Ny satsning för att utveckla kommunens ledare

”Sveriges viktigaste chefsjobb – en ledarkultur för resultat” är ett koncernövergripande chefs- och ledarutvecklingsprogram som riktar sig till alla tillsvidareanställda chefer. Satsningen pågår från och med hösten 2015 till och med sommaren 2017. 

Ledarplattformen är grunden

Programmet är uppbyggt med utgångspunkt i Örebro kommuns ledarplattform. Syftet med satsningen är att stärka chefernas kompetens så att de som ledare och chefer agerar som ”Säkra, Initiativrika och Klara” och kan bära ansvaret för helheten i kommunen.

Programmet syftar även till att lägga grunden till en gemensam ledarkultur som stärker chefers förutsättningar att åstadkomma ett ökat värde för medborgarna. Målet med satsningen är ökad kunskap och förståelse för helheten i chefs- och ledaruppdraget i Örebro kommun.

Upplägg i moduler

Programmet är uppdelat i moduler. Samtliga deltagare går totalt sex utbildningsdagar.

Modul ”Del av en helhet” (1,5 dag)

Syfte: Att öka förståelsen för och bli framgångsrik i de möjligheter och begränsningar som en chefsroll innebär i Örebro kommun som politiskt styrd organisation.

  • Det kommunala uppdraget, politiken, roller och ansvar, övergripande strategi och budget.
  • Lednings- och styrsystem.
  • Varumärket, service och kommunikation, näringsliv och tillväxt.
  • Personalstrategiskt arbete, verksamhets- och ekonomistyrning.

Modul ”Klar ledare” (2 dagar)

Syfte: Att utveckla förmågan att beskriva sina upplevelser, intentioner och beslut klart och tydligt och samtidigt bygga en kultur där andra gör detsamma. Att skapa en lärande kultur och leda prestation genom engagemang och goda samarbetsrelationer.

Leda lärande handlar om att ledaren går före i att skapa en lärande kultur där andra vill bidra med sina reflektioner och sin viljeinriktning. Leda prestation handlar om hur ledaren, med utgångspunkt i medarbetarplattformen, skapar engagemang runt mål, beslut, strategisk inriktning och uppföljning.

Leda lärande

  • Klar ledare – en värdegrund och ett förhållningssätt
  • Att beskriva sin upplevelse klart och tydligt, få andra att göra detsamma
  • Lärande samtal för insikt, konfrontation och ömsesidigt lärande
  • Hinder för lyssnande och lärande

Leda prestation

  • Använda sitt chefsmandat och samtidigt bygga samarbetsrelationer
  • Sätta mål, fatta beslut och göra andra ansvariga genom att delegera

Modul ”Säker chef” (1 dag)

Syfte: Att fördjupa förståelsen för rollen som arbetsgivarföreträdare, få insikt i de ramar inom ekonomi- och personalansvaret som ger förutsättningar för mitt chefsuppdrag och öka förmågan att nyttja organisationens möjligheter.

Utgångspunkten tas i deltagarnas situation och behov av stöd. Chefsuppdraget i praktiken lägger grunden.

  • Arbetsgivarrollen och personalansvaret, kommunal juridik samt budget- och verksamhetsplaneringen.
  • Utforskande av relationer och förväntningar/roller mellan linje- och stödfunktioner.

Modul ”Initiativrik utvecklare” (1,5 dag)

Syfte: Att utveckla förmågan att initiera och driva utveckling i komplexa sammanhang.

  • Att utveckla förhållningssätt och metoder som öppnar upp för trender och tendenser i omvärlden
  • Min personliga förmåga att förutse, initiera och driva utveckling
  • Ledningsgruppens roll i utvecklingsarbete
  • Förhållningssätt och metoder för ett brett engagemang och lärande i utvecklingsprocesser
  • Arbete med ett aktuellt ”case” där chefen tränar sin förmåga att initiera och driva utveckling

Modulen avslutas med framtagande av ”chefens färdplan” för det fortsatta arbetet efter programmet. Därefter sammanfattning av de fyra modulerna och av effekterna och lärandet, på individ- och gruppnivå.

Lyckad start

Hösten 2015 gick de första fem grupperna in i programmet, totalt ca 110 chefer, där förvaltningsledningsgrupperna går först. Resterande grupper mixas med chefer från olika förvaltningar och verksamhetsområden.

De första fem grupperna befinner sig mitt i programmet och utvärderingarna visar hittills på mycket goda resultat (medelvärde 4,7 på en skala 1-6).

Positiva reflektioner från utvärderingarna: Professionellt – hög kvalitet – kompetenta konsulter – ökad kunskap och förståelse – värdefullt erfarenhetsutbyte med kollegor – värdefulla övningar – konkreta verktyg att applicera i vardagen.

Theresa André som projektledare och Staffan Isling som projektägare för satsningen är väldigt nöjda med starten av programmet. Programmet genomförs i samarbete med Public Partner som upphandlad konsult.

– Programmet känns genomtänkt, just utifrån att det utgår från vår ledarplattform, som därigenom levandegörs och tar fäste i chefens vardag, säger Theresa André. I plattformen uttrycks vårt löfte som arbetsgivare, att ge cheferna förutsättningarna för att lyckas. Det här programmet är ett led i det, att få chefer mer framgångsrika så de kan bidra till att säkra kommunens framtida utveckling, säger Theresa André. Vi stämmer löpande av med konsulterna och anpassar innehållet mot förändringar i organisationen och gentemot omvärlden för att hålla programmet aktuellt. Det är också viktigt för att upprätthålla kvaliteten.

– Förvaltningscheferna ingår i styrgruppen för programmet och genomgår det också själva för att visa på hur viktig den här satsningen är, säger Staffan Isling. På det viset är de också bärare av programmet i sin egen förvaltning och säkrar att det efterlevs. Det känns mycket bra.

Har du frågor om chefs- och ledarutvecklingsprogrammet?

Kontakta processledare Theresa André, theresa.andre@orebro.se.

Systemstöd för processer – era erfarenheter?

I februari 2014 beslutade kommundirektörens styrgrupp (i den sitter kommunens samtliga direktörer) att anta en reviderad kommungemensam processledningsmodell.

Då startade även ett arbete med att identifiera styrprocesser på kommunledningsnivå (direktörernas styrprocesser som omfattar att skapa förutsättningar för andra processer i kommunen, och som andra processer därmed har att förhålla sig till) samt kommunens huvudprocesser, dvs. de processer vi har som levererar ett direkt värde ut till dem vi finns till för. Arbetet pågick under året och i december 2014 träffades alla direktörer, förvaltningschefer och deras respektive ledningsgrupper för att gå igenom det man kommit fram till.

Det blev tydligt att vi behövde kvalitetssäkra processerna för att de skulle hänga ihop utifrån ett helhetstänk. Det arbetet påbörjades under våren 2015 och har nu pågått fram till nu, med några uppehåll beroende på att tid behövt vikas till andra händelser med tunga ledningsperspektiv under året.

Vi står nu inför att styrgruppen behöver besluta att de styrprocesser som identifierats och beskrivits är de som gäller, och sedan behöver vi göra samma jobb med huvudprocesserna. Båda dessa delar har ett ovanifrånperspektiv, som sedan måste möta det jobb som gjorts ”underifrån”. Det finns en mängd processer som kartlagts och som behöver jacka i den struktur som nu växer fram ovanifrån, för att få till helheten.

Behov av systemstöd

Det är ett långsiktigt arbete och vi befinner oss nu i ett läge då vi behöver kunna både dokumentera och tillgängliggöra processkartor och tillhörande processinformation för hela organisationen. Kort sagt så behöver vi ett systemstöd, ett verktyg, för att göra detta ur ett kommungemensamt perspektiv. Verktyget måste även kunna hantera de relationer som finns mellan processer – gränssnitt uppåt och i sidled – så att vi kan få ett  stöd för att se processerna som det system de är, istället för att processbeskrivningar lagras isolerat i filmappar eller dokument- och ärendehanteringssystem.

Frågor till er

Min fråga ut till er som läser denna blogg är vilka erfarenheter ni har av sådana verktyg? Har ni sett något som verkar lovande? Använder ni själva något sådant verktyg idag och vad är era upplevelser av det?

Jag är också nyfiken på vilka behov era eventuella verktyg löser. I grunden handlar det ju om att dokumentera och tillgängliggöra processinformation, men min erfarenhet är att det finns andra önskemål, t.ex. att processverktyget ska stödja utvecklingen av e-tjänster genom att ge stöd för så kallade körbara processer.

Har någon av er gjort en informationskartläggning inför att införskaffa ett systemstöd för att dokumentera och tillgängliggöra processer? Den är jag i sådana fall väldigt nyfiken på.

Kontakta mig gärna om ni har erfarenheter på området. Vill ni inte koppla tillbaka via bloggen (utrymmet är ju en aning begränsat här) så går det bra att kontakta mig via e-post carina.asplund@orebro.se.

SIQ-pusslet – en bra grund för att identifiera utvecklingsområden

SIQ (Statens institut för kvalitetsutveckling) erbjuder ett metodstöd för att nå insikt om den egna verksamheten och identifiera utvecklingsområden. En nödvändig utgångspunkt är att veta vilka tjänster man har och vem som är mottagare av dem. Vi använder metoden, men har valt att presentera den som ett pussel och gjort vissa anpassningar till vår organisation.

Metoden bygger på att man bedömer var man som organisation befinner sig inom tretton olika områden som utgör vad SIQ kallar grundläggande värderingar. Den bedömningen kan sedan ligga till grund för vad man väljer att prioritera när man planerar sina utvecklingsinsatser. Värderingarna är kännetecknande för framgångsrika och attraktiva organisationers verksamhet.

SIQ-pussel
(Klicka på bilden för att få fram en större bild)

Medarbetarna och chefen gör tillsammans en bedömning av var den egna verksamheten befinner sig inom respektive område (pusselbit). Detta görs genom självskattning på en definierad skala 1–5.

  1. Medarbetarna och chefen gör tillsammans en prioritering av viktiga områden att jobba vidare med. Prioriteringar görs utifrån var det största utvecklingsbehovet finns.
  2. Medarbetarna och chefen gör tillsammans en åtgärdsplan för respektive förbättringsområde.
  3. De planerade åtgärderna blir en del av verksamhets- eller arbetsplanen.

 

Definitioner av de tretton grundläggande värderingarna (med Örebro kommuns justeringar)

I värderingarna nedan använder vi begreppet mottagare. Med det menar vi mottagare av vår service och våra tjänster. Då det står kund, menar vi mottagare.

Långsiktighet
Organisationens verksamhet måste värderas med tanke på utveckling och konkurrenskraft över tiden. Ett uthålligt förbättringsarbete leder till ökande produktivitet och effektivitet, bättre miljö, nöjdare mottagare och varaktig hållbarhet på lång sikt.

Engagerat ledarskap
För att skapa en kultur som sätter mottagaren i främsta rummet krävs ett personligt, aktivt och synligt engagemang från varje ledare. Ledarskapets viktigaste uppgifter är att ange riktningen för verksamheten, ta till vara potentialen i individers erfarenheter och olikheter, skapa förutsättningar för medarbetarna samt i dialog med dem definiera och följa upp målen.

Kundorientering
En organisations långsiktiga framgång beror på dess förmåga att skapa värde för dem som den finns till för – mottagarna av vår service och våra tjänster. De externa och interna mottagarnas uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och förväntningar ska vara vägledande för organisationen, dess medarbetare och verksamhet.

Processorientering
Processorientering handlar om kundorientering och effektivitet. Det handlar om att fokusera på värdet som mottagaren behöver/får och hur man skapar det värdet – kvaliteten på tjänsten. Det handlar också om att stimulera till att analysera och förbättra arbetsflöden och sättet att organisera arbetet så att värdet kan skapas och levereras på bästa sätt till mottagaren – effektivisering av verksamheten.

Samhällsansvar
Varje organisation har ett samhällsansvar utöver lagar och förordningar. Organisationen och dess medarbetare måste se sina processer och tjänster som delar i en större helhet och aktivt medverka till förbättringar i både samhälle och miljö.

Lära av andra
För att kunna vidareutvecklas måste organisationen och dess medarbetare på alla områden skaffa sig ny kunskap om vad som är möjligt att uppnå och hur detta kan uppnås. Detta kräver jämförelser med dem som är bäst på en viss process, oavsett vilken bransch, organisation eller sektor de tillhör.

Samverkan
Samverkan genomsyrar varje framgångsrik organisation. Det är väsentligt att genom samverkan på flera plan och i olika avseenden ta till vara kompetenser och erfarenheter hos såväl medarbetare som mottagare, leverantörer, partners, ägare och huvudmän.

Kompetensutveckling
Den samlade kompetensen är avgörande för organisationens framgång och konkurrenskraft. Därför måste kompetensutvecklingen ses både ur ett organisatoriskt och ett individuellt perspektiv, för att därmed utveckla och tillföra kompetens på ett sätt som stärker såväl individen som organisationen.

Allas delaktighet
En förutsättning för en framgångsrik organisation är att varje medarbetare känner sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter. Var och en måste därför se sin roll i helheten, ha klara mål, de medel som krävs samt kunskap om de resultat som uppnås.

Förebyggande åtgärder
Det är lönsamt att förebygga fel och ta bort risker i processer och tjänster. Framsynthet, förutseende och planering är nyckelord i förbättringsarbetet där även mottagare och leverantörer ska engageras.

Ständiga förbättringar
Konkurrenskraft kräver ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamhetens delar. Förutsättningen för detta är ett metodiskt förbättringsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer.

Faktabaserade beslut
Beslut måste bygga på dokumenterade och tillförlitliga fakta. Varje medarbetare måste inom sitt arbetsområde få möjlighet att mäta och analysera fakta av betydelse för att uppfylla sina mål och för att tillfredsställa sina mottagare.

Snabbare reaktioner
I alla verksamheter är kortare svarstider, kortare ledtider och snabbare reaktioner på mottagarnas behov av avgörande betydelse. Det gäller såväl för utveckling, produktion och leverans av tjänster, som för administrativa processer.

Mallar

Förutom att vi ”förpackat” värderingarna som ett pussel (där vi ser att vi faktiskt kan lägga till extra pusselbitar om vi känner att det behövs), så har vi tagit fram en del mallar och presentationsmaterial som vi använder när arbetsgrupper jobbar med pusslet. Dessa listar vi inte här, men kontakta Carina Asplund, carina.asplund@orebro.se, om du vill ta del av dem.