Från pappersarkiv till öppna data

Redovisningsenheten ligger tre trappor upp i Rådhuset, här jobbar Therése Ljung tillsammans med ca 20 personer. I en av de rosa korridorerna finns en dörr med skylten ”Arkiv”, här inne finns bland annat fakturor från de senaste tio åren sorterade i arkivboxar. Totalt får kommunen in mer än 200 000 fakturor per år. Men nuförtiden är nästan 80 procent av alla fakturor elektroniska och pappersfakturorna scannas in. Istället för arkivet används öppna data, som är ett digitalt arkiv och öppet för alla. Här kan du hitta fakturor från 2010 fram till idag som öppna data. Är du nyfiken på kommunens övriga öppna data kan du kolla här orebro.se/psidata

Öppna-ekonomi-data-liten

Såhär ser öppna data ut.

Therése är ekonomiadministratör på kommunens redovisningsenhet. Enhetens Användarstöd ger kommunens personal support i ekonomisystemet, och till enhetens Fakturacentral kan företag och privatpersoner ringa. Om du ringer hit kan det vara Therése som svarar, en av hennes arbetsuppgifter är att svara i telefon några timmar i veckan.

Öppna data minskar arbetsbelastningen för Redovisningsenheten.

– Vi har en skyldighet att arkivera i tio år och förr sparades alla papperskopior. Så när någon ringde och ville ha ut en faktura fick man gå och leta i arkivet. Nu är alla fakturor elektroniska. Vi började scanna in fakturor 2005, så vi har de senaste tio åren digitalt, berättar Therése.

Örebro kommun började med öppna data år 2012. I öppna data finns (bland annat) information om alla fakturor tillgänglig som Excel-filer. Där hittar du uppgifter om leverantörer, summor m.m. Men inte själva fakturan. En tanke inför framtiden är att kanske kunna lägga ut filerna med fakturorna också. Men det är svårt eftersom viss information är känslig, till exempel fakturor som rör socialtjänsten eller fakturor där det står namn och personnummer.

– Vi får mer specifika frågor efter att vi började med öppna data, och sparar på så sätt arbetstid. De som hör av sig vet oftast vad de vill ha. De har varit inne på öppna data och kollat först, och begär ut fakturorna som de är intresserade av. Det är också positivt att vi får hjälp att granska kommunens redovisning av alla som använder öppna data, säger Therése.

IMG_0267

Therése Ljung visar hur det ser ut i arkivet – massa papper i arkivboxar och pärmar.

Vem är det som använder öppna data?

Både företag och privatpersoner har nytta av öppna data, det sparar tid för alla. Det går att kolla upp saker direkt vilket gör att de som ringer vet vad de behöver. Och sedan är det många som inte ens behöver höra av sig till Redovisningsenheten, de går bara in på öppna data och nöjer sig med informationen de hittar där. Therése ger några exempel på vanliga ärenden:

Exempel 1 – den nyfikna

En privatperson hör något på nyheterna eller läser i tidningen och blir nyfiken. Personen kan till exempel ringa och fråga hur mycket kommunen betalar för hotell per år.

– Det rör sig om kanske 1 000 fakturor. Det blir inte hanterbart för en person att ta emot elektroniska kopior på alla de fakturor, men ofta räcker det att ge en summa. Det är lätt att ta fram, och om personen vill veta mer kan hen gå in på öppna data och se alla siffror där, och se att vi inte undanhåller något.

Exempel 2 – granskaren

En annan privatperson ser på Uppdrag granskning, det kan handla om en annan kommun och så vill personen veta hur det är i Örebro.

– Det brukar alltid komma in frågor efter Uppdrag granskning. Till exempel, hur mycket kostar det Örebro kommun att vara med i Almedalen? Då får vi kolla på löner, hotellräkningar och andra utgifter.

Exempel 3 – företag

Företag hör ofta av sig med frågor kopplat till upphandlingar, det kan vara före eller efter om de vill överklaga.

– När Upphandlingsenheten går ut med att de vill ha in offerter hör företag av sig. De vill kolla på fakturor från företagen som redan är upphandlade, så de vet vilken prisnivå de ska lägga sig på för att ha en chans. Och efter upphandlingen vill företagen se vad andra erbjudit och om de som vann verkligen var billigare.

Exempel 4 – informationsförsäljaren

Öppna data har skapat en ny marknad för företag som säljer offentlig information. Och företag som utvecklar appar har nytta av öppna data eftersom de kan hämta informationen direkt därifrån. Antalet företag som begär ut information till sina kunder har ökat.

Exempel 5 – media

Media, till exempel tidningar och tv, hör av sig när de ska göra ett reportage om något speciellt.

– Nu senast var det SVT som undrade om kommunen polisanmält några företag för bluffakturor under 2015, och vi kunde glädjande nog meddela att vi inte behövt göra det sedan december 2014.

Nu kan du enkelt publicera måltidsinformation som öppna data

Nu finns det ett enkelt sätt att dela med sig av måltidsinformation som menyer, innehåll och näringsvärden på ett sätt som gör den enkel att använda. Målet har varit att alla Sveriges 290 kommuner ska publicera informationen på samma sätt så att det ska gå att använda den för utvecklare av appar till exempel. Om vi publicerar informationen på olika sätt kommer det i praktiken vara nästan omöjligt att använda den på nationell nivå.

Kalender-maltidsinformation-cropKalender-maltidsinformation-crop-expanded
Så här kan det se ut när man prenumererar på en skolas matsedel på en surfplatta

Att alla kommuner publicerar öppna data på samma sätt är väldigt viktigt för att öppna data ska användas. Detta konstaterar också SKL i sin nationella samordning av kommunala öppna data och projektet för öppna måltidsdata är första gången som vi genomför detta i praktiken.

I Örebro kommuns projekt för öppna måltidsdata så har vi byggt in stöd för att dela öppna måltidsdata på det sätt som vi rekommenderar i Mashies kostplaneringssystem. Mashie är den leverantör för detta som Örebro kommun använder sig av och alla som använder sig av Mashie har nu möjlighet att enkelt publicera öppna måltidsdata. Under sommaren har även appen Skolmaten börjat implementera specifikationen och genom det stödet kommer väldigt många skolor få möjlighet att leverera öppna måltidsdata på ett bra och enkelt sätt.

Två olika sätt att publicera öppna måltidsdata

Den tekniskt intresserade kanske undrar hur man ska publicera öppna måltidsdata. Det finns beskrivet på Github. Rekommendationen är att publicera informationen på två sätt:

Som iCalendar
Icalendar är en standard för elektroniska kalendrar. Genom denna teknik kan vem som helst direkt börja prenumerera på informationen.

Som JSON
JSON innehåller mer information än iCalendar som näringsvärden till exempel. Det är ett mer tekniskt format som inte har en direkt användning utan det är mer till för utvecklare som kan hämta informationen och göra något med den. Till exempel kan man bygga en app där man kan sätta betyg på skolmaten, automatiskt publicera en lista på matsedeln på en webbsida eller se hur näringsvärden utvecklar sig över tid för olika skolor och kommuner. Det är värt att notera att appen Skolmaten troligtvis inte kommer kunna publicera data om näringsvärde och viss annan detaljerad information då de inte har den informationen.

Hur gör jag för att publicera öppna måltidsdata?

De två viktigaste insatser du som arbetar med kostplanering i en kommun kan göra är:

1. Ställ frågor till din befintliga leverantör av kostplaneringssystem:
Kan ert system leverera öppna data enligt den nationella definitionen på http://orebrokommun.github.io/Open-Meal-Information/?

Om så inte är fallet idag, när kommer det att ske?

2. Ställ krav på leverantörer vid upphandling av kostplaneringssystem:
Den föreslagna lösningen ska leverera öppna data enligt den nationella definitionen som finns på: http://orebrokommun.github.io/Open-Meal-Information/

Örebro kommun och SKL gör nu ett gemensamt fysiskt utskick till alla kommuners kostchefer/planerare för att uppmuntra till att de ska börja publicera öppna data. Vår förhoppning är att en stor del av landets kommuner väljer att publicera denna information som öppna data inom kort.

Tills vidare kommer Örebro kommun ta på sig ansvaret att förvalta och vidareutveckla definitionen, men förhoppningen är att vi på sikt ska kunna hitta en annan part för detta.

Läs mer om hur man bör publicera öppna måltidsdata
Följ utvecklingen på Facebook

Sociala medier – en allt viktigare kommunikationskanal

Sociala medier blir en allt viktigare kommunikationskanal. Örebro kommun gör nu en satsning för att öka sin närvaro där och har rekryterat en ansvarig redaktör för området.

– Målet är att göra Örebro kommun till en av Sveriges vassaste kommuner inom sociala medier och digital kommunikation, säger nya sociala medier-redaktören Linus Mattisson.

Fem områden att fokusera på

  • Övergripande strategi för hur Örebro kommun ska arbeta med sociala medier
  • Instagram – mest växande kanalen inom sociala medier
  • Börja se våra sociala medie-kanaler som unika
  • Utveckla den digitala kommunikationen med medborgarna
  • Växa i de olika sociala medie-kanalerna, inte minst Facebook

Linus började sin anställning den 1 februari.

– Jag kommer in med öppna ögon och hoppas kunna bidra med nya tankar och idéer om hur en kommun kan jobba med sociala medier och digital kommunikation generellt. Inte minst via de mobila enheterna som växer sig allt starkare. Jag ska också finnas här som råd och stöd för kommunens olika verksamheter och fungera som ett bollplank när det gäller frågor som rör sociala medier.

Sociala medier som Facebook, Twitter och Instagram blir allt viktigare för att kommunicera såväl allmän information som samhällsviktig sådan till medborgarna.

– Det finns en styrka i sociala medier och en möjlighet att snabbt nå såväl en större population som specifika målgrupper. De sociala medierna är en del av den demokratiska processen. I dag är det ju faktiskt så att cirka 70 procent av internetanvändarna i Örebro dagligen använder till exempel Facebook.

Linus tror också att nya Orebro.se kommer att bli en viktig del i hans arbete med sociala medier framöver. Inte minst den ökade tillgången av öppen data och de nya tjänster och funktioner som kan skapas externt och internt på det sättet.

–  Att använda den kommunala grundinformation som vi har tillgång till och utifrån den skapa nya publika tjänster är mycket intressant. Vi kan sedan på ett effektivt sätt marknadsföra dem även via sociala medier, säger Linus Mattisson.

Innovationstävlingen Öppna Örebro län 2014

Om vi ska uppnå målsättningen en enklare vardag för privatpersoner och företag så behöver vi fler och bättre digitala tjänster. Ibland skapar kommunen tjänsterna själv men i många fall är andra bättre lämpade att göra det. Några faktorer som styr detta är att vi som kommun inte kommer bygga tjänster för hela Sverige och att vi ofta är för inlåsta av det kommunala perspektivet och inte ser användningsmöjligheterna för vår information. För att ge andra möjligheten att skapa bra och spännande tjänster är Örebro kommun en av pionjärerna i kommunsverige när det gäller att skapa öppna data, alltså att dela med sig av den information vi har i våra register och databaser till andra så de kan använda den. I skrivande stund har vi publicerat nästan 150 källor för öppna data.

Att publicera öppna data i sig ger ingen större effekt utan den uppstår när öppna data används av någon. Att Örebro kommun är tidiga ut med öppna data innebär att det inte är så många som känner till att offentlig sektor gör detta och det blir också svårt att bygga nationella tjänster om inte alla kommuner publicerar samma öppna data. För att hjälpa till lite på traven anordnas tävlingen Öppna Örebro län av Örebro kommun, Örebro universitet, Örebroregionens Science park, Länsstyrelsen i Örebro län, Handelskammaren Mälardalen och Nethouse AB och i höstas genomförde vi tävlingen för tredje gången.

Öppna Örebro län 2014

Intresset har varit störst från gymnasieelever och vi märker verkligen hur intresset ökar från år till år. Tävlingen pågår under ca två månader och inleds med en kick-off där vi presenterar datakällorna och tävlingen samt bjuder på en del inspiration. I höstas hade vi till exempel bjudit in superhackaren Jonas Lejon att tala. Kick-offen filmades också för den intresserade och för de som inte kunde delta.

Efter detta har deltagarna nästan 2 månader på sig att bygga sina tjänster innan tävlingen avslutas med ett hackathon, det innebär att de deltagare som vill sitter en heldag tillsammans och bygger färdigt sina tävlingsbidrag och antalet deltagare ökade från 10 till 45 för 2014 vilket var väldigt roligt. Det var väldigt intressant att få ta del av alla spännande idéer de har och att få se hur de ser på de data som finns och vad man skulle kunna använda den till. Joakim Jardenberg höll också ett inspirerande och väldigt uppskattat föredrag i samband med Hackathonet som även kan ses i efterhand.

Vem vann?

Vad blev då resultatet? I år valde juryn att utse två vinnare, en tjänst som är färdigbyggd och en idé som är väldigt lovande och har potentialen att skapa stor nytta får många.

Örebro explorer är en mobilapp för iOS som hjälper dig hitta intressanta platser i Örebro och du har även möjlighet att betygsätta platserna. Appen är skapad av gymnasieleverna Jonathan Ortheden och Marcus Ramse, Tullängsskolan i Örebro.

