Som en projektil – ny projektstyrningsmodell

I höstas tog vi beslut om att införa Projektil som ny projektstyrningsmodell i kommunen. Vi har nu börjat implementera den. Projektil (som egentligen står för Projekt i Landstinget) innehåller även en uppdragsdel.

Vi hoppas att Projektil ska hjälpa oss ge en tydlighet i vad som ska uppnås och levereras och vilka villkor som gäller för att kunna leverera det som beställts – samsyn mellan uppdragsgivare och uppdragstagare. Vi hoppas också att vi redan i det förberedande arbetet ska eliminera problem och överraskningar som skulle kunna påverka genomförandefasen och få gemensamma spelregler som medför att vi arbetar på ett enhetligt sätt och pratar samma språk.

Vi såg flera fördelar med att välja en standardiserad och välkänd projektmodell som Projektil:

  • Tillgång till versionshanterade projektmallar och annan dokumentation minskar på arbetet med att ta fram eget material och hålla det uppdaterat (naturligtvis behöver vi göra vissa anpassningar).
  • Stödmaterialet blir betydligt mer omfattande med t.ex. checklistor, kostnadskalkylering och nyttokalkyl.
  • Genom ett nationellt användarnätverk kan erfarenhetsutbyte och samlad utveckling av modellen ske (ett exempel på sådan utveckling är att det nu finns planer på att införa en sjätte fas, Uppföljning).
  • Leverantörer av projektledarutbildningar kan erbjuda kompetensutveckling som utgår från projektmodellen.
  • Modellen ger även stöd för mindre, ej så omfattande och krävande arbetsuppgifter, men som ändå behöver genomföras i strukturerad form, genom uppdragsdelen.

Erfarenhetsutbyte

Projektmodellen Projektil med uppdragsdel har tagits fram inom Stockholms läns landsting och används idag av flera landsting och andra offentliga aktörer, som länsstyrelser och kommuner. Inom vår region använder såväl Örebro läns landsting som Regionförbundet Örebro modellen.

För Projektil finns två nationella användarnätverk, dels ”Projektil – samverkan och förvaltning” (dokumentation, mallar, checklistor, goda exempel från andra och framtida utvecklingsönskemål m.m.), och dels ett nätverk för projektsamverkan inom landsting, kommuner och regioner (samverkan kring projektarbetsformen i största allmänhet, rör inte bara Projektil).

Förvaltning av modellen

Modellen är idag kostnadsfri att nyttja efter att en överenskommelse skett med Stockholms läns landsting. Det pågår en diskussion om hur den framtida förvaltningen av modellen ska se ut. Stockholms läns landsting är tveksamma till att ha ett ensamansvar, utan vill hellre se en gemensam förvaltning som bygger på principerna för hur öppen källkod vanligtvis förvaltas och underhålls. Flera landsting har dessutom påtalat att de kan tänka sig ta över förvaltningsansvaret från Stockholms läns landsting.

Projektprioritering

Vi har sett ett stort behov av att bli tydliga i själva projektprioriteringsprocessen, dvs. vilka projekt ska startas utifrån helhets- och finansieringsperspektiv och i vilka forum tas beslut om detta. Vissa projektidéer uppstår i verksamheten och vissa är politiskt initierade projekt.  Processen behöver förtydligas så att vi får bättre styrning på vad som faktiskt är projekt (till skillnad från uppdrag), vilka beslutsforum som beslutar vad och få till en projektprioriteringsprocess som inte blir för utdragen i tid.

Har någon av er som läser detta kanske bra exempel på en sådan process som ni kan dela med er av? Eller andra tips på bra stöd i detta?

Handbok finns

Som stöd till organisationens arbete med projekt och uppdrag finns en handbok för Projektil, med tillhörande mallar. Handboken kan du ta del av här (den kommer att revideras framöver).

