Processledningsmodellen är reviderad

Nuvarande processledningsmodell har vi haft sedan februari 2014. Det var nu dags att revidera den utifrån erfarenheter vi gjort på vägen. Själva modellen är egentligen inte så mycket förändrad, men handboken har blivit mer omfattande, mer beskrivande, och försöker svara på frågan ”varför” genom hela upplägget.

Nedan kan du ladda ner den nya handboken och några av mallarna som vi använder. Jag ser dock en utveckling av handboken som bör komma redan i vår – den håller på att bli en handbok för processledare eftersom den numera är så pass detaljerad i vissa av avsnitten. Jag kommer att bygga på detta under våren och i samband med det bryta loss delar som i sin tur kommer att bli en betydligt kortare, mer översiktlig handbok, för dem i organisationen som bara vill få en bild av hur det hänger ihop, utan för stor detaljnivå.

Näst i tur står nu metodhandboken som våra metodkunniga processhandledare har som stöd. Den behöver anpassas utifrån den nya handboken för processledningsmodellen och kompletteras med en del nytt. Jag räknar med att den ska bli klar i början på 2017 – håll utkik på bloggen här, om du är nyfiken på den.

Här kan du ladda ner handbok och mallar:

Processledningsmodell – en handbok för Örebro kommun (version 2.0)

Processpecifikation – mall

Processinventering – mall

Anhålla om resurser till processen – mall

Uppföljningsplan – mall

Aktivitetsplan – mall

Uppdragsbeskrivning processkartläggning – mall

Har du frågor om processledningsmodellen och handboken?

Hör av dig till Carina Asplund, modellansvarig, carina.asplund@orebro.se.

Tjänstedesign och kundresor – vilka erfarenheter har ni?

Processer är för oss de återkommande arbetssätt vi har för att leverera ett värde till en mottagare (= kunden i processen, som kan vara intern eller extern beroende på process). Värdet som levereras kan vara i form av en tjänst, styrning eller stöd. Vi har därför, helt naturligt, ett starkt mottagarfokus i arbetet med våra processer. I processerna ska vi ha fokus på mottagarens behov och inte funktionsindelningen i organisationen.

Kundorientering är också en viktig pusselbit i metoden SIQ-pusslet, som vi använder för att identifiera utvecklingsområden. Vi har dessutom sedan långt tillbaka använt metoden effektkartläggning för att skapa lösningar som möter drivkrafter och behov hos mottagare i de förändringar vi vill göra, speciellt i samband med utvecklingen av våra webbar och vårt intranät, men även i annan utveckling, t.ex. för vår ledarplattform eller i arbetet med LOV, Lagen om valfrihet. Vi har även använt oss av fokusgrupper som metod för att lära känna mottagaren och mottagarens behov bättre. Det har alltid varit oerhört spännande och vi har många gånger fått justera det vi själva trott oss veta, när vi fått se och höra hur mottagaren upplever det vi tänker oss att göra.

Vi behöver nu ännu mer stärka det systematiska stödet för kvalitetsutveckling och verksamhetsutveckling och bli ännu bättre på att lära känna mottagaren. Förutom effektkartläggning och fokusgrupper, som vi redan använt oss av i vårt utvecklingsarbete, så har vi börjat titta närmare på tjänstedesign och kundresor.

Tjänstedesign innebär ju att planera och organisera olika komponenter kring en tjänst för att förbättra det den är till för och förbättra för dem den är till för så att upplevelsen av tjänsten förhöjs. Vi har länge inom webb- och intranätutvecklingen utvecklat med användaren i fokus och strävat efter användarvänlighet och användbarhet. Detta behöver vi bli bättre på även inom andra områden – att sätta oss in i mottagarens perspektiv och förstå mottagarens beteende och behov.

En kundresa beskriver en process utifrån mottagarens perspektiv. Man lyssnar på mottagaren för att förstå vad mottagaren gör, vad som händer och hur mottagaren upplever det som händer. Ofta måste man här gå utanför den egna processen man har för att leverera ett värde till mottagaren – vad hände innan den egna processen startade, vad hände efteråt som påverkade mottagarens upplevelse.

Vi är nyfikna på era erfarenheter

Nu är vi  nyfikna på att ta del av kommunsveriges erfarenheter inom området (ja, andra organisationer också förstås).

Jobbar ni med tjänstedesign och/eller kundresor? Vilka metoder använder ni er av? Vilka erfarenheter har ni gjort? Vad vill ni skicka med oss i vårt kommande arbete?

