Nytt rekordresultat för Örebro kommun i utvärderingen Kommunkompassen

Örebro kommun blev Sveriges kvalitetskommun 2013. Till grund för nomineringen låg Sveriges Kommuner och Landstings utvärdering Kommunkompassen som gjordes 2012. Kommunkompassen bedömer kommunens förmåga att leda, styra och samverka. Nu har resultatet av den nya mätningen för 2015 kommit, och Örebro kommun fick den högsta poäng som någonsin tilldelats en kommun!

Vid mätningen 2012 fick Örebro kommun 615 poäng, den näst högsta bedömningen av alla kommuner som genomfört utvärderingen fram till dess. För att säkerställa att kommunens utvecklingsarbete fortgår i rätt riktning, beställdes en ny utvärdering i september i år. Poängen denna gång blev 650, den högsta poäng som någonsin utdelats till någon kommun.

– Jag tror inte att det undgått någon att Örebro växer så det knakar och att vi som leder kommunen har väldigt höga ambitioner både för hur kommunen utvecklas och för hur kommunen fungerar. Som skattebetalare ska man känna sig trygg i att Örebro kommun bedriver en effektiv och väl fungerande verksamhet. Och att få den högsta poäng som någon kommun någonsin fått och att vi får bättre resultat inom alla delområden är naturligtvis ett oerhört starkt kvitto på det, säger Lena Baastad (S), kommunstyrelsens ordförande.

– Det här är oerhört glädjande. När man får en fin utmärkelse, som vi fick 2013, kan det finnas en risk att man blir nöjd, och att man tycker att man är framme. Men, framme kanske man aldrig är, och en utmärkelse kan aldrig vara mer än ett delmål. Den nya utvärderingen visar på kommunens förmåga att hålla i och hålla ut, och att vi faktiskt är väldigt bra på det där med att ständigt förenkla, förnya och förbättra, till nytta för våra medborgare, säger Staffan Isling, kommundirektör.

– Kommunkompassen bedömer åtta olika områden. Det handlar om allt från brukarorientering till resultat och effektivitet. En styrka är att vi håller väldigt hög nivå på samtliga områden, och att vi dessutom förbättrat oss på samtliga, säger Catharina Centerfjäll, kvalitetsdirektör.

Som exempel på förbättringar nämner SKL kommunens Servicecenter och satsningar på samverkan med föreningsliv samt andra aktörer i regionen och nationellt, liksom utvecklingen av en strategi för internationell samverkan.

Läs hela rapporten

Bättre koll med intern kontroll – ny handbok som stöd

Grunden för den interna kontrollen är det dagliga arbetet som görs i verksamheterna med väl fungerande processer, medvetenhet om de risker som finns och åtgärder för att minska riskerna. Ur ett större perspektiv har nämnden och kommunens bolag, enligt kommunallagen, ett ansvar att säkerställa att vi har ordning och reda genom intern kontroll. Den interna kontrollen är en viktig del i styrningen och utvecklingen av verksamheten.

Anpassning av COSO-modellen

Örebro kommuns internkontrollarbete utgår från den internationellt och nationellt etablerade COSO-modellen, men har anpassats för vår verksamhet. Det är främst tillsynen i modellen som Örebro kommun fokuserar på i sitt internkontrollarbete. Tillsyn innebär, enligt kommunallagen, att nämnderna har ett ansvar att utvärdera verksamheternas kontrollsystem och kontrollverktyg, det vill säga ”kontroller av kontroller”. Målet är att stegvis implementera arbetssättet för att underlätta det systematiska kvalitetsarbetet ute i verksamheterna.

Riktlinjer och handbok

Vi har, från och med verksamhetsåret 2014, Riktlinjer för intern kontroll i Örebro kommun, där Kommunstyrelsen reglerar innebörden av intern kontroll. Riktlinjerna omfattar all verksamhet i kommunens nämnder och i tillämpliga delar för kommunens bolag.

Sedan juni har vi även en handbok som stöd i arbetet med intern kontroll: Bättre koll med intern kontroll.

Handboken är en handledning i arbetet med tillsyn enligt intern kontroll i Örebro kommun. Här får du en bild av styrningen av och stödet för den interna kontrollen i kommunen. Stödet redovisas i form av metoder, verktyg, mallar och stödresurser.

Målgrupper för handboken är:

  • politiker i nämnder och styrelser som har det yttersta ansvaret för respektive nämnds och bolags interna kontroll,
  • förvaltningschefer som ansvariga tjänstemän inför nämnderna,
  • bolagsdirektörer som ansvariga tjänstemän inför bolagsstyrelserna,
  • personer som i olika roller ger de ansvariga stöd i uppdragen inom intern kontroll och kvalitetsutveckling.

Örebro kommuns interna kontroll ska bidra till att nämnderna och Kommunstyrelsen, med rimlig grad av säkerhet, uppnår följande mål för den egna verksamheten:

  • Att en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs.
  • Att det finns en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten.
  • Att verksamheten följer och tillämpar lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.
  • Att verksamheten förhåller sig så att förtroendet för kommunen upprätthålls.

Gymnasiewebbarna publicerade – nu väntar nya orebro.se

Äntligen har vi publicerat nya gymnasieskolwebbar! Ambitionen var att de skulle vara klara den 1 oktober. Det tog ytterligare fyra dagar och vi lanserade innan gymnasiemässan den 14 oktober, vilket var uppdraget. Det har varit en extremt tight tidplan, men tack vare ett gediget förarbete och engagerade medarbetare så klarade vi det.

Vad har vi gjort och hur?

Som vi har berättat tidigare  började arbetet med nya skolwebbar redan 2011. Då gjorde vi en förstudie med effektkarta och en revidering av effektkartan för orebro.se. Tanken var att först göra om orebro.se och utnyttja design och mallar för nya skolwebbar. Vi började sedan också att arbeta enligt förvaltningsmodellen pm3 för vårt ”webbobjekt” och det visade tydligt att vi inte hade säkerställt organisation och resurser. Så i stället för att inleda projekt/uppdrag började vi reda i ansvar och uppdrag och med att fylla hålen. Kanske inte lika roligt, men en nödvändig förutsättning för att kunna jobba långsiktigt och resurseffektivt. I dag har vi en bemannad förvaltningsorganisation och egen webbutvecklare, och det har också varit en viktig framgångsfaktor och möjliggörare.

För ganska precis ett år sedan var vi redo och började, tillsammans med våra leverantörer Advant produktionsbyrå och SoleilIT, att jobba med ny design (vi hade en grafisk profil, men den täckte inte fullt ut webb) och mallar för fördjupningsdelen för orebro.se, som vi hade mest behov av att få på plats först i ordningen. Vi jobbade intensivt hela hösten och våren och satte design, sök och en uppsättning sidmallar som vi sedan har kunnat använda för gymnasiewebbarna och som vi ser att vi också till stor del kommer att kunna använda för nya orebro.se. Vi gjorde också flera användartester.

När vi drog i gång gymnasiewebbsarbetet kunde vi gå direkt på gymnasiespecifika behov. Det ledde till att vi tog fram särskilda mallar för programsidorna – de sidor som presenterar själva programmen/utbildningarna – se t.ex. exempelvis estetiska programmet på Karolinska gymnasiet och för startsidorna – se t.ex. Virginska gymnasiet och Kvinnerstagymnasiet

För övriga sidor kunde vi i stort använda de mallar och funktioner som vi redan hade tagit fram. En funktion som vi använder mycket är vad vi kallar för ”plusboxar” eller collapsed items, se exempel från Tullängsgymnasiet

Mobilmenyn vållade oss en del arbete och vi provade att ha den i botten till en början, men la den tillslut i huvudet för att få önskad funktion. Användningstesterna visade att det inte spelade någon större roll om den ligger i botten eller toppen.

Sök (vi använder Sitevisions egen sök) är också något vi har lagt en del tid på, och som vi också kommer att fortsätta förfina och jobba vidare med.

Så sent som den 19 maj drog vi i gång med första sprinten i gymnasiewebbarbetet. Då hade vi user stories genomarbetade och klara men låg i övrigt drygt en månad efter plan. Totalt jobbade vi i fyra sprintar, inklusive semester. Precis som i arbetet med fördjupningsdelen för orebro.se krävdes omfattande testning i olika webbläsare, desktop såväl som mobil. Här hade vi nytta av Browserstack.

Innehållsmässigt jobbade vi med ett gymnasium som pilot och kopierade därefter den för de andra gymnasierna att anpassa innehåll utifrån. Den lösningen fungerade mycket smidigt så som vi nu har byggt att det går lätt att byta avsändare och färg som slår igenom på hela sajten. Under drygt tre veckor jobbade skolpublicerarna intensivt med stöd och hjälp av skolwebbredaktören med att bygga upp innehållet.

De första delarna i fördjupningswebben är nu under konstruktion och kommer att lanseras under hösten och uppdragsmässigt går vi nu vidare med nya orebro.se med samma agila arbetssätt och team (som börjar blir riktigt sammansvetsade vid detta lag) bestående av en produktägare/uppdragsledare, en intern utvecklare, en extern utvecklare (deltid) och en extern designer/ux-are (deltid). Nära knutna finns stakeholders i organisationen, uppdragsgrupp och uppdragsägare.

