Örebro på SiteVisiondagarna

Den 24-25 september hålls SiteVisiondagarna i Örebro och vi kommer att vara där och presentera vårt projekt (läs mer här: http://www.sitevisiondagarna.se/program/pass2013/levandelanseringiorebro.5.5d0f195113e5ac65ca61f4.html).

Er input önskas

Tema för föredraget är tankarna bakom den levande, stegvisa lanseringen och hur den första versionen av intranätet uppfattas av användarna. Blev det som vi trodde? Det finns säkert många frågor kring detta och vi tänker ta tillfället i akt och höra med er om det är något speciellt som ni vill veta mer om?
Så, under denna och nästa vecka så har du möjlighet att ställa frågorna här, i kommentarsfältet, och så får vi se om vi har några bra svar när vi ses om ett par veckor.

Fråga på!

Nya intranätet är lanserat

Nu är första versionen av det nya intranätet för Örebro kommun lanserat! Vi har fått ett nytt grafiskt, modernare utseende. Intranätet utgår från användaren och har en personlig startsida med ett anpassat nyhetsflöde som baseras på var i organisationen man hör hemma. Kopplingen mellan användare och organisation görs i vårt Active Directory och är alltså inget som användaren själv behöver göra. I lanseringen har vi valt att använda Single Sign On-funktionalitet d.v.s. att användarna blir inloggade mot intranätet direkt när de startar sin webbläsare.

Hur har det gått?
Det vi kan se efter två veckors användande är att vi i huvudsak har tre frågor att hantera.

Strukturen
Den första frågan är relaterad till strukturen på det nya intranätet. Användarna är vana att hitta information på ett visst ställe och nu är strukturen annorlunda och medför att det inledningsvis är svårare att hitta. På det gamla intranätet var informationen sorterad utifrån organisationen vilket gjorde att man var tvungen att känna till den ganska bra för att kunna hitta något. Nu har vi sorterat utifrån områdena Självservice & support, Samarbete, Kommun & organisation samt För anställda och För chefer. Vår förhoppning är ju självklart att det ska vara enklare att hitta för alla, men vanor sitter hårt.

Sök
När man vill hitta så börjar man med att söka. Vår andra fråga att hantera handlar om var och hur man söker. Om du har sett vår prototyp så ser du att det finns ett kommentarsfält på varje sida. Det är tänkt att användas för att kommentera innehållet på sidan så att vi kan ha en öppen dialog kring nyheter, artikar etc så att alla kan göra sin röst hörd. Det fältet visar sig vara så iögonfallande att många använder det för att söka efter information. Vår utmaning är att försöka styra användarna till det rätta sökfältet som ligger högst upp till höger i rubrikraden (som följer med på alla sidor).
Hur skulle du ha gjort?

Förväntningar
Den tredje frågan vi hanterar är att det finns förväntningar på funktioner på intranätet som ännu inte är utvecklade. I förstudien så presenterades en prototyp som var så ”färdig” att många trodde att det skulle gå snabbt att förverkliga den. Det man inte förstod var att det var en pappersprodukt och att det skulle kräva många timmars utveckling av SiteVision för att göra den till verklighet! SiteVision släppte ju version 3.5 så sent som i fredags, 14 juni, och det är på den som samarbetsforumen ska byggas.
Vi har försökt att vara tydliga med att vi lanserar en första version av flera, men trots detta så är det alltså många som undrar var resten är – och svaret på det är att det kommer under hösten.

Justeringar pågår
Under sommaren så jobbar vi vidare med att justera smått och gott så att vi har en stabil grund att stå på när vi jobbar vidare i projektet.

Nya funktioner på nya intranätet testas

Nu har vi fått den första betaversionen av Social Collaboration (Samarbetsforum) från Sitevision för test. Betaversionen innehåller några av de sociala funktioner som vi väntar på.

Profilsidan

Vårt arbete fokuseras nu på den profilsida som var och en kommer att ha på vårt nya intranät. Profilsidan är användarens egen plats på det nya intranätet. Där kommer viss information om användaren att hämtas från olika system, t.ex. telefonnummer, titel och e-postadress, men man kommer också själv att kunna lägga till egen information t.ex. några nyckelord som beskriver det man arbetar med eller något man är intresserad av. Man kan också lägga upp ett fotografi av sig själv så att andra kan se att de tar kontakt med rätt person. 

Aktivitetsflöde

Vi testar också ett aktivitetsflöde som kommer att hålla användare informerade om vad som sker på intranätet. Aktivitetsflödet ger bl.a. möjlighet att skriva kommentarer på alla sidor, både vanliga informationssidor och nyheter. Man kan dela ut både ris och ros, eller önska sig ett förtydligande av innehållet eller diskutera det som står i texten. Dessa kommentarer kommer att vara synliga för alla användare vilket kommer att kunna inbjuda till dialog som kan utveckla innehållet och som kan vara lärande för vår organisation.

Aktivitetsflödet gör det också möjligt att enkelt informera andra om vad du gör, spännande saker som händer i din vardag och om annat som du tror att dina kollegor är intresserade av att veta. 

Personlig startsida

Det tredje vi testar är hur allt detta ska sättas ihop för att användaren ska få en personlig startsida. En del i detta arbete är integrationen (kopplingen) till vårt e-postsystem. Den gör att man direkt på sin startsida på nya intranätet kan se de fem senaste e-postbreven samt de fem kalenderhändelser som ligger närmast i tiden.

Testmiljö

De nya funktionerna installeras i en testmiljö där projektgruppen går igenom dem noggrant. Vi kommer också att involvera fler personer i arbetet innan något läggs ut på det nya intranätet, som nu finns parallellt med det befintliga. Vi anpassar funktionerna så att de möter de behov som finns – för att ge bättre koll på helheten och en effektivare vardag