Nyttorealisering och effekthemtagning – ny handbok

Alla förändringar som genomförs, i projekt- eller uppdragsform beroende på omfattning, ska leda till realiserbara effekter som i sin tur genererar en positiv nytta för dem vi finns till för. Det förutsätter ett systematiskt arbetssätt från ax till limpa – från identifiering av utvecklingsbehov, formulering av lösningsförslag och genomförande av satsning, till uppföljning, utvärdering och effekthemtagning. Det förutsätter också en noggrann prioritering av de satsningar som godkänns för genomförande, för att säkerställa att de har potential och förutsättningar att uppnå förväntade effekter.

Effekt
En effekt uppstår internt i organisationen, till följd av en genomförd förändring, och kan vara såväl positiv som negativ. De kan delas in i kvalitativa och ekonomiska effekter.

Nytta
En nytta uppstår i relationen till medborgarna när genomförda förändringar resulterat i effekter som innebär en positiv nytta för dem vi finns till för.

Det är viktigt att säkerställa att de projekt och uppdrag som initieras utgår från ett faktiskt och identifierat behov. Ett utvecklingsbehov ska alltid ha sin utgångspunkt i att skapa en enklare vardag för dem vi finns till för, genom kraven på:

• Förändrad kompetens.
• Förändrat arbetssätt.
• Förändrad teknik.

Handbok som stöd

Örebro kommun har tagit fram en handbok för att ge stöd i arbetet med nyttorealisering och effekthemtagning. Till den knyter vi olika mallar, metoder och verktyg. Är du nyfiken på handboken så kan du läsa den här: Handbok_nyttorealisering_och_effekthemtagning.

Har du frågor är du välkommen att vända dig till Ann-Kristin Sundelius, som jobbar i värderingsteamet på Projektkontoret: ann-kristin.sundelius@orebro.se.

Som en projektil – ny projektstyrningsmodell

I höstas tog vi beslut om att införa Projektil som ny projektstyrningsmodell i kommunen. Vi har nu börjat implementera den. Projektil (som egentligen står för Projekt i Landstinget) innehåller även en uppdragsdel.

Vi hoppas att Projektil ska hjälpa oss ge en tydlighet i vad som ska uppnås och levereras och vilka villkor som gäller för att kunna leverera det som beställts – samsyn mellan uppdragsgivare och uppdragstagare. Vi hoppas också att vi redan i det förberedande arbetet ska eliminera problem och överraskningar som skulle kunna påverka genomförandefasen och få gemensamma spelregler som medför att vi arbetar på ett enhetligt sätt och pratar samma språk.

Vi såg flera fördelar med att välja en standardiserad och välkänd projektmodell som Projektil:

  • Tillgång till versionshanterade projektmallar och annan dokumentation minskar på arbetet med att ta fram eget material och hålla det uppdaterat (naturligtvis behöver vi göra vissa anpassningar).
  • Stödmaterialet blir betydligt mer omfattande med t.ex. checklistor, kostnadskalkylering och nyttokalkyl.
  • Genom ett nationellt användarnätverk kan erfarenhetsutbyte och samlad utveckling av modellen ske (ett exempel på sådan utveckling är att det nu finns planer på att införa en sjätte fas, Uppföljning).
  • Leverantörer av projektledarutbildningar kan erbjuda kompetensutveckling som utgår från projektmodellen.
  • Modellen ger även stöd för mindre, ej så omfattande och krävande arbetsuppgifter, men som ändå behöver genomföras i strukturerad form, genom uppdragsdelen.

Erfarenhetsutbyte

Projektmodellen Projektil med uppdragsdel har tagits fram inom Stockholms läns landsting och används idag av flera landsting och andra offentliga aktörer, som länsstyrelser och kommuner. Inom vår region använder såväl Örebro läns landsting som Regionförbundet Örebro modellen.

För Projektil finns två nationella användarnätverk, dels ”Projektil – samverkan och förvaltning” (dokumentation, mallar, checklistor, goda exempel från andra och framtida utvecklingsönskemål m.m.), och dels ett nätverk för projektsamverkan inom landsting, kommuner och regioner (samverkan kring projektarbetsformen i största allmänhet, rör inte bara Projektil).

Förvaltning av modellen

Modellen är idag kostnadsfri att nyttja efter att en överenskommelse skett med Stockholms läns landsting. Det pågår en diskussion om hur den framtida förvaltningen av modellen ska se ut. Stockholms läns landsting är tveksamma till att ha ett ensamansvar, utan vill hellre se en gemensam förvaltning som bygger på principerna för hur öppen källkod vanligtvis förvaltas och underhålls. Flera landsting har dessutom påtalat att de kan tänka sig ta över förvaltningsansvaret från Stockholms läns landsting.

Projektprioritering

Vi har sett ett stort behov av att bli tydliga i själva projektprioriteringsprocessen, dvs. vilka projekt ska startas utifrån helhets- och finansieringsperspektiv och i vilka forum tas beslut om detta. Vissa projektidéer uppstår i verksamheten och vissa är politiskt initierade projekt.  Processen behöver förtydligas så att vi får bättre styrning på vad som faktiskt är projekt (till skillnad från uppdrag), vilka beslutsforum som beslutar vad och få till en projektprioriteringsprocess som inte blir för utdragen i tid.

Har någon av er som läser detta kanske bra exempel på en sådan process som ni kan dela med er av? Eller andra tips på bra stöd i detta?

Handbok finns

Som stöd till organisationens arbete med projekt och uppdrag finns en handbok för Projektil, med tillhörande mallar. Handboken kan du ta del av här (den kommer att revideras framöver).