Kontakta gärna Carina Asplund, utvecklingsstrateg på Kommunstyrelseförvaltningen, carina.asplund@orebro.se och berätta, eller kommentera direkt här på bloggen.

Digital information – en strategisk resurs

Digital information är en strategisk resurs i Örebro kommun, oavsett vilket media eller format som informationen är ordnad i. Den ska förvaltas som en tillgång.

Örebro kommun ska kunna hantera såväl egen information som information från andra organisationer, medborgare och företag, i syfte att stödja Örebro kommuns verksamhet.
Information ska vara transparent, tillgänglig, förståelig och tillförlitlig. Ett delningsansvar säkerställer att rätt information når rätt mottagare i rätt tid och rum. Informationsskyddet måste stå i balans med krav på effekt i verksamheterna.

Örebro kommun måste kunna hantera nya former för informationsutbyte och informationsskydd som påverkar vår personal och vår omvärld, exempelvis mobilitet, sociala nät och modern teknik. Vi måste kunna använda detta som en styrka.

Verksamhetsstöd och system kan upplevas svårhanterliga och med en icke tillfredsställande funktionalitet. Informationen kan vara ostrukturerad, i många olika källor, isolerad eller otillgänglig. Internet eller mobilitet kan inte användas där det krävs. Omvärldens lösningar kan bli överlägsna i snabbhet. Fokus kan ha lagts på enskilda tekniska lösningar och informationsperspektivet kan ha förbisetts. Situationen blir svårhanterlig.

För att hantera detta används ett metodiskt arbetssätt som ur ett informationsperspektiv samordnat stödjer organisation, processer och teknik.

MIBA – en ny modell på ingång

IT-direktör Anders Åhlgren initierade under hösten 2015 ett arbete med att införa en modell för metodisk informationsbehovsanalys – även kallad MIBA. MIBA är en modell för behovsanalys utifrån verksamheters informationsperspektiv. Den ger ett underlag för utveckling och förändring sammantaget för organisation, processer och teknik.

I Örebro kommun har vi ett antal modeller. En modell är för oss något som är större än metoder och verktyg och innehåller begrepp och definitioner, roller och ansvar för hur man organiserar arbetet i modellen, ett eller flera metodstöd, arbetsflöden, mallar och annat dokumentstöd. Den omfattar hela kommunens verksamhet, är styrande och ska därför användas i hela organisationen. Exempel på modeller för kvalitetsutveckling är vår processledningsmodell och vår projektstyrningsmodell.

Metoder och verktyg som inte är kopplade till modeller använder man efter behov.

MIBA kommer under året att beskrivas och användas som den modell den är, men vi har redan påbörjat arbetet med att arbeta efter metoden i modellen för att, i första steget, identifiera en informationskarta för kommunen.

Metoden

Metoden för informationsbehovsanalys leder, genom ett antal steg, fram till ett beslutsunderlag som tydligt visar på informationsbehovet i en given verksamhet eller uppdrag, och dessutom visar den tydligt vilka regler och tekniska förutsättningar som berör informationsbehovet ifråga. Med den tydligheten kan en övergripande inriktning och ett målinriktat beslut tas för design av tekniska lösningar, organisation och processer.

Informationsbehovsanalys
(Klicka på bilden för att se en större bild).

Informationskarta för kommunen på gång

I dagarna har vi påbörjat ett arbete med att ta fram en informationskarta för Örebro kommun, på dess högsta nivå. Vi är långt ifrån färdiga, men har inom kort en början till en struktur som vi sedan kan borra vidare ner i.

Vi har hunnit med två workshopar där första workshopen syftade till att få en gemensam bild av vilken nytta en informationskarta kan ge Örebro kommun. Andra workshopen syftade till att få till ett utkast på en informationskarta för Örebro kommun och att få känna på hur arbetet med att jobba fram en informationskarta kan gå till. Den syftade också till att ge en ökad förståelse för ett kliniskt informationsperspektiv.

Nu kvarstår en del arbete för vårt konsultstöd innan resultatet av detta första steg kan presenteras i slutet av februari. Vi väntar med spänning.

Har du frågor om MIBA och arbetet med informationskarta för Örebro kommun?

Kontakta gärna IT-direktör Anders Åhlgren, anders.ahlgren@orebro.se.

Presentationer och annat material från kvalitetskonferensen i Örebro 20-21 november

Vi vill återigen tacka för det stora engagemanget vi mötte på den kvalitetskonferens vi anordnade i Örebro 20-21 november. Vi hoppas på vidare kontakter och utbyte med er.

Här hittar du alla de presentationer och en del annat material som visades på konferensen. För att nå presentationerna klickar du på respektive rubrik. Länkar till eventuellt annat material, t.ex. handböcker, hittar du under rubriken. Missa inte heller vår lilla ”spontanfilm” från fredagmorgonen, då Visukalen drog igång ett teckentolkat framförande av ”Fame”.

Torsdagen den 20 november

Välkommen – inledning

Lena Baastad, lena.baastad@orebro.se

Inledningsseminarium – styrmodellen

Lena Baastad, lena.baastad@orebro.se
Staffan Isling, staffan.isling@orebro.se
Madelene Lagerlöf, madelene.lagerlof@orebro.se
Fredrik Lundquist, fredrik.lundquist@orebro.se

50/50 eller 70/30? – Gender budgeting

Johanna Ek, johanna.ek@orebro.se

Matchad kompetens och uppdrag i en lärande organisation

Johanna Viberg, johanna.viberg@orebro.se

Kvalitetshandboken – en intern bestseller

Kvalitetshandbok – så här jobbar vi med kvalitetsutveckling i Örebro kommun (inlägg med länk till handboken)

Catharina Centerfjäll, catharina.centerfjall@orebro.se
Cathrin Andersson, cathrin.andersson@orebro.se

Örebro kommuns processledningsmodell – en kvalitetsresa

Processledningsmodell – en handbok för Örebro kommun (inlägg med länk till handbok)
Processkartläggning – en metodhandbok för Örebro kommuns processhandledare (inlägg med länk till handbok)

Carina Asplund, carina.asplund@orebro.se

Från tabubelagd svårighet till metodstödd möjlighet

Lena Lagren, lena.lagren@orebro.se

Partnerskap Vivalla

Margareta Borg, margareta.borg@orebro.se
Thomas Gustafsson, thomas.gustafsson@orebro.se

Linje 14 – 10 år senare

Marie Holm, marie.holm@orebro.se
Muamer Sepic, muamer.sepic@oru.se
Anders Trumberg, anders.trumberg@orebro.se

Öreför – 1+1+1+1=5

Maria Lindborg, maria.lindborg@orebro.se

Klimatsmart finansiering – placera och låna för en hållbar framtid

Mats Rodenfelt, mats.rodenfelt@orebro.se
Anne Andersson, anne.andersson@orebro.se
Hanna Arneson, hanna.arneson@orebro.se

Natur för alla – app som öppnar natur- och kulturområden

Therese Aremyr, therese.aremyr@orebro.se
Stefan Peterson, stefan.peterson@orebro.se

Från industrimat till ekologiskt mathantverk i skolrestaurangerna

Carina Andersson, carina.andersson@orebro.se

När det skiter sig

Lars Ferbe, lars.ferbe@orebro.se
Mats Brantsberg, mats.brantsberg@orebro.se

Kvalitet i relationen bygger ett gott företagsklimat

Eva Lilja, eva.lilja@orebro.se

Samverkan mellan universitetet och kommunen stärker regionen

Jens Schollin, jens.schollin@oru.se
Staffan Isling, staffan.isling@orebro.se

Hållbar upphandling med sociala hänsyn

Charlotta Karlsson-Andersson, charlotta.karlsson-andersson@orebro.se
Göran Lunander, goran.lunander@futurum.se
Annelie Sundqvist, annelie.sundqvist@obo.se

Fredagen den 21 november

Inledningsseminarium – uppföljningsmodellen

Staffan Isling, staffan.isling@orebro.se
Anne Andersson, anne.andersson@orebro.se
Ann-Kristin Sundelius, ann-kristin.sundelius@orebro.se

Från policy till plattform

Karolina Samuelsson, karolina.samuelsson@orebro.se
Theresa André, theresa.andre@orebro.se

En bra start för ensamkommande barn och unga

Anna Jakobsson, anna.b.jakobsson@orebro.se
Martha Liw, martha.liw@orebro.se

Sociala investeringar – att motverka utanförskap och kommunala stuprör

Anne Andersson, anne.andersson@orebro.se
Aina Rundgren, aina.rundgren@orebro.se

Hur organiserar vi arbetet för att motverka hemlöshet och utanförskap

Lars Thornberg, lars.thornberg@orebro.se
Åsa Ekholm, asa.ekholm@orebro.se

Samverkan med civila samhället – från Äldrevecka till Seniorfestival

Aina Rundgren, aina.rundgren@orebro.se
Carin Neanro, carin.neanro@orebro.se
Maria Holmberg, maria.holmberg@orebro.se

Affärsdriven miljönytta

Petter Arneback, petter.arneback@kumbro.se

Från soptipp till naturreservat

Mats Rosenberg, mats.rosenberg@orebro.se

Hur planera för en stad som växer så det knakar?

