Från pappersarkiv till öppna data

Redovisningsenheten ligger tre trappor upp i Rådhuset, här jobbar Therése Ljung tillsammans med ca 20 personer. I en av de rosa korridorerna finns en dörr med skylten ”Arkiv”, här inne finns bland annat fakturor från de senaste tio åren sorterade i arkivboxar. Totalt får kommunen in mer än 200 000 fakturor per år. Men nuförtiden är nästan 80 procent av alla fakturor elektroniska och pappersfakturorna scannas in. Istället för arkivet används öppna data, som är ett digitalt arkiv och öppet för alla. Här kan du hitta fakturor från 2010 fram till idag som öppna data. Är du nyfiken på kommunens övriga öppna data kan du kolla här orebro.se/psidata

Öppna-ekonomi-data-liten

Såhär ser öppna data ut.

Therése är ekonomiadministratör på kommunens redovisningsenhet. Enhetens Användarstöd ger kommunens personal support i ekonomisystemet, och till enhetens Fakturacentral kan företag och privatpersoner ringa. Om du ringer hit kan det vara Therése som svarar, en av hennes arbetsuppgifter är att svara i telefon några timmar i veckan.

Öppna data minskar arbetsbelastningen för Redovisningsenheten.

– Vi har en skyldighet att arkivera i tio år och förr sparades alla papperskopior. Så när någon ringde och ville ha ut en faktura fick man gå och leta i arkivet. Nu är alla fakturor elektroniska. Vi började scanna in fakturor 2005, så vi har de senaste tio åren digitalt, berättar Therése.

Örebro kommun började med öppna data år 2012. I öppna data finns (bland annat) information om alla fakturor tillgänglig som Excel-filer. Där hittar du uppgifter om leverantörer, summor m.m. Men inte själva fakturan. En tanke inför framtiden är att kanske kunna lägga ut filerna med fakturorna också. Men det är svårt eftersom viss information är känslig, till exempel fakturor som rör socialtjänsten eller fakturor där det står namn och personnummer.

– Vi får mer specifika frågor efter att vi började med öppna data, och sparar på så sätt arbetstid. De som hör av sig vet oftast vad de vill ha. De har varit inne på öppna data och kollat först, och begär ut fakturorna som de är intresserade av. Det är också positivt att vi får hjälp att granska kommunens redovisning av alla som använder öppna data, säger Therése.

IMG_0267

Therése Ljung visar hur det ser ut i arkivet – massa papper i arkivboxar och pärmar.

Vem är det som använder öppna data?

Både företag och privatpersoner har nytta av öppna data, det sparar tid för alla. Det går att kolla upp saker direkt vilket gör att de som ringer vet vad de behöver. Och sedan är det många som inte ens behöver höra av sig till Redovisningsenheten, de går bara in på öppna data och nöjer sig med informationen de hittar där. Therése ger några exempel på vanliga ärenden:

Exempel 1 – den nyfikna

En privatperson hör något på nyheterna eller läser i tidningen och blir nyfiken. Personen kan till exempel ringa och fråga hur mycket kommunen betalar för hotell per år.

– Det rör sig om kanske 1 000 fakturor. Det blir inte hanterbart för en person att ta emot elektroniska kopior på alla de fakturor, men ofta räcker det att ge en summa. Det är lätt att ta fram, och om personen vill veta mer kan hen gå in på öppna data och se alla siffror där, och se att vi inte undanhåller något.

Exempel 2 – granskaren

En annan privatperson ser på Uppdrag granskning, det kan handla om en annan kommun och så vill personen veta hur det är i Örebro.

– Det brukar alltid komma in frågor efter Uppdrag granskning. Till exempel, hur mycket kostar det Örebro kommun att vara med i Almedalen? Då får vi kolla på löner, hotellräkningar och andra utgifter.

Exempel 3 – företag

Företag hör ofta av sig med frågor kopplat till upphandlingar, det kan vara före eller efter om de vill överklaga.