8 reaktion på “Som en projektil – ny projektstyrningsmodell

  1. Hej Carina
    Vad roligt att vi får tydlighet i detta!! Jag jobbar just nu med ett projekt och en av lärdomarna jag tror vi kan redan dra är att vi behöver bli bättre beställare. EN samlande kompetens som vet om alla projekt och dessutom kan vara en tydlig beställare mot de olika projektledarna som ska vara utförare. I det projektet jag leder (som är en förstudie) skulle t.ex. en minde förstudie innan löst vissa frågor vi nu mött. T.ex. vilken tekniska platform som skulle användast samt genomföra en omvärdsbevakning.

    Jag tror att kommunledningskontoret skulle ha ett projektkontor där beställare och projekt expertis fanns. Dessa skulle kunna vara ett stöd för de olika styrgrupper som leder olika projekt innan de sätts igång, under de genomförs och hur en uppföljning/implementering görs.

    Dessutom tror jag att det behöver finnas utpekade projekt kordinatorer på de olika förvaltningarna som kan leda projekt och leda/utbilda de som leder projekt runt om i kommunen.

    Det är viktigt att kommunen har koll på alla olika projekt utifrån ett kostnadsperspektiv. Vad är målet (kostnads besparingar) vad blev resultatet, hur mycket pengar lade man på ett projekt och hur mycket blev det av det?

    Kanske är detta redan på G men då får ni ta detta inlägg som en uppmuntrade bekräftelse!

    /Magnus

    • Hej Magnus,

      Kul att du tycker vi är på väg att bli tydligare. Vi hoppas det med. Det kvarstår fortfarande en del jobb, men vi tar det efter hand nu. Den enkla delen är väl att göra mallar och modell tillgängliga, lite svårare är det att få till en bra tydlighet i styrnings- och uppföljningsdelen. Men vi jobbar på med det också.

      Vi tackar för den uppmuntrande bekräftelsen. 🙂

      Carina

  2. Hej Carina och Magnus!
    Kul att se att det kommer att bli en ordning för projekt i kommunen. Det behövs. Vi som jobbar i olika projekt kan också dela med oss av erfarenheter och bilda nätverk.
    Sedan skulle jag önska att det skapas former för hur olika projekt redovisas och att utvärdering av projekt hålls samman. Då skulle vi kanske kunna få en lärande organisation. Det finns säkert många i kommunen som är intresserade av att få ta del av olika projekt som pågår. Så en projektutvärderingsansvarig (PUA) borde utses, som ser till att projekt utvärderas och samlar ihop erfarenheter av detta arbete. Gärna i samverkan med Örebro universitet.
    Annette

    • Tack för idéerna, Annette. Jag tror att det nya intranätet, med möjlighet att skapa samarbetsforum för olika projekt, kommer att kunna bidra till transparensen i projekten och därmed också lärandet, men man kan säkert även via t.ex. projektportföljslösningar få en bättre möjlighet till samlad bild, dokumentation, uppföljning och lärande. En PUA var en spännande idé. Jag bollar dina tankar vidare till Åsa Sandin, som är metodansvarig, och även till vår kvalitetsdirektör Catharina Centerfjäll, som är ytterst ansvarig för process och metod.

  3. Bra. Det känns som ett viktigt steg framåt. Om det kombineras med processkartor över projektprocessen på intranätet så kommer det bli supertydligt. Allt löser man dock inte med projektverktyg, jag tror även att styrningen av projekten behöver bli tydligare tillsammans med krav på rapportering/utvärdering av projekt.

    • Hej Pär,

      Du har helt rätt – det är många delar i att få till ett bra projektarbete i organisationen – strukturen och stödet är en del, styrningen och projektledningen två andra. Och som Annette skrev här bland kommentarerna så är ju också uppföljning/utvärdering av projekt viktig – inte minst för lärandet.

      Carina

  4. Intressant. Är eventuellt på jakt efter en projektmodell eller ett systematiskt arbetssätt för ett större projekt till hösten. Finns det någon man kan prata om kring denna modell?

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *