Processledningsmodellen är reviderad

Nuvarande processledningsmodell har vi haft sedan februari 2014. Det var nu dags att revidera den utifrån erfarenheter vi gjort på vägen. Själva modellen är egentligen inte så mycket förändrad, men handboken har blivit mer omfattande, mer beskrivande, och försöker svara på frågan ”varför” genom hela upplägget.

Nedan kan du ladda ner den nya handboken och några av mallarna som vi använder. Jag ser dock en utveckling av handboken som bör komma redan i vår – den håller på att bli en handbok för processledare eftersom den numera är så pass detaljerad i vissa av avsnitten. Jag kommer att bygga på detta under våren och i samband med det bryta loss delar som i sin tur kommer att bli en betydligt kortare, mer översiktlig handbok, för dem i organisationen som bara vill få en bild av hur det hänger ihop, utan för stor detaljnivå.

Näst i tur står nu metodhandboken som våra metodkunniga processhandledare har som stöd. Den behöver anpassas utifrån den nya handboken för processledningsmodellen och kompletteras med en del nytt. Jag räknar med att den ska bli klar i början på 2017 – håll utkik på bloggen här, om du är nyfiken på den.

Här kan du ladda ner handbok och mallar:

Processledningsmodell – en handbok för Örebro kommun (version 2.0)

Processpecifikation – mall

Processinventering – mall

Anhålla om resurser till processen – mall

Uppföljningsplan – mall

Aktivitetsplan – mall

Uppdragsbeskrivning processkartläggning – mall

Har du frågor om processledningsmodellen och handboken?

Hör av dig till Carina Asplund, modellansvarig, carina.asplund@orebro.se.

Nu utvecklar vi en idésluss för utveckling och innovation

Örebro kommun har beviljats 4 miljoner kronor från Vinnova, Sveriges Innovationsmyndighet, för att utveckla en intern idésluss. Målet är att bidra till utveckling och innovation för att kunna erbjuda medborgarna riktigt bra tjänster även i framtiden.

idesluss

Till slussen ska man som medarbetare eller chef i kommunen kunna vända sig när man har en idé och vill ha hjälp att utveckla den. Det kan handla om ett förändrat arbetssätt, utveckling av en tjänst eller ”pryl”, eller något helt annat. Fokus ligger på nyttan för medborgaren.

Syftet med idéslussen är att bidra till utveckling och innovation, som är en förutsättning för att kommunen ska kunna erbjuda riktigt bra tjänster till medborgarna även i framtiden.

– Idéslussen riktar sig till kommunanställda, åtminstone de första åren. Men många idéer uppstår ju i det dagliga arbetet i kontakter med medborgarna, och kommer att vara grundade på medborgarnas synpunkter. Hela tanken med idéslussen är att utveckla goda idéer till nytta för de som nyttjar kommunens tjänster, säger Cathrin Andersson, projektledare för idéslussen. Hon fortsätter:

– Vi kommer dessutom att samverka med externa aktörer i regionen i utvecklingen av idéerna, så där kan även organisationer, myndigheter och det lokala näringslivet bli delaktiga.

Kommunens ansökan om stöd från Vinnova bedömdes av en grupp av externa aktörer med kompetens inom kommuner, landsting och regioners verksamhetsområden samt näringsliv och forskning. Baserat på rekommendationer från bedömningsgruppen valde sedan Vinnova vilka projekt som gick vidare till intervju. Vinnova har därefter fattat ett formellt beslut om vilka projekt som finansieras utifrån projektets potential, aktörskonstellation och genomförbarhet.

– Det är väldigt roligt att Vinnova ser positivt på vår planerade sluss, på hur den ska byggas och fungera och på hur vi tänker att idéer och innovationer ska bidra till utveckling, säger Cathrin Andersson.

Från och med våren 2017 ska Örebro kommuns idésluss vara igång.

Är du nyfiken på projektet?

Fråga gärna Cathrin Andersson, projektledare för Örebro kommuns idésluss, cathrin.andersson@orebro.se.

Läs mer om stödet från Vinnova

Örebro – årets säkerhetskommun!

Vid Skyddsmässan i Stockholm den 24 oktober utsågs vinnaren av årets säkerhetsarbete i 14 olika kategorier. Örebro utsågs som Årets säkerhetskommun i konkurrens med landets 270 kommuner.

Örebro kommun bedriver sedan en tid tillbaka ett väl fungerande systematiskt säkerhetsarbete, med framgång. Kommunens risk- och sårbarhetsmodell används strategiskt av alla andra kommuner inom länet. Örebro är också modellkommun för arbetet mot våldsbejakande extremism och har en samordnare anställd. Örebro kommun har en väl fungerande organisation för medborgarnas trygghet.

Motiveringen till utmärkelsen

”Med ett enträget och systematiskt säkerhetsarbete genom alla led i kommunen, har man lyckats skapa framgångsrika risk- och sårbarhetsmodeller som även andra kommuner fått stor användning av. Hela Sverige har haft ögonen på årets vinnare en längre tid och det är dags att ge Örebro kommun det ultimata erkännandet.”

– Det är väldigt roligt för alla inblandade, både kommunen, polisen och föreningslivet, att alla insatser som görs för ökad trygghet bedöms som goda av säkerhetsbranschen. Vårt fokus på trygghet som vilar på förebyggande insatser ska fortsätta att utvecklas. Och samarbetet mellan olika aktörer är nyckeln till att arbetet ska bli ännu bättre, säger Kenneth Nilsson (S) Kommunstyrelsens ordförande.

– Denna utmärkelse är en bekräftelse på ett långsiktigt och strategiskt arbete. Det finns ett starkt politiskt stöd för Örebro kommuns säkerhetsarbete som skall genomsyra all verksamhet riktat till kommuninnevånarna, säger Sören Svensson, Säkerhetsavdelningen, Kommunstyrelseförvaltningen.

Security Awards är säkerhetsbranschens stora pris som varje år delas ut till de personer eller företag som gör det där lilla extra.

Har du frågor?

Sören Svensson, Säkerhetsavdelningen, Kommunstyrelseförvaltningen soren.svensson@orebro.se

Mycket bättre tillsammans – igen!

I samband med att vi var Sveriges kvalitetskommun anordnade vi en kvalitetskonferens då vi bjöd in andra kommuner. Den gick av stapeln 2014. Vi tyckte då också det var viktigt att vi internt skulle få visa varandra allt bra som görs i verksamheterna, och anordnade därför även en intern kvalitetsdag. I år var det dags igen. Vår interna kvalitetskonferens har namnet ”Mycket bättre tillsammans”.

Syftet med kvalitetsdagen är dels att bidra till lärande mellan olika verksamhets- och förvaltningsområden, dels att bidra till en positiv självbild och ökad stolthet hos medarbetare och chefer.

Kommunstyrelsens ordförande, Kenneth Nilsson, inledde dagen.

– Det går bra för oss, vi växer och frodas, men vi har en del utmaningar att ta oss an. Ansträngningen ger resultat, men vi kan bara klara det om vi gör det tillsammans.

– Låt oss inspireras av varandra, sa Kommundirektör Anne Andersson. Vi har många utmaningar i vardagen, men vi behöver landa i och vara stolta över att vi har viktiga jobb. Vi är jättestolta över ert arbete.

Under dagen föreläste många olika verksamheter om sitt kvalitetsarbete. Vi fick bland annat höra om hur kultur bygger broar, om hur vi med ”Örebromodellen” säkrar en av Sveriges högsta nybyggnadstakter, om hur vårt Servicecenter är en katalysator för en mer effektiv och kvalitativ medborgarservice, om hur kollegialt samarbete och lärande bidrar till att förbättra och förnya, om hur man kan effektivisera arbetet med Google maps och hur man med smarta verktyg kan förbättra arbetsmiljön radikalt och utveckla arbetsgrupper som team. Många talade om vikten av samverkan, vilket ger ännu mer kraft till namnet på konferensen: Mycket bättre tillsammans.

I utställningsområdet fanns trettioåtta intressanta montrar och vi kan bara konstatera – vi har mycket att lära av varandra.

Vem du än är, är du välkommen hit

Kvalitetskonferens

Startskott för konferensen var Örebrolåten, teckentolkad förstås, som sig bör i Europas teckenspråkshuvudstad. Dagen till ära tolkad både på film och live på scen av Tommy Krångh, utvecklingsledare på Servicecenter. Budskapet i låten är svårt att missa:

”Vem du än är, är du välkommen hit. Vi bygger vår stad, bit för bit”. Nyfiken på att lyssna? Här hittar du Örebrolåten.

Välkomnande – Tillsammans – Nytänkande

Mellan 2013-2015 var Örebro kommun Sveriges kvalitetskommun. Vid kvalitetsmässan 2015 lämnade vi över stafettpinnen till välförtjänta och imponerande Kävlinge kommun.

Nu i veckan fick vi förmånen att delta i deras oerhört välordnade och intressanta kvalitetskonferens. Intrycken är många och vi har haft gott om möjligheter till diskussioner och utbyten med övriga deltagare. Föreläsningarna delades in i fyra temaspår:

  • Styrning och ledning
  • Tillsammans
  • Kävlingebon
  • Dialog kring gemensamma utmaningar

Kävlinge har generöst delat med sig av sina erfarenheter och några nyckelord har fastnat – nyckelord som varit viktiga i deras framgångsresa.

Struktur och kultur – måste gå hand i hand och fläta i varandra. Kvalitet blir inte verklighet med bara en av dessa.

Tillsammans – samsyn, samarbete, samspel och samtal. Tillsammans lyckas vi.

Öppenhet , transparens och enkelhet – alla måste kunna se vad som pågår, det ska vara lätt att ta del av planer och resultat, lätt att förstå, för att åstadkomma känslan av att man är del av något större.

Tydlighet – strukturen bidrar till tydligheten. Vart ska vi? Hur har det gått? Hur ska vi jobba. Modeller, rutiner, begrepp, definitioner minimerar risken för missförstånd.

Ansvar – det måste finnas utsedda personer som håller ihop sådant som ska drivas.

Synlig ledning, rätt fokus och uthållighet var också viktiga nyckelord på vägen till framgång.

Före, under och efter

Cathrin Andersson, processledare för systematisk kvalitetsutveckling i Örebro, och Pärnilla Ahnfors, kvalitetschef i Kävlinge kommun, intervjuades av Gunnar Gidestam, SKL och Henrik Edman från Kvalitetsmässan om hur det är och har varit ”Före, under och efter titeln som Sveriges kvalitetskommun”.

Cathrin och Pärnilla var båda eniga om att glädjen varit stor över att vinna utmärkelsen och att den öppnat många dörrar. Samtidigt får den inte vara slutmålet. Kvalitetsarbetet fortsätter och färdiga blir vi nog aldrig.

Kävlinge vill mer

Vi i Örebro tycker det är roligt att Kävlinge så tydligt visar att de vill mer. De har till och med döpt statyetten de fick som Sveriges kvalitetskommun till Vilmer – eller snarare Vill-mer.

Stort tack från oss i Örebro till Kävlinge kommun för en fin konferens.

 

 

 

Vi fortsätter att utveckla vår företagsservice

Örebro kommun fortsätter att ligga på en hög servicenivå samtidigt som vi växer och har fler ärenden och evenemang än tidigare. Det visar SKL:s mätning Nöjd kund index-mätning (NKI)*, där kommunen har höjt sitt resultat från index 76 till 77. Mätningen visar hur nöjda företagen är med kommunens service och myndighetsutövning.

Helena Aronsson är processledare för kommunservice till företag.

– Vi jobbar för en bibehållen hög nivå där värdet på NKI-mätningen blir en verifiering för oss att vi arbetar på rätt sätt. Vi är väldigt tacksamma för företagarnas egna synpunkter och förbättringsförslag. Det ger oss uppskattad respons och input. Tillsammans blir vi bättre, säger Helena. Vi fortsätter att fokusera på att skapa ett förtroende för vår organisation och vårt uppdrag genom att vi lyssnar till dem vi möter, förbättrar vår verksamhet och återkopplar vårt resultat.

Tydlig koppling till årsprocessen

Örebro kommun blev Sveriges kvalitetskommun 2013. Motiveringen var bland annat ”En tydlig styrning som lyfter fram resultat och ett utvecklingsarbete som fokuserar på brukarens behov skapar en helhet i organisationen.”

– I vår årsprocess jackar vi från 2014 i resultatet från NKI-mätningen i delår 2 och årsresultatet. Det har gjort att organisationen jobbar kontinuerligt med verksamhetsutveckling inom de delar som mäts, säger Helena. Samtidigt har vi ett stort politiskt intresse för utvecklingen av kommunservice till företag.

Några exempel på insatser vi gör för förbättrad service till företagare

Utvecklad digital service

Kommunen fortsätter att utveckla den digitala servicen för att möta framtidens behov och minska miljöpåverkan. Redan idag erbjuder kommunen flera e-tjänster som gör det enklare för företagen, till exempel har bygglovshanteringen, hanteringen av serveringstillstånd och anmälan av livsmedelsanläggning effektiviserats.

