Digital information – en strategisk resurs

Digital information är en strategisk resurs i Örebro kommun, oavsett vilket media eller format som informationen är ordnad i. Den ska förvaltas som en tillgång.

Örebro kommun ska kunna hantera såväl egen information som information från andra organisationer, medborgare och företag, i syfte att stödja Örebro kommuns verksamhet.
Information ska vara transparent, tillgänglig, förståelig och tillförlitlig. Ett delningsansvar säkerställer att rätt information når rätt mottagare i rätt tid och rum. Informationsskyddet måste stå i balans med krav på effekt i verksamheterna.

Örebro kommun måste kunna hantera nya former för informationsutbyte och informationsskydd som påverkar vår personal och vår omvärld, exempelvis mobilitet, sociala nät och modern teknik. Vi måste kunna använda detta som en styrka.

Verksamhetsstöd och system kan upplevas svårhanterliga och med en icke tillfredsställande funktionalitet. Informationen kan vara ostrukturerad, i många olika källor, isolerad eller otillgänglig. Internet eller mobilitet kan inte användas där det krävs. Omvärldens lösningar kan bli överlägsna i snabbhet. Fokus kan ha lagts på enskilda tekniska lösningar och informationsperspektivet kan ha förbisetts. Situationen blir svårhanterlig.

För att hantera detta används ett metodiskt arbetssätt som ur ett informationsperspektiv samordnat stödjer organisation, processer och teknik.

MIBA – en ny modell på ingång

IT-direktör Anders Åhlgren initierade under hösten 2015 ett arbete med att införa en modell för metodisk informationsbehovsanalys – även kallad MIBA. MIBA är en modell för behovsanalys utifrån verksamheters informationsperspektiv. Den ger ett underlag för utveckling och förändring sammantaget för organisation, processer och teknik.

I Örebro kommun har vi ett antal modeller. En modell är för oss något som är större än metoder och verktyg och innehåller begrepp och definitioner, roller och ansvar för hur man organiserar arbetet i modellen, ett eller flera metodstöd, arbetsflöden, mallar och annat dokumentstöd. Den omfattar hela kommunens verksamhet, är styrande och ska därför användas i hela organisationen. Exempel på modeller för kvalitetsutveckling är vår processledningsmodell och vår projektstyrningsmodell.

Metoder och verktyg som inte är kopplade till modeller använder man efter behov.

MIBA kommer under året att beskrivas och användas som den modell den är, men vi har redan påbörjat arbetet med att arbeta efter metoden i modellen för att, i första steget, identifiera en informationskarta för kommunen.

Metoden

Metoden för informationsbehovsanalys leder, genom ett antal steg, fram till ett beslutsunderlag som tydligt visar på informationsbehovet i en given verksamhet eller uppdrag, och dessutom visar den tydligt vilka regler och tekniska förutsättningar som berör informationsbehovet ifråga. Med den tydligheten kan en övergripande inriktning och ett målinriktat beslut tas för design av tekniska lösningar, organisation och processer.

Informationsbehovsanalys
(Klicka på bilden för att se en större bild).

Informationskarta för kommunen på gång

I dagarna har vi påbörjat ett arbete med att ta fram en informationskarta för Örebro kommun, på dess högsta nivå. Vi är långt ifrån färdiga, men har inom kort en början till en struktur som vi sedan kan borra vidare ner i.

Vi har hunnit med två workshopar där första workshopen syftade till att få en gemensam bild av vilken nytta en informationskarta kan ge Örebro kommun. Andra workshopen syftade till att få till ett utkast på en informationskarta för Örebro kommun och att få känna på hur arbetet med att jobba fram en informationskarta kan gå till. Den syftade också till att ge en ökad förståelse för ett kliniskt informationsperspektiv.

Nu kvarstår en del arbete för vårt konsultstöd innan resultatet av detta första steg kan presenteras i slutet av februari. Vi väntar med spänning.

Har du frågor om MIBA och arbetet med informationskarta för Örebro kommun?

Kontakta gärna IT-direktör Anders Åhlgren, anders.ahlgren@orebro.se.