från Forum öppna data från 12 april där Magnus Kolsjö presenterar det arbete för öppna data som bedrivs av kommunerna i Stockholmsregionen genom ett Vinnova-projekt. Det är ett imponerande arbete och resten av kommunsverige (och till stor del även myndighetssverige) kommer kunna dra stor nytta av det. Jag har själv redan tagit delar till det regionala samarbetet vi har i Örebro län. Magnus presentation finns också på Slideshare.

Uppdatering 2013-04-19: Nu finns dokumentet med de vägledande principerna publicerat publikt också.

Men det finns naturligtvis en del funderingar och tankar och jag tänkte ta dem öppet här. Kanske kan vi alla lära oss något tillsammans.

Kunskap om öppna data

Den absolut största funderingen jag har rör något som jag efter ett tag insåg att jag saknade. I det arbete jag bedrivit inom öppna data i Örebro kommun så har det varit en stor utmaning att förklara vad öppna data är, vad det kan leda till och hur man går tillväga för att skapa det. Den sista punkten tas väl om hand i det arbete Magnus presenterade men jag saknar de andra två. Vi har tagit fram en film för att förklara begreppen och den är ok men är för lång och till viss del för teknisk. Jag har också beskrivit konceptet och möjliga effekter och exemplifierat med appar och tjänster som bygger på öppna data. Trots detta finns det en stor osäkerhet i organisationen om vad öppna data egentligen är. Jag hävdar att öppna data är verksamhetsutveckling, det är inte en it-fråga. Om det är så måste det finnas en förståelse för begreppet i organisationen kommer. Det kommer i alla fall göra att genomförandet gå mycket enklare. Jag undrar om stockholmsprojektet funderat kring detta och om det finns några planer inom området?

Principerna

En annan reflektion är att principerna kanske inte är på principnivå utan mer på handlingsplansnivå. Jag tänker till exempel på princip tre under ”Informationshantering” som säger att ”en maskinläsbar beskrivning över organisationen ska finnas publicerad” men även flera av de andra. En möjligt princip under ”Informationshantering” skulle kunna vara något i stil med ”Information om befintliga informationsresurser och möjligheterna att återanvända information från dessa publiceras publikt.”. Denna princip kan motivera ett antal åtgärder och skulle även kunna omfatta punkt 8 om avgifter och övriga villkor.

Principerna under ”Interna processer och system” skulle kunna sammanfattas i ”Ansvar för öppna data ska vara tydligt och arbetet med öppna data ska vara naturliga delar i verksamhets- och it-utveckling.”.

”Publicering och semantik” kan bli ”Öppna data ska samlas strukturerat och regionalt samordnat på sådant sätt att det underlättar återanvändning i så hög grad som möjligt.”. Allt detta är så klart snabbt framtaget och behöver bearbetas men det känns mer som principer är punkter i en handlingsplan. Som det är idag återkommer flera av principerna också som åtgärdspunkter längre fram i checklistorna.

Det borde räcka med 3-5 principer totalt. En princip bör vara vägledande och stödjande. Om det dyker upp en ny frågeställning/behov längre fram i arbetet bör man kunna luta sig tillbaka på principerna för att se hur man bör hantera den. Är principerna för smala/detaljerade är risken stor att en ny frågeställning faller mellan springorna och principerna är då inte stödjande och vägledande.

Det var de stora funderingarna jag hade och här kommer några mindre punkter.

Checklistan för att komma igång med arbetet med öppna data

Punkt 4 i checklistan för att komma igång handlar om den lokala publiceringsplanen. Jag funderar på om inte det juridiska perspektivet förtjänar ett eget omnämnande även om man skulle kunna säga att det täcks av enkelheten att publicera? Enkelheten kan dölja många perspektiv som hur svårt är det att hämta informationen för publicering, hur svårt är det att få ok från informationsägaren och måste man rensa bort uppgifter som inte kan öppnas upp för att nämna några.

Jag noterar också att man genomgående (förutom i just punkten om avgifter i checklistan för att komma igång) talar om öppna data men samtidigt talar om principer för avgifter. Om det är öppna data bör det inte finnas några avgifter. Jag förstår varför man talar om öppna data men det är viktigt att vara tydlig så man inte skapar förvirring hos de som är nya i frågan.

Checklistan för arbetet att publicera information

Punkt 5 bör kanske nämna tredje man upphovsrätt eller bara tala om ”uppgifter som inte kan delas ut som öppna data”?

Punkt 6 bör kanske även omfatta länkade data? Kanske en egen punkt? Jag saknar också en delfråga här (om det inte ska bli en egen punkt), en fråga är filformat och en annan är vilken standard informationen är strukturerad enligt. När det gäller filformat bör man välja ett öppet format och för informationsstandard i första hand en öppen standard som valts internationellt och i andra hand en som valts nationellt. Det är inte alltid det är filer som publiceras men om det är det håller resonemanget tycker jag. Missar jag något i tankegången här? Detta är inte min starkaste sida.

Punkt 10 handlar egentligen om förändringshantering av information och/eller teknik eller hur? Förslag ”Slå fast och dokumentera hur förändring av innehåll och teknik ska ske.”.

Jag saknar också en viktig punkt i denna checklista. Informationsägaren (eller någon företrädare för denne) behöver kontrollera den information som ska publiceras efter eventuellt avlägsnande av sekretess- eller personuppgifter eller information med upphovsrättsproblematik så vi vet att vi lyckats rensa bort det som inte ska bli öppna data.

Kartdata

När det gäller tankarna på att öppna upp kommunala intressepunkter konstaterar jag nöjt att Örebro kommun redan publicerar all denna information med undantag för motionsspåren som ännu bara ligger som kartlager men inte öppna data. Jag tycker det är bra information att börja med. Man kan få ut stora mängder intressant öppna data inom många olika områden genom teknik som ofta är rätt billig och enkel. Det kommer troligtvis vara grunden till mycket öppen data även från Örebro län på sikt.

När det gäller parkeringar funderar jag på om ni pratar om de kommunala parkeringarna eller även de privata?

Effektmål

Jag tycker om att ni har effektmål! Det är jättesvårt att formulera dem på ett bra sätt och det finns lite förbättringspotential men i grunden riktigt bra. Det jag funderar över är hur de förhåller sig till det som står under ”Vad hoppas vi uppnå?” på sidan 7 i presentationen. Det känns som att detta och effektmålen bör slås ihop till en helhet. Nu kommer effektmålen lite på undantag vilket är synd och effektmålen bör vara just det man hoppas uppnå.