Lotsar

Vi har populära lotsmöten där företagare eller arrangörer har möjlighet att träffa flera myndigheter samtidigt, istället för att boka olika möten. På lotsmötena får företagen hjälp att tänka rätt från början och det blir ett ömsesidigt lärande där både tjänstemän och företagare lär sig av varandra. Det ger också möjlighet att ta del av företagarnas synpunkter, som sedan används i det fortsatta utvecklingsarbetet.

Facebook och nyhetsbrev

Alla med intresse inom området kan följa vårt arbete med näringslivsfrågor på Facebook: Örebro kommun Näringsliv. Har ni särskilda intressen inom branscherna ”Bygg och fastighet” eller ”Café och restaurang” kan ni anmäla er till våra digitala utskick.

Regional samverkan

Vi är medlemmar i Stockholm Business Alliance (SBA). Där ingår vi i NKI-rådet som arbetar för att skapa en lärande utveckling av kommunservicen till företag. Vi är också medlemmar i Business Region Örebro, där ett insatsområde är kommunservice och där vi jobbar för en regional samverkan och samsyn runt service till företag.

Verksamt.se

Vi är involverade i utvecklingen av den nationella satsningen Verksamt.se – en digital plattform för att skapa, utveckla och driva företag. Det är en gemensam plattform som Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket driver.

Har du frågor om Örebro kommuns arbete med service till företagare?

Kontakta Helena Aronsson, helena.a.aronsson@orebro.se.

 

*
NKI-mätningen ”Löpande insikt” är Sveriges kommuner och landstings undersökning för att mäta de lokala företagens upplevelse av kommunens myndighetsservice. Mätningen sker utifrån kommunens verksamheter för brandtillsyn, bygglov, markupplåtelse, serveringstillstånd, miljötillsyn och livsmedelskontroll. Mätningen tar även med parametrarna information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet.

Några kommentarer till mätningens resultat

  • Utfallet för NKI är fortsatt högt och har ökat eller ligger lika för samtliga serviceområden Information (76), Tillgänglighet (80), Bemötande (84), Kompetens (79), Rättssäkerhet (79) och Effektivitet (80). 
  • Upplevelsen av NKI utifrån kön visar en ökning för kvinnor (84) och bibehållen nivå för män (74).
  • NKI har ökat eller är lika för samtliga myndighetsområde med undantag för Miljötillsyn (75) och Livsmedelskontrollen (76) som minskat något. Markupplåtelse har hämtat upp sitt resultat och ligger nu på 68 trots att Örebro fortsätter att växa och att antalet arrangemang nästan är lika i år som under 750-års jubiléet.

Reviderad metodhandbok för riskanalys

Örebro kommun har en grundmetod för riskanalyser. Beroende på område kan viss anpassning behövas, men rätt använd levererar denna metod en dokumenterad analys av risker inom ett förutbestämt område eller process.

Användningsområde

Riskanalyser behöver göras i många olika situationer, exempelvis vid verksamhets­utveckling, i projekt, i samband med internkontroll eller vid utveckling eller inför upphandling av till exempel nya IT-tjänster.

Metoden

Syftet med riskanalyser är att identifiera risker som är förknippade med det område man analyserar, och att välgrundat kunna besluta om vilka åtgärder som ska vidtas för att minska eller helt eliminera dessa risker. Ett delsyfte är också att man skapar en riskmedvetenhet och på det sättet en djupare förståelse för den aktuella verksamheten och dess omvärld.

Riskanalys används ofta som komplement till andra analys- och kartläggningsmetoder.

Riskanalysen läggs upp i olika steg:

  1. Identifiering av risker
  2. Beskrivning av risker
  3. Värdering av risker
  4. Behandling av risker

Reviderad handbok

Vi har en ”bukett” med handböcker inom kvalitetsområdet och dessa revideras regelbundet efter behov. Nu kom turen till metodhandboken för riskanalys. Är du nyfiken på den så delar vi gärna med oss:

Riskanalys – en metodhandbok för Örebro kommun

Till handboken hör två mallar som stöd:

Presentationsmaterial som kan användas under riskanalysen

Rapportmall för riskanalyser inklusive tabeller för sammanställning

Har du frågor om vår metod för riskanalys?

Välkommen att kontakta metodansvarige Per Oscarson, per.oscarson@orebro.se.

———————————————————————————————————-

(Nu tar bloggen semester och kommer tillbaka i slutet av augusti – trevlig sommar till er alla!)