SIQ-pusslet – en bra grund för att identifiera utvecklingsområden

SIQ (Statens institut för kvalitetsutveckling) erbjuder ett metodstöd för att nå insikt om den egna verksamheten och identifiera utvecklingsområden. En nödvändig utgångspunkt är att veta vilka tjänster man har och vem som är mottagare av dem. Vi använder metoden, men har valt att presentera den som ett pussel och gjort vissa anpassningar till vår organisation.

Metoden bygger på att man bedömer var man som organisation befinner sig inom tretton olika områden som utgör vad SIQ kallar grundläggande värderingar. Den bedömningen kan sedan ligga till grund för vad man väljer att prioritera när man planerar sina utvecklingsinsatser. Värderingarna är kännetecknande för framgångsrika och attraktiva organisationers verksamhet.

SIQ-pussel
(Klicka på bilden för att få fram en större bild)

Medarbetarna och chefen gör tillsammans en bedömning av var den egna verksamheten befinner sig inom respektive område (pusselbit). Detta görs genom självskattning på en definierad skala 1–5.

  1. Medarbetarna och chefen gör tillsammans en prioritering av viktiga områden att jobba vidare med. Prioriteringar görs utifrån var det största utvecklingsbehovet finns.
  2. Medarbetarna och chefen gör tillsammans en åtgärdsplan för respektive förbättringsområde.
  3. De planerade åtgärderna blir en del av verksamhets- eller arbetsplanen.

 

Definitioner av de tretton grundläggande värderingarna (med Örebro kommuns justeringar)

I värderingarna nedan använder vi begreppet mottagare. Med det menar vi mottagare av vår service och våra tjänster. Då det står kund, menar vi mottagare.

Långsiktighet
Organisationens verksamhet måste värderas med tanke på utveckling och konkurrenskraft över tiden. Ett uthålligt förbättringsarbete leder till ökande produktivitet och effektivitet, bättre miljö, nöjdare mottagare och varaktig hållbarhet på lång sikt.

Engagerat ledarskap
För att skapa en kultur som sätter mottagaren i främsta rummet krävs ett personligt, aktivt och synligt engagemang från varje ledare. Ledarskapets viktigaste uppgifter är att ange riktningen för verksamheten, ta till vara potentialen i individers erfarenheter och olikheter, skapa förutsättningar för medarbetarna samt i dialog med dem definiera och följa upp målen.

Kundorientering
En organisations långsiktiga framgång beror på dess förmåga att skapa värde för dem som den finns till för – mottagarna av vår service och våra tjänster. De externa och interna mottagarnas uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och förväntningar ska vara vägledande för organisationen, dess medarbetare och verksamhet.

Processorientering
Processorientering handlar om kundorientering och effektivitet. Det handlar om att fokusera på värdet som mottagaren behöver/får och hur man skapar det värdet – kvaliteten på tjänsten. Det handlar också om att stimulera till att analysera och förbättra arbetsflöden och sättet att organisera arbetet så att värdet kan skapas och levereras på bästa sätt till mottagaren – effektivisering av verksamheten.

Samhällsansvar
Varje organisation har ett samhällsansvar utöver lagar och förordningar. Organisationen och dess medarbetare måste se sina processer och tjänster som delar i en större helhet och aktivt medverka till förbättringar i både samhälle och miljö.

Lära av andra
För att kunna vidareutvecklas måste organisationen och dess medarbetare på alla områden skaffa sig ny kunskap om vad som är möjligt att uppnå och hur detta kan uppnås. Detta kräver jämförelser med dem som är bäst på en viss process, oavsett vilken bransch, organisation eller sektor de tillhör.

Samverkan
Samverkan genomsyrar varje framgångsrik organisation. Det är väsentligt att genom samverkan på flera plan och i olika avseenden ta till vara kompetenser och erfarenheter hos såväl medarbetare som mottagare, leverantörer, partners, ägare och huvudmän.

Kompetensutveckling
Den samlade kompetensen är avgörande för organisationens framgång och konkurrenskraft. Därför måste kompetensutvecklingen ses både ur ett organisatoriskt och ett individuellt perspektiv, för att därmed utveckla och tillföra kompetens på ett sätt som stärker såväl individen som organisationen.

Allas delaktighet
En förutsättning för en framgångsrik organisation är att varje medarbetare känner sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter. Var och en måste därför se sin roll i helheten, ha klara mål, de medel som krävs samt kunskap om de resultat som uppnås.

Förebyggande åtgärder
Det är lönsamt att förebygga fel och ta bort risker i processer och tjänster. Framsynthet, förutseende och planering är nyckelord i förbättringsarbetet där även mottagare och leverantörer ska engageras.

Ständiga förbättringar
Konkurrenskraft kräver ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamhetens delar. Förutsättningen för detta är ett metodiskt förbättringsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer.

Faktabaserade beslut
Beslut måste bygga på dokumenterade och tillförlitliga fakta. Varje medarbetare måste inom sitt arbetsområde få möjlighet att mäta och analysera fakta av betydelse för att uppfylla sina mål och för att tillfredsställa sina mottagare.

Snabbare reaktioner
I alla verksamheter är kortare svarstider, kortare ledtider och snabbare reaktioner på mottagarnas behov av avgörande betydelse. Det gäller såväl för utveckling, produktion och leverans av tjänster, som för administrativa processer.

Mallar

Förutom att vi ”förpackat” värderingarna som ett pussel (där vi ser att vi faktiskt kan lägga till extra pusselbitar om vi känner att det behövs), så har vi tagit fram en del mallar och presentationsmaterial som vi använder när arbetsgrupper jobbar med pusslet. Dessa listar vi inte här, men kontakta Carina Asplund, carina.asplund@orebro.se, om du vill ta del av dem.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *