Välkomnande – Tillsammans – Nytänkande

Mellan 2013-2015 var Örebro kommun Sveriges kvalitetskommun. Vid kvalitetsmässan 2015 lämnade vi över stafettpinnen till välförtjänta och imponerande Kävlinge kommun.

Nu i veckan fick vi förmånen att delta i deras oerhört välordnade och intressanta kvalitetskonferens. Intrycken är många och vi har haft gott om möjligheter till diskussioner och utbyten med övriga deltagare. Föreläsningarna delades in i fyra temaspår:

  • Styrning och ledning
  • Tillsammans
  • Kävlingebon
  • Dialog kring gemensamma utmaningar

Kävlinge har generöst delat med sig av sina erfarenheter och några nyckelord har fastnat – nyckelord som varit viktiga i deras framgångsresa.

Struktur och kultur – måste gå hand i hand och fläta i varandra. Kvalitet blir inte verklighet med bara en av dessa.

Tillsammans – samsyn, samarbete, samspel och samtal. Tillsammans lyckas vi.

Öppenhet , transparens och enkelhet – alla måste kunna se vad som pågår, det ska vara lätt att ta del av planer och resultat, lätt att förstå, för att åstadkomma känslan av att man är del av något större.

Tydlighet – strukturen bidrar till tydligheten. Vart ska vi? Hur har det gått? Hur ska vi jobba. Modeller, rutiner, begrepp, definitioner minimerar risken för missförstånd.

Ansvar – det måste finnas utsedda personer som håller ihop sådant som ska drivas.

Synlig ledning, rätt fokus och uthållighet var också viktiga nyckelord på vägen till framgång.

Före, under och efter

Cathrin Andersson, processledare för systematisk kvalitetsutveckling i Örebro, och Pärnilla Ahnfors, kvalitetschef i Kävlinge kommun, intervjuades av Gunnar Gidestam, SKL och Henrik Edman från Kvalitetsmässan om hur det är och har varit ”Före, under och efter titeln som Sveriges kvalitetskommun”.

Cathrin och Pärnilla var båda eniga om att glädjen varit stor över att vinna utmärkelsen och att den öppnat många dörrar. Samtidigt får den inte vara slutmålet. Kvalitetsarbetet fortsätter och färdiga blir vi nog aldrig.

Kävlinge vill mer

Vi i Örebro tycker det är roligt att Kävlinge så tydligt visar att de vill mer. De har till och med döpt statyetten de fick som Sveriges kvalitetskommun till Vilmer – eller snarare Vill-mer.

Stort tack från oss i Örebro till Kävlinge kommun för en fin konferens.

 

 

 

Vi fortsätter att utveckla vår företagsservice

Örebro kommun fortsätter att ligga på en hög servicenivå samtidigt som vi växer och har fler ärenden och evenemang än tidigare. Det visar SKL:s mätning Nöjd kund index-mätning (NKI)*, där kommunen har höjt sitt resultat från index 76 till 77. Mätningen visar hur nöjda företagen är med kommunens service och myndighetsutövning.

Helena Aronsson är processledare för kommunservice till företag.

– Vi jobbar för en bibehållen hög nivå där värdet på NKI-mätningen blir en verifiering för oss att vi arbetar på rätt sätt. Vi är väldigt tacksamma för företagarnas egna synpunkter och förbättringsförslag. Det ger oss uppskattad respons och input. Tillsammans blir vi bättre, säger Helena. Vi fortsätter att fokusera på att skapa ett förtroende för vår organisation och vårt uppdrag genom att vi lyssnar till dem vi möter, förbättrar vår verksamhet och återkopplar vårt resultat.

Tydlig koppling till årsprocessen

Örebro kommun blev Sveriges kvalitetskommun 2013. Motiveringen var bland annat ”En tydlig styrning som lyfter fram resultat och ett utvecklingsarbete som fokuserar på brukarens behov skapar en helhet i organisationen.”

– I vår årsprocess jackar vi från 2014 i resultatet från NKI-mätningen i delår 2 och årsresultatet. Det har gjort att organisationen jobbar kontinuerligt med verksamhetsutveckling inom de delar som mäts, säger Helena. Samtidigt har vi ett stort politiskt intresse för utvecklingen av kommunservice till företag.

Några exempel på insatser vi gör för förbättrad service till företagare

Utvecklad digital service

Kommunen fortsätter att utveckla den digitala servicen för att möta framtidens behov och minska miljöpåverkan. Redan idag erbjuder kommunen flera e-tjänster som gör det enklare för företagen, till exempel har bygglovshanteringen, hanteringen av serveringstillstånd och anmälan av livsmedelsanläggning effektiviserats.