Nya orebro.se – förbättrad service i fokus

Nya orebro.se ska bli en servicewebb. Där ska majoriteten av besökarna få svar på sina frågor och utföra sina tjänster. Att skapa en servicewebb är ett långsiktigt, djupgående arbete som tar tid. Där kommer vi inte att vara fullt ut när vi lanserar under nästa år, men vi kommer att ha tagit ett steg på vägen. Vårt första steg är att flytta innehållet från nuvarande webbplats till en ny, responsiv webbplats där designen utgår från besökarnas behov och beteenden. I det första steget ingår en ny sökfunktion och ny struktur. Innehållet flyttar vi som det är.

Ett steg i taget

Anledningen till att vi inte samtidigt passar på att anpassa innehållet så att det verkligen svarar på besökarnas frågor (där ser det olika ut idag – vissa sidor är redan bra, andra behöver en hel del bearbetning och helt nytt innehåll kommer att tillkomma, annat att tas bort helt), utveckla nya tjänster och flytta över det som ska ligga på fördjupningsdelen är för att det skulle vara ”en hel elefant”. Vi tror på att stycka elefanten och på att driva kontinuerlig förändring hellre än ett stort, jätteuppdrag som riskerar att slita ut. Vi har heller inte resurserna att göra allt på en gång och lägg där till att det då också skulle ta väldigt mycket längre tid innan vi kan lansera.

Vi har därför beslutat att börja med ny design, navigationsstruktur och responsivitet – ett nog så viktigt steg när vi ser att vissa sidor besöks till 90 procent från mobila enheter. Väl i det nya ”skalet” jobbar vi vidare med innehåll och tjänster. Där ser vi också att vi behöver synka oss i organisationen så att svaren blir lika oavsett kanal och att jobba med målgruppernas hela resa – att verkligen ta reda på deras behov.

De nya gymnasiewebbarna:

Karolinska gymnasiet

Rudbecksgymnasiet

Kvinnerstagymnasiet

Tullängsgymnasiet

Virginska gymnasiet

Nyhet om nya skolwebbar på orebro.se

/Kia Lagerqvist, utvecklingsstrateg
Erik Lundell, webbstrateg

Internt servicecenter ska förenkla vardagen

Vi står precis i startgroparna att påbörja arbetet med att bygga upp ett internt servicecenter som är till för oss alla som jobbar i Örebro kommun. Det är ett led i arbetet med att förenkla vardagen och att ”det ska vara lätt att göra rätt”.

Vi är en komplex och stor organisation där medarbetare, chefer och förtroendevalda behöver många olika typer av råd, stöd och support i vardagen för att kunna utföra sina uppdrag effektivt. Ett internt servicecenter ska underlätta vårt arbete så att vi kan ge en bra service till medborgare och företag samt fullgöra vårt uppdrag som kommun.

För ett antal år sedan utvärderade vi internkommunikationen i organisationen och den pekade på utvecklingsbehov när det gäller just vår interna kommunikation, samt behov av att utveckla våra interna supportfunktioner. Med början 2013 lanserade vi ett nytt socialt intranät.

För ett och ett halvt år sedan öppnade vi ett Servicecenter som vänder sig till medborgare och företag. Nu är det alltså dags att komplettera med ett internt servicecenter. Utöver att det interna servicecentret ska förenkla vardagen för personalen är det även en del i arbetet med att effektivisera vår administration.

I dag finns ett antal supportfunktioner inom kommunen som medarbetare kan kontakta vid behov av hjälp och råd. Vi har bl.a. support inom IT och telefoni, personalfrågor, upphandling samt en rad verksamhetssystem. En av tankarna med ett internt servciecenter är att man inte ska behöver vända sig till olika instanser när man behöver hjälp. Att vända sig till ett ställe hoppas vi ska förbättra servicen till våra anställda och förenkla deras vardag. Likaså kommer det interna servicecentret att avlasta verksamheterna genom att svara på ofta förekommande ”enklare” frågor. Detta kommer att minska belastningen på handläggare, specialister och chefer.

En annan viktig aspekt är det interna servicecentrets koppling till vårt intranät. Genom att utveckla intranätet och t.ex. komplettera med filmer för självstudier, kan det interna servciecentret utgöra en lots och pedagogisk funktion att uppmuntra användandet av intranätet.

Har du frågor kontakta:
Susanna Eriksson, projektledare internt servciecenter
susanna.eriksson@orebro.se