– När Upphandlingsenheten går ut med att de vill ha in offerter hör företag av sig. De vill kolla på fakturor från företagen som redan är upphandlade, så de vet vilken prisnivå de ska lägga sig på för att ha en chans. Och efter upphandlingen vill företagen se vad andra erbjudit och om de som vann verkligen var billigare.

Exempel 4 – informationsförsäljaren

Öppna data har skapat en ny marknad för företag som säljer offentlig information. Och företag som utvecklar appar har nytta av öppna data eftersom de kan hämta informationen direkt därifrån. Antalet företag som begär ut information till sina kunder har ökat.

Exempel 5 – media

Media, till exempel tidningar och tv, hör av sig när de ska göra ett reportage om något speciellt.

– Nu senast var det SVT som undrade om kommunen polisanmält några företag för bluffakturor under 2015, och vi kunde glädjande nog meddela att vi inte behövt göra det sedan december 2014.

Spännande höst för Örebro kommuns sociala medier!

Det var riktigt kul när analysföretaget Smampion i går släppte sin rankning över Sveriges bästa kommuner på Facebook. Att vi knep tredjeplatsen, i konkurrens med närmare 200 andra kommuner, är ett kvitto på att vi verkligen gör rätt.

Bild_fb

Just Facebook har varit den mest prioriterade sociala medier-kanalen under våren för vår del. Mycket har handlat om att identifiera vad som fungerar i kanalen, vad som skapar engagemang och ger interaktioner. Och det har vi lyckats bra med. För den kanske främsta anledningen till den framskjutna placeringen i Smampions rankning stavas just engagerande innehåll.

Vi har haft många inlägg under året som genererat tusentals likes, hundratals kommentarer och delningar. Enskilda inlägg som nått ut till 60-70 000 personer i Örebro. Så örebroarna tycks verkligen uppskatta innehållet i vår Facebook-kanal. Några exempel är Rosa gatan, Sortörerna på stan, blomsterängen på Hertig Karls allé och höghastighetstågen.

Facebook är kanske inte lika hippt som för fem-sex år sen, men det är fortfarande den överlägset populäraste sociala medier-kanalen i Sverige och världen. Nästan alla som använder sociala medier använder också Facebook.

Det finns över fem miljoner konton i Sverige och cirka 70 procent av internetanvändarna i Örebro har också ett Facebook-konto, enligt en rapport från Stiftelsen för Internetinfrastruktur, IIS. Så Facebook är själva infrastrukturen i sociala medier – och samtidigt ditt digitala vardagsrum. Och just nu finns det inget som tycks hota dess dominans.

Därmed kommer det vara en prioriterad kanal för oss även framöver. För det är samtidigt en väldigt smidig kanal för att snabbt nå ut till en riktigt många, exempelvis vid krissituationer.

Vi har ökat antalet följare på Facebook under året med över 220 procent. Men trots 11 000 följare så det finns fortfarande ett stort underlag av lokala Facebook-användare som inte upptäckt Örebro kommuns Facebook-sida än. Och vi kommer att jobba hårt för att nå dem.

I övrigt har vi ökat våra aktiviteter i sociala medier mycket i år. Förutom den fina tillväxten på Facebook har vi också ökat antalet användare i vår Instagram-kanal med över 340 procent. En stor anledning till det stavas det populära stafettkontot som rullat sedan i mars. Ledordet där har varit transparens där vi som kommun visat upp våra tillgångar.

Vi har också testat att integrera Instagram- och Twitter-flöden på orebro.se, bland annat i samband med kommunfullmäktige (#orekf) och fototävlingen #osetimitthjärta Och när vi lanserar nya orebro.se kommer vi ha ännu större möjligheter att utveckla den sociala webbplatsen som kommer att bli viktig framöver. För just samspelet är jätteviktigt, så inte sociala medier blir en isolerad ö i en organisations kommunikation.

Så parallellt med det här pågår också ett genomgående internt strategiarbete hur verksamheten i sociala medier-kanalerna ska bedrivas, målsättas och integreras med den övriga kommunikationen.

Vi kommer att satsa mer på fasta, men samtidigt unika, inslag i våra sociala medier-kanaler framöver. Så inte vår Facebook-sida eller Twitter-sida fungerar som en anslagstavla för orebro.se Just Twitter kommer att vara en prioriterad kanal under hösten, bland annat genom att utveckla en vassare medborgardialog med exempelvis Twitterpaneler och egna expert-Twittrare.

I dagarna lanserade vi också Instagram-satsningen #gymnasietpåriktigt där vi låter ett trettiotal gymnasieungdomar på de kommunala gymnasieskolorna vara ambassadörer för sina program. Det handlar sammanlagt om cirka tjugofem olika konton som vi kickat igång. Känns superspännande! Även här kommer vi att se ett samspel med skolornas webbplatser.

Sen kikar vi också på lite ”alternativa” sociala medier-kanaler i samband med ett integrationsprojekt i höst. Mer kan jag inte säga nu, men det känns också jättespännande!

/Linus Mattisson, redaktör sociala medier

Örebro kommun 3:a på Facebook

Örebro kommun växer så det knakar på Facebook! Under året har vi ökat antalet följare med över 220 procent. Nu har analysföretaget Smampion utsett Örebro till Sveriges tredje bästa kommunsida på Facebook.

Det är under sommarmånaderna som Smamption har mätt och analyserat kommunernas Facebook-sidor. De har bland annat kikat på tillväxten och engagemangsgraden på sidan – och kommit fram till att Örebro kommun har Sveriges tredje bästa kommunsida.

– Det är fantastiskt roligt! Särskilt med tanke på att det är i konkurrens med närmare 200 andra kommuner, säger Linus Mattisson, redaktör för sociala medier i Örebro kommun.

Rosa gatan och blomsterängen på Hertig Karls Allé är populära inlägg

– Det har varit riktigt bra tryck i våra sociala medier-kanaler den senaste tiden. I synnerhet på Facebook. Inlägget om rosa gatan förra veckan genererade närmare 500 kommentarer och ett inlägg om blomsterängen på Hertig Karls Allé nyligen fick över 3 000 likes och nådde närmare 70 000 personer.

Under 2015 har vi ökat antalet följare på vår Facebook-sida med över 220 procent och börjar nu närma oss 11 000 följare.

– Men det finns fortfarande ett stort underlag av följare som inte har upptäckt Örebro kommun på Facebook, med tanke på att cirka 70 procent av internetanvändarna i Örebro också har ett Facebook-konto. Det är en fantastisk bra kanal för att snabbt nå en större population, exempelvis vid krissituationer, men också till specifika målgrupper.

Örebro kommun växer i alla sociala medier

Örebro kommun har också växt i andra sociala medier-kanaler, bland annat på Instagram med över 340 procent. Mycket tack vare det populära stafettkontot som rullat sedan i början av mars.

– Vi har i år ökat aktiviteterna i sociala medier ganska mycket och det pågår också ett genomgående internt strategiarbete hur verksamheten i de här kanalerna ska bedrivas och målsättas framöver.

Sveriges bästa kommuner på Facebook

Partille och Enköping är etta respektive tvåa på listan. Läs hela rapporten De är Sveriges bästa kommuner på Facebook.

Följ Örebro kommun på Facebook

Om du inte redan gillar Örebro kommun på Facebook kan du börja nu!

Här hittar du oss på Facebook. Klicka på Gillaknappen!

 

Nu kan du enkelt publicera måltidsinformation som öppna data

Nu finns det ett enkelt sätt att dela med sig av måltidsinformation som menyer, innehåll och näringsvärden på ett sätt som gör den enkel att använda. Målet har varit att alla Sveriges 290 kommuner ska publicera informationen på samma sätt så att det ska gå att använda den för utvecklare av appar till exempel. Om vi publicerar informationen på olika sätt kommer det i praktiken vara nästan omöjligt att använda den på nationell nivå.

Kalender-maltidsinformation-cropKalender-maltidsinformation-crop-expanded
Så här kan det se ut när man prenumererar på en skolas matsedel på en surfplatta

Att alla kommuner publicerar öppna data på samma sätt är väldigt viktigt för att öppna data ska användas. Detta konstaterar också SKL i sin nationella samordning av kommunala öppna data och projektet för öppna måltidsdata är första gången som vi genomför detta i praktiken.

I Örebro kommuns projekt för öppna måltidsdata så har vi byggt in stöd för att dela öppna måltidsdata på det sätt som vi rekommenderar i Mashies kostplaneringssystem. Mashie är den leverantör för detta som Örebro kommun använder sig av och alla som använder sig av Mashie har nu möjlighet att enkelt publicera öppna måltidsdata. Under sommaren har även appen Skolmaten börjat implementera specifikationen och genom det stödet kommer väldigt många skolor få möjlighet att leverera öppna måltidsdata på ett bra och enkelt sätt.

Två olika sätt att publicera öppna måltidsdata

Den tekniskt intresserade kanske undrar hur man ska publicera öppna måltidsdata. Det finns beskrivet på Github. Rekommendationen är att publicera informationen på två sätt:

Som iCalendar
Icalendar är en standard för elektroniska kalendrar. Genom denna teknik kan vem som helst direkt börja prenumerera på informationen.

Som JSON
JSON innehåller mer information än iCalendar som näringsvärden till exempel. Det är ett mer tekniskt format som inte har en direkt användning utan det är mer till för utvecklare som kan hämta informationen och göra något med den. Till exempel kan man bygga en app där man kan sätta betyg på skolmaten, automatiskt publicera en lista på matsedeln på en webbsida eller se hur näringsvärden utvecklar sig över tid för olika skolor och kommuner. Det är värt att notera att appen Skolmaten troligtvis inte kommer kunna publicera data om näringsvärde och viss annan detaljerad information då de inte har den informationen.

Hur gör jag för att publicera öppna måltidsdata?

De två viktigaste insatser du som arbetar med kostplanering i en kommun kan göra är:

1. Ställ frågor till din befintliga leverantör av kostplaneringssystem:
Kan ert system leverera öppna data enligt den nationella definitionen på http://orebrokommun.github.io/Open-Meal-Information/?

Om så inte är fallet idag, när kommer det att ske?

2. Ställ krav på leverantörer vid upphandling av kostplaneringssystem:
Den föreslagna lösningen ska leverera öppna data enligt den nationella definitionen som finns på: http://orebrokommun.github.io/Open-Meal-Information/

Örebro kommun och SKL gör nu ett gemensamt fysiskt utskick till alla kommuners kostchefer/planerare för att uppmuntra till att de ska börja publicera öppna data. Vår förhoppning är att en stor del av landets kommuner väljer att publicera denna information som öppna data inom kort.

Tills vidare kommer Örebro kommun ta på sig ansvaret att förvalta och vidareutveckla definitionen, men förhoppningen är att vi på sikt ska kunna hitta en annan part för detta.

Läs mer om hur man bör publicera öppna måltidsdata
Följ utvecklingen på Facebook

Fler och fler använder grupper på det nya sociala intranätet

Under 2014 lanserade vi funktionen samarbetsgrupper, eller grupper, på vårt nya intranät. Själva intranätet, med vissa sociala funktioner lanserades i juni 2013.

Funktionalitet

När det gäller grupper valde vi att lansera en relativt enkel version av grupper med funktionalitet som medlemskap/följare, aktivitetsflöde med inlägg och kommentarer, filarkiv med enkel dokumenthantering, notifieringar och möjlighet att sätta olika status för en grupp (öppen, modererad eller sluten). Vi har inte gjort några särskilda anpassningar utan nyttjar de möjligheter som finns i Sitevisions Social Collaboration. En utgångspunkt har varit att ingen extra behörighet ska krävas för att skapa eller hantera grupper.

