Kommunens kvalitetspris till Bygglovsavdelningen

Varje år delar Örebro kommun ut kvalitetspriset ”Nya steg” för att uppmärksamma en verksamhet som med utveckling i fokus och handlingskraft har åstadkommit förenkling, förnyelse och förbättring till nytta för kommunens medborgare. Vinnarna får statyetten ”Nya steg”, diplom samt 100 000 kronor att använda för fortsatt utvecklingsarbete och kompetenshöjning.

Årets pris gick till Bygglovsavdelningen

Sanna Hirsikangas Bolinder, Sofia Lindén och David Gustafsson
Sanna Hirsikangas Bolinder, Sofia Lindén och David Gustafsson

I år fick Bygglovsavdelningen kommunens kvalitetspris. Genom ett systematiskt kvalitetsarbete har de fått mer nöjda kunder, de har kortat handläggningstiderna, jobbat med bemötandet, tillgänglighet med mera.

Olika typer av kunder och ärenden

Den långa titeln på Bygglovs ansökan till kvalitetspriset är ”Upp ur diket – bygglovs utvecklingsresa från utskälld till en väl fungerande myndighet med nöjda kunder”.

– 2010 hade vi ett stort generationsskifte bland medarbetarna och saknade dokumenterade rutiner för arbetet. 2011 kom den nya plan- och bygglagen och vi fick uppdraget från kommundirektören att starta ett förbättringsarbete. Vi hade helt enkelt inget val om vi skulle ta oss upp ur ”diket”, säger Sofia Lindén, chef för Bygglovsavdelningen.

Verksamheten tog hjälp av en konsult och jobbade med teamutveckling, processutveckling, kompetensutveckling och tjänsteutveckling.

– Vi har olika typer av kunder, företag med stora kunskaper om bygglovsprocesser och privatkunder som kanske söker bygglov en gång i livet. Det är kunden som avgör hur vi till exempel ska coacha eller vilken information vi ska ge och hur, säger Sanna Hirsikangas Bolinder som är chef för avdelningens företagsenhet. Därför bildade man också två olika enheter 2011, handläggarna blev mer specialiserade och rollerna tydligare.

– Med privatkunderna kan en stor del av förberedelsearbetet bestå av att inge förståelse för hur andra kan se på det hela och förklara vad som behöver göras. I det sammanhanget är klarspråk när vi skriver till kunden och att träffa kunden viktiga delar, säger David Gustafsson, tillförordnad chef för avdelningens enhet för privatkunder och tillsynsärenden.

– Nu tar vi kontakt per telefon med alla i de ärenden som ska kompletteras, så snart deras bygglovsansökan kommit in. De kan berätta vad de vill göra och vi kan berätta om processen, säger Sanna.

Många små steg

2011 var också året då det kom in väldigt många ansökningar. En stor del av arbetstiden gick åt till att svara på frågor om varför det tog så lång tid. Under maj–juni jobbade alla beordrad övertid och ärendehögen betades av.

– Tidigare visste vi inte själva hur lång tid ärendena tog att handlägga. Vi tog fram statistik som visade aktuell handläggningstid, så idag vet vi att under 2014 fick cirka 45 procent sitt beslut inom en vecka från det att ärendet är komplett, säger Sanna.

Kunderna besvarar en enkät om handläggningen, varje månad kommer en rapport hur nöjda de är med rättssäkerhet, information, bemötande, effektivitet, helhet och tillgänglighet. I senaste servicemätningen Nöjd Kund-Index ökade bygglov från 50 till 68 (av 100 möjliga).

Under 2014 har hela Stadsbyggnad över avdelningsgränserna, jobbat med fokusgrupper, främst med företagskunder.Förra året förbättrades servicen med möjligheten att ansöka om bygglov digitalt, genom en gratis e-tjänst på nätet.

Juryns motivering

”Vinnaren får priset för ett klassiskt utvecklingsarbete där hög kvalitet genomsyrar alla delar, och där tydlig struktur samt en positiv kultur utgör grunden för kreativitet, nytänkande och lärande.Med tydligt fokus på mottagarnas behov har man arbetat fram en modell där kompetens och enkelhet säkerställer ett snabbt och gott resultat. Teamarbete och kontinuerliga uppföljningar ger god kontroll och leder vid behov till snabba åtgärder. Med stort engagemang från alla medarbetare har man åstadkommit en förbättring som gör verklig skillnad för dem man arbetar för – privatpersoner och företag – och som är hållbar över tid. Därför är Bygglovsavdelningen en värdig vinnare av kvalitetspriset för 2014”.

Örebro kommuns kvalitetspris ”Nya steg”

Kvalitetspriset "Nya steg"

Kvalitetspriset uppmärksammar en verksamhet som med utveckling i fokus och handlingskraft har åstadkommit förenkling, förnyelse och förbättring till nytta för kommunens medborgare. Kvalitetspriset kan sökas av kommunala enheter, fristående skolor och förskolor samt verksamheter som kommunen har entreprenadavtal med. Vinnarna får statyetten ”Nya steg” (konstnär Göran Hägg), diplom samt 100 000 kronor att använda för fortsatt utvecklingsarbete och kompetenshöjning.

Juryn består av representanter från Sveriges kommuner och landsting (SKL), näringslivet, det civila samhället samt av Örebro kommuns kommundirektör, Staffan Isling.

Bedömningen sker genom poängsättning. Bedömningen viktas på vad man vill fokusera på ett visst år. Ansökningarna bedömdes 2014 utifrån följande bedömningsområden och viktning:

  • Resultat 25 %
  • Delaktighet 15 %
  • Process 30 %
  • Lärande organisation 30 %

En bedömningsgrupp gör första sorteringen. Därefter väljer juryn ut vinnaren av kvalitetspriset.

Har du frågor om kvalitetspriset?

Fråga gärna Cathrin Andersson, cathrin.andersson@orebro.se.