Fler och fler använder grupper på det nya sociala intranätet

Under 2014 lanserade vi funktionen samarbetsgrupper, eller grupper, på vårt nya intranät. Själva intranätet, med vissa sociala funktioner lanserades i juni 2013.

Funktionalitet

När det gäller grupper valde vi att lansera en relativt enkel version av grupper med funktionalitet som medlemskap/följare, aktivitetsflöde med inlägg och kommentarer, filarkiv med enkel dokumenthantering, notifieringar och möjlighet att sätta olika status för en grupp (öppen, modererad eller sluten). Vi har inte gjort några särskilda anpassningar utan nyttjar de möjligheter som finns i Sitevisions Social Collaboration. En utgångspunkt har varit att ingen extra behörighet ska krävas för att skapa eller hantera grupper.

Grupper lanserades den första september 2014 och efter ungefär en månad lade vi till möjligheten att även skapa slutna grupper. Från början var tanken att ha någon slags kontroll för att förhindra att slutna grupper skapades ”i onödan”. Att man skulle få ansöka/begära att skapa en sluten grupp. Men vi tänkte till och om, och valde att släppa det helt fritt så att den som skapar gruppen själv får avgöra vilken status på gruppen som passar bäst för den gruppens behov och syfte.

Det handlar dels om att visa tillit till medarbetarna, men även om att vi som arbetar med webb och är vana att upprätthålla och värna kvalitet och transparans på våra webbplatser måste backa, släppa kontrollen och gilla läget. Ett socialt intranät innebär just att alla har samma möjligheter att kommunicera, dela och sprida information. Vi insåg även att vi inte ville lägga resurser på den administration det skulle innebära att ha en godkännandefunktion.

Hur har det då gått?

Ända sedan grupperna lanserades har vi sett en stadig ökning av det totala antalet grupper, men även en ökning av andelen slutna grupper. Efter 4 månader fanns 205 grupper. 95 av dem var slutna grupper (46 %). Efter 6 månader har vi 244 grupper varav 118 är slutna (48 %). Det ska bli intressant att se hur det utvecklas vidare.

Lanseringen

När vi lanserade grupperna gjorde vi ingen större sak av det utan berättade om den nya möjligheten i några nyheter på intranätet. Vi tog även fram en så kallad screen-cast (skärminspelning) om grupper. Och naturligtvis skapade vi en grupp ”Forum för samarbetsgrupper” där man kunde ställa frågor och få tips och råd kring hur det fungerar med grupper. Den gruppen finns kvar även om aktiviteten avtagit efter hand. Och det blev aldrig någon jätterusning. När det gäller kommunikationen ser vi att vi har ett stort arbete kvar med att fortsätta berätta om, inte bara grupper, utan om intranätets möjligheter. Vi är ju en stor kommun med många tusen medarbetare så vi har en lång resa kvar.

Men framåt ser vi stora möjligheter att kroka i det arbete som pågår i Örebro kommun för att utveckla även ett internt servicecenter. Men det får vi berätta mer om en annan gång…

Har du frågor om Örebro kommuns intranät?

Kontakta Sara Kalander, webbstrateg för Örebro kommuns intranät, sara.kalander@orebro.se

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *