Nyttorealisering och effekthemtagning – ny handbok

Alla förändringar som genomförs, i projekt- eller uppdragsform beroende på omfattning, ska leda till realiserbara effekter som i sin tur genererar en positiv nytta för dem vi finns till för. Det förutsätter ett systematiskt arbetssätt från ax till limpa – från identifiering av utvecklingsbehov, formulering av lösningsförslag och genomförande av satsning, till uppföljning, utvärdering och effekthemtagning. Det förutsätter också en noggrann prioritering av de satsningar som godkänns för genomförande, för att säkerställa att de har potential och förutsättningar att uppnå förväntade effekter.

Effekt
En effekt uppstår internt i organisationen, till följd av en genomförd förändring, och kan vara såväl positiv som negativ. De kan delas in i kvalitativa och ekonomiska effekter.

Nytta
En nytta uppstår i relationen till medborgarna när genomförda förändringar resulterat i effekter som innebär en positiv nytta för dem vi finns till för.

Det är viktigt att säkerställa att de projekt och uppdrag som initieras utgår från ett faktiskt och identifierat behov. Ett utvecklingsbehov ska alltid ha sin utgångspunkt i att skapa en enklare vardag för dem vi finns till för, genom kraven på:

• Förändrad kompetens.
• Förändrat arbetssätt.
• Förändrad teknik.

Handbok som stöd

Örebro kommun har tagit fram en handbok för att ge stöd i arbetet med nyttorealisering och effekthemtagning. Till den knyter vi olika mallar, metoder och verktyg. Är du nyfiken på handboken så kan du läsa den här: Handbok_nyttorealisering_och_effekthemtagning.

Har du frågor är du välkommen att vända dig till Ann-Kristin Sundelius, som jobbar i värderingsteamet på Projektkontoret: ann-kristin.sundelius@orebro.se.

Nyttorealisering – hur mogna är vi för det?

Idag har vi påbörjat ett spännande arbete tillsammans med Anna Pegelow och Lars Dannemann från E-delegationen. Vi tog första steget i att göra en mognadsanalys för nyttorealisering. Vi är tydligen första kommunen som gör detta, vilket känns lite extra roligt.

Vad är nytta?

Vi står inför ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att realisera nyttan av verksamhetsutveckling. Det viktigaste kriteriet för att värdera en satsning är inte leveranser rörande tid, kostnader och kvalitet, utan den verksamhetsnytta som den levererar.

I E-delegationens Vägledning för nyttorealisering definierar man nytta som ”resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter. Oftast har en nytta ett kvantifierbart värde uttryckt i pengar, resurser eller kvalitetsmått (t.ex. tid, volymer, nöjd kund). Realiseringen av nyttor förutsätter förändringsaktiviteter med involvering av berörda intressenter. Dessa förändringar kan handla om att förbättra, öka, reducera eller sluta göra något befintligt eller att göra någonting nytt.”

Upplägget av mognadsanalysen

Steg 1 var ett seminarium som hade till syfte att ge oss som deltar en gemensam förståelse för vad det hela handlar om. Steg 2 är en enkät som vi kommer att fylla i individuellt. Sammanställningen och analysen av den blir sedan ett underlag för steg 3 som är en gemensam workshop. Därefter får vi en analys och förslag till handlingsplan för hur vi bör gå vidare.

Hur säkerställer man då nyttorealisering?

Enligt E-delegationen måste man kunna svara på sju frågor för att skapa goda förutsättningar för nyttorealisering:

  1. Vad är nyttan?
  2. Hur ska den realiseras?
  3. Vem ska realisera nyttan? (detta är något man måste tänka in tidigt)
  4. När uppkommer nyttan?
  5. Hur ska nyttan följas upp?
  6. Vem ansvarar för uppföljningen?
  7. Vilka mätetal ska man använda?

För att skapa bästa förutsättningarna för att lyckas med verksamhetsutveckling krävs ett aktivt arbete med att realisera och följa upp nyttor. Vi står inför många utmaningar, men den största handlar nog om att få nyttorealisering att genomsyra så många delar som möjligt i vår verksamhetsutveckling och att få roller och ansvar i detta att sätta sig. Det handlar om att hitta rätt nivå att starta med och satsa på ett stegvis införande.

Vi genomför nästa workshop i slutet av februari och återkommer då med fler reflektioner.