Grupper lanserades den första september 2014 och efter ungefär en månad lade vi till möjligheten att även skapa slutna grupper. Från början var tanken att ha någon slags kontroll för att förhindra att slutna grupper skapades ”i onödan”. Att man skulle få ansöka/begära att skapa en sluten grupp. Men vi tänkte till och om, och valde att släppa det helt fritt så att den som skapar gruppen själv får avgöra vilken status på gruppen som passar bäst för den gruppens behov och syfte.

Det handlar dels om att visa tillit till medarbetarna, men även om att vi som arbetar med webb och är vana att upprätthålla och värna kvalitet och transparans på våra webbplatser måste backa, släppa kontrollen och gilla läget. Ett socialt intranät innebär just att alla har samma möjligheter att kommunicera, dela och sprida information. Vi insåg även att vi inte ville lägga resurser på den administration det skulle innebära att ha en godkännandefunktion.

Hur har det då gått?

Ända sedan grupperna lanserades har vi sett en stadig ökning av det totala antalet grupper, men även en ökning av andelen slutna grupper. Efter 4 månader fanns 205 grupper. 95 av dem var slutna grupper (46 %). Efter 6 månader har vi 244 grupper varav 118 är slutna (48 %). Det ska bli intressant att se hur det utvecklas vidare.

Lanseringen

När vi lanserade grupperna gjorde vi ingen större sak av det utan berättade om den nya möjligheten i några nyheter på intranätet. Vi tog även fram en så kallad screen-cast (skärminspelning) om grupper. Och naturligtvis skapade vi en grupp ”Forum för samarbetsgrupper” där man kunde ställa frågor och få tips och råd kring hur det fungerar med grupper. Den gruppen finns kvar även om aktiviteten avtagit efter hand. Och det blev aldrig någon jätterusning. När det gäller kommunikationen ser vi att vi har ett stort arbete kvar med att fortsätta berätta om, inte bara grupper, utan om intranätets möjligheter. Vi är ju en stor kommun med många tusen medarbetare så vi har en lång resa kvar.

Men framåt ser vi stora möjligheter att kroka i det arbete som pågår i Örebro kommun för att utveckla även ett internt servicecenter. Men det får vi berätta mer om en annan gång…

Har du frågor om Örebro kommuns intranät?

Kontakta Sara Kalander, webbstrateg för Örebro kommuns intranät, sara.kalander@orebro.se

Sociala medier – en allt viktigare kommunikationskanal

Sociala medier blir en allt viktigare kommunikationskanal. Örebro kommun gör nu en satsning för att öka sin närvaro där och har rekryterat en ansvarig redaktör för området.

– Målet är att göra Örebro kommun till en av Sveriges vassaste kommuner inom sociala medier och digital kommunikation, säger nya sociala medier-redaktören Linus Mattisson.

Fem områden att fokusera på

  • Övergripande strategi för hur Örebro kommun ska arbeta med sociala medier
  • Instagram – mest växande kanalen inom sociala medier
  • Börja se våra sociala medie-kanaler som unika
  • Utveckla den digitala kommunikationen med medborgarna
  • Växa i de olika sociala medie-kanalerna, inte minst Facebook

Linus började sin anställning den 1 februari.

– Jag kommer in med öppna ögon och hoppas kunna bidra med nya tankar och idéer om hur en kommun kan jobba med sociala medier och digital kommunikation generellt. Inte minst via de mobila enheterna som växer sig allt starkare. Jag ska också finnas här som råd och stöd för kommunens olika verksamheter och fungera som ett bollplank när det gäller frågor som rör sociala medier.

Sociala medier som Facebook, Twitter och Instagram blir allt viktigare för att kommunicera såväl allmän information som samhällsviktig sådan till medborgarna.

– Det finns en styrka i sociala medier och en möjlighet att snabbt nå såväl en större population som specifika målgrupper. De sociala medierna är en del av den demokratiska processen. I dag är det ju faktiskt så att cirka 70 procent av internetanvändarna i Örebro dagligen använder till exempel Facebook.