Peder Hallkvist, peder.hallkvist@orebro.se
Anita Iversen, anita.iversen@orebro.se

 

Stöd för metodkunniga processhandledare

I Örebro kommuns processledningsmodell ingår inte bara begrepp, definitioner, roller och ansvar och steg-för-stegbeskrivningar, utan även en modell där vi har ett antal metodkunniga personer som stöd till organisationen. De kallas för processhandledare och kan hjälpa processägare och processledare med att planera, genomföra, analysera och dokumentera processkartläggningar och även göra andra analyser, t.ex. riskanalyser och ledtidsanalyser, som man behöver göra på processkartorna. De kan också ge stöd i själva processledningsmodellen.

Men processhandledarna själva behöver förstås också stöd. Det får de på olika sätt. De samlas i ett erfarenhetsutbytesnätverk, som träffas sex gånger om året då de får  information och kan utbyta erfarenheter och även vara med och utveckla modell och metod.

De erbjuds även utbildningar. I grunden ska alla processhandledare gå en metodutbildning och en utbildning i hur man dokumenterar processer – både teorin (regler, symboler, processuppbyggnad etc) och praktiken, det vill säga det program vi för närvarande använder – Microsoft Visio. Utöver det erbjuds de till exempel utbildningar i workshopledning eller fördjupande kartläggningsutbildningar. I samband med erfarenhetsnätverkets träffar ingår också viss kompetensutveckling. Alla processhandledare ska dessutom gå en kurs i metoden för riskanalys.

Men de behöver förstås en egen metodhandbok som stöd, med tillhörande mallar, förutom att de har tillgång till handboken för vår processledningsmodell (som vi berättat om i ett tidigare inlägg).

Inspirationen för den metod vi använder för att kartlägga processer kommer från många håll, men vi gör som vi alltid gör: anpassar och, i många fall förenklar, utifrån våra behov. Metodhandboken är inte en handbok vi sprider brett i organisationen – den är processhandledarnas eget stöd. Här kan du ta del av den: Processkartläggning – en metodhandbok för Örebro kommuns processhandledare

Hur gör ni med metodstödet i er organisation? Vi vill gärna veta.

Ny handbok för reviderad processledningsmodell

Örebro kommun har en kommungemensam processledningsmodell som nyligen reviderades och antogs av kommundirektörens styrgrupp.

Som stöd till organisationen tog vi fram en ny handbok som vänder sig till alla som vill veta hur Örebro kommuns processledningsmodell är uppbyggd, men specifikt till dem som har ledarroller i processarbetet: ledningsgrupper, processägare och processledare. Som komplement till handboken finns även mallar.

I organisationen har vi metodkunniga processhandledare som hjälper verksamheterna göra processkartläggningar. De har en egen handbok för metodstödet, inklusive mallar, och den står näst i tur att skrivas om. När den är färdig (troligen i slutet av april) lägger vi naturligtvis ut även den här.

Varför kommungemensam processledningsmodell?

Ett tydligt ledarskap i processarbetet är avgörande för att vi ska lyckas med processutvecklingen. Modellen innehåller en struktur för att stödja förvaltning och utveckling av processer. Den ger:

  • Stöd för helhetsperspektivet – ett gemensamt sätt att förenkla, förnya och förbättra verksamheternas arbetssätt för att leverera värde till dem vi finns till för.
  • Begriplighet i dokumentation och gränssnitt mellan processer som hänger samman i organisationen – det underlättar lärande och samarbete.
  • Kvalitetssäkring och effektivisering – en gemensam struktur gör det lättare med förbättringsarbete.
  • Fokus på mottagaren, inte på funktionsindelningen i organisationen.

Här hittar du handboken och mallarna:

Handbok_processledningsmodell

Processinventering

Resursbehov_process

Uppdragsbeskrivning_processagare_till_processledare

Uppdragsbeskrivning_processkartlaggning

Uppfoljningsplan_process