Statera är en idé till en mobil tjänst som ska ge direktinformation om lokaltrafiken. Man ska kunna se var bussar befinner sig i realtid, se om bussen är full samt kunna läsa av saldo på sitt busskort. Bakom idéen står Martin Lundkvist, Hanna Binninge-Högberg, Carl Wahlberg och Jesper Eriksson även de från Tullängsskolan.

Öppna Örebro län kommer tillbaka och vi tror att vi kommer få ännu fler tävlande och ännu fler spännande bidrag. Resan som öppna data bjuder på har bara börjat och vi är lika spända som ni på att se vart den för oss!

Måltidsinformation som öppna data – hjälp oss!

Örebro kommun är drivande på ett nationellt plan när det gäller öppna data bland annat genom engagemang i SKLs nationella styrgrupp för öppna data. En del av detta engagemang har bestått i att vara med och ta fram en nationell definition för hur man kan dela med sig av måltidsinformation och vi har börjat med grundläggande information om skolmåltider i första steget. Kommande steg kommer omfatta näringslivsinformation, annan kringinformation, ett ytterligare dataformat samt fler områden än skolan.

Nu har vi kommit så lång att det finns en specifikation för hur måltidsinformation kan presenteras som vi gärna vill att ni tittar på och tycker till om.

Arbetet har delvis skett genom en grupp på Facebook samt till stora delar genom arbete hos de tre drivande kommunerna Örebro, Helsingborg och Linköping. Detta är den första nationella definition som publiceras genom SKLs samordning.

Inriktning på arbetet med öppna data

Kommundirektörens ledningsgrupp har satt upp 4 inriktningar som gäller för prioritering av arbetet med öppna data. Syftet är att skapa fokus och se till att vi når de effekter vi söker med öppna data nämligen att främja entreprenörskap och skapa förtroende för kommunen genom öppenhet och transparens.

De fyra inriktningarna är:
– Öka kommunens attraktion för att locka nya aktörer till Örebro
– Motverka korruption genom att öka transparens i verksamheterna
– Öppenhet kring verksamheter med alternativa utförare
– Öppna upp data som efterfrågas

Det fjärde målet är väldigt brett och innebär i praktiken att kommunen ska vara tillmötesgående och försöka skapa öppna data när någon potentiell återanvändare efterfrågar det.

Här diskuteras detta inlägg på Facebook.

Öppna data är en del av den ordinarie verksamhetsutvecklingen

Örebro kommuns arbete med öppna data har utökats och är nu en integrerad del av den ordinarie verksamhetsutvecklingen och arbetet med verksamhetsplan. Detta är i enighet med uppdraget i politikens styrdokument ”Övergripande strategier och budget”:

Arbetet med öppna data pågår löpande och målet är att det ska bli en integrerad del av den dagliga verksamhetsutvecklingen.

Kommundirektören har utifrån detta fattat följande beslut:

  • Förvaltningscheferna utser kontaktperson per förvaltning, lämnar namn till Björn Hagström som sammankallar gruppen inför att förvaltningarna ska upprätta sina verksamhetsplaner för 2014.

  • Förvaltningarnas arbete med Öppen data ska fr.o.m. 2014 ingå som en del i den ordinarie verksamhetsutvecklingen.

Öppna data har tidigare hanterats som en separat fråga och har av många setts som en it-fråga. Detta medför ett antal problem.

För att veta vilken data man ska öppna upp behöver man känna till vilken information som finns inom en verksamhet och det har verksamheten själv bäst kunskap om. När man identifierat en datakälla måste man bedöma om den kan öppnas upp och även här är det verksamheten själv som är bäst på att bedöma det. När beslutet är taget ska informationen öppnas upp. Ibland sker detta genom manuella uttag och ibland genom direktkopplingar till system. I båda fallen är det verksamheten som har bäst kunskap om hur detta bör göras. När detta är klart hanteras själva publiceringen på orebro.se/psidata av kommunikationsavdelningen.

Utöver dessa praktiska frågor är det rent formellt den som äger informationen som bör ansvara för och fatta beslut om öppnandet. Det är alltså en chefsfråga. Ibland kan det krävas ändrade arbetssätt för att det ska vara möjligt att publicera öppna data och det är i högsta grad en chefsfråga. Det är alltså viktigt att öppna data blir en del av den ordinarie verksamhetsutvecklingen som den nu blivit i Örebro kommun.

I praktiken sker detta genom att varje förvaltning har utsett en ansvarig för öppna data som samordnas av E-strateg Björn Hagström. Dessa ansvariga har i flera fall skapat egna grupperingar inom sin förvaltning som hjälper till med arbetet.

Här diskuteras detta inlägg på Facebook.