Linus tror också att nya Orebro.se kommer att bli en viktig del i hans arbete med sociala medier framöver. Inte minst den ökade tillgången av öppen data och de nya tjänster och funktioner som kan skapas externt och internt på det sättet.

–  Att använda den kommunala grundinformation som vi har tillgång till och utifrån den skapa nya publika tjänster är mycket intressant. Vi kan sedan på ett effektivt sätt marknadsföra dem även via sociala medier, säger Linus Mattisson.

Innovationstävlingen Öppna Örebro län 2014

Om vi ska uppnå målsättningen en enklare vardag för privatpersoner och företag så behöver vi fler och bättre digitala tjänster. Ibland skapar kommunen tjänsterna själv men i många fall är andra bättre lämpade att göra det. Några faktorer som styr detta är att vi som kommun inte kommer bygga tjänster för hela Sverige och att vi ofta är för inlåsta av det kommunala perspektivet och inte ser användningsmöjligheterna för vår information. För att ge andra möjligheten att skapa bra och spännande tjänster är Örebro kommun en av pionjärerna i kommunsverige när det gäller att skapa öppna data, alltså att dela med sig av den information vi har i våra register och databaser till andra så de kan använda den. I skrivande stund har vi publicerat nästan 150 källor för öppna data.

Att publicera öppna data i sig ger ingen större effekt utan den uppstår när öppna data används av någon. Att Örebro kommun är tidiga ut med öppna data innebär att det inte är så många som känner till att offentlig sektor gör detta och det blir också svårt att bygga nationella tjänster om inte alla kommuner publicerar samma öppna data. För att hjälpa till lite på traven anordnas tävlingen Öppna Örebro län av Örebro kommun, Örebro universitet, Örebroregionens Science park, Länsstyrelsen i Örebro län, Handelskammaren Mälardalen och Nethouse AB och i höstas genomförde vi tävlingen för tredje gången.

Öppna Örebro län 2014

Intresset har varit störst från gymnasieelever och vi märker verkligen hur intresset ökar från år till år. Tävlingen pågår under ca två månader och inleds med en kick-off där vi presenterar datakällorna och tävlingen samt bjuder på en del inspiration. I höstas hade vi till exempel bjudit in superhackaren Jonas Lejon att tala. Kick-offen filmades också för den intresserade och för de som inte kunde delta.

Efter detta har deltagarna nästan 2 månader på sig att bygga sina tjänster innan tävlingen avslutas med ett hackathon, det innebär att de deltagare som vill sitter en heldag tillsammans och bygger färdigt sina tävlingsbidrag och antalet deltagare ökade från 10 till 45 för 2014 vilket var väldigt roligt. Det var väldigt intressant att få ta del av alla spännande idéer de har och att få se hur de ser på de data som finns och vad man skulle kunna använda den till. Joakim Jardenberg höll också ett inspirerande och väldigt uppskattat föredrag i samband med Hackathonet som även kan ses i efterhand.

Vem vann?

Vad blev då resultatet? I år valde juryn att utse två vinnare, en tjänst som är färdigbyggd och en idé som är väldigt lovande och har potentialen att skapa stor nytta får många.

Örebro explorer är en mobilapp för iOS som hjälper dig hitta intressanta platser i Örebro och du har även möjlighet att betygsätta platserna. Appen är skapad av gymnasieleverna Jonathan Ortheden och Marcus Ramse, Tullängsskolan i Örebro.

Statera är en idé till en mobil tjänst som ska ge direktinformation om lokaltrafiken. Man ska kunna se var bussar befinner sig i realtid, se om bussen är full samt kunna läsa av saldo på sitt busskort. Bakom idéen står Martin Lundkvist, Hanna Binninge-Högberg, Carl Wahlberg och Jesper Eriksson även de från Tullängsskolan.

Öppna Örebro län kommer tillbaka och vi tror att vi kommer få ännu fler tävlande och ännu fler spännande bidrag. Resan som öppna data bjuder på har bara börjat och vi är lika spända som ni på att se vart den för oss!