Lotsar

Vi har populära lotsmöten där företagare eller arrangörer har möjlighet att träffa flera myndigheter samtidigt, istället för att boka olika möten. På lotsmötena får företagen hjälp att tänka rätt från början och det blir ett ömsesidigt lärande där både tjänstemän och företagare lär sig av varandra. Det ger också möjlighet att ta del av företagarnas synpunkter, som sedan används i det fortsatta utvecklingsarbetet.

Facebook och nyhetsbrev

Alla med intresse inom området kan följa vårt arbete med näringslivsfrågor på Facebook: Örebro kommun Näringsliv. Har ni särskilda intressen inom branscherna ”Bygg och fastighet” eller ”Café och restaurang” kan ni anmäla er till våra digitala utskick.

Regional samverkan

Vi är medlemmar i Stockholm Business Alliance (SBA). Där ingår vi i NKI-rådet som arbetar för att skapa en lärande utveckling av kommunservicen till företag. Vi är också medlemmar i Business Region Örebro, där ett insatsområde är kommunservice och där vi jobbar för en regional samverkan och samsyn runt service till företag.

Verksamt.se

Vi är involverade i utvecklingen av den nationella satsningen Verksamt.se – en digital plattform för att skapa, utveckla och driva företag. Det är en gemensam plattform som Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket driver.

Har du frågor om Örebro kommuns arbete med service till företagare?

Kontakta Helena Aronsson, helena.a.aronsson@orebro.se.

 

*
NKI-mätningen ”Löpande insikt” är Sveriges kommuner och landstings undersökning för att mäta de lokala företagens upplevelse av kommunens myndighetsservice. Mätningen sker utifrån kommunens verksamheter för brandtillsyn, bygglov, markupplåtelse, serveringstillstånd, miljötillsyn och livsmedelskontroll. Mätningen tar även med parametrarna information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet.

Några kommentarer till mätningens resultat

  • Utfallet för NKI är fortsatt högt och har ökat eller ligger lika för samtliga serviceområden Information (76), Tillgänglighet (80), Bemötande (84), Kompetens (79), Rättssäkerhet (79) och Effektivitet (80). 
  • Upplevelsen av NKI utifrån kön visar en ökning för kvinnor (84) och bibehållen nivå för män (74).
  • NKI har ökat eller är lika för samtliga myndighetsområde med undantag för Miljötillsyn (75) och Livsmedelskontrollen (76) som minskat något. Markupplåtelse har hämtat upp sitt resultat och ligger nu på 68 trots att Örebro fortsätter att växa och att antalet arrangemang nästan är lika i år som under 750-års jubiléet.

Reviderad metodhandbok för riskanalys

Örebro kommun har en grundmetod för riskanalyser. Beroende på område kan viss anpassning behövas, men rätt använd levererar denna metod en dokumenterad analys av risker inom ett förutbestämt område eller process.

Användningsområde

Riskanalyser behöver göras i många olika situationer, exempelvis vid verksamhets­utveckling, i projekt, i samband med internkontroll eller vid utveckling eller inför upphandling av till exempel nya IT-tjänster.

Metoden

Syftet med riskanalyser är att identifiera risker som är förknippade med det område man analyserar, och att välgrundat kunna besluta om vilka åtgärder som ska vidtas för att minska eller helt eliminera dessa risker. Ett delsyfte är också att man skapar en riskmedvetenhet och på det sättet en djupare förståelse för den aktuella verksamheten och dess omvärld.

Riskanalys används ofta som komplement till andra analys- och kartläggningsmetoder.

Riskanalysen läggs upp i olika steg:

  1. Identifiering av risker
  2. Beskrivning av risker
  3. Värdering av risker
  4. Behandling av risker

Reviderad handbok

Vi har en ”bukett” med handböcker inom kvalitetsområdet och dessa revideras regelbundet efter behov. Nu kom turen till metodhandboken för riskanalys. Är du nyfiken på den så delar vi gärna med oss:

Riskanalys – en metodhandbok för Örebro kommun

Till handboken hör två mallar som stöd:

Presentationsmaterial som kan användas under riskanalysen

Rapportmall för riskanalyser inklusive tabeller för sammanställning

Har du frågor om vår metod för riskanalys?

Välkommen att kontakta metodansvarige Per Oscarson, per.oscarson@orebro.se.

———————————————————————————————————-

(Nu tar bloggen semester och kommer tillbaka i slutet av augusti – trevlig sommar till er alla!)

10 000 följare för Tillbakablick Örebro!

Det tog bara drygt ett halvår för Örebro kommuns nostalgikonto ”Tillbakablick Örebro” att få 10 000 följare – vilket förstås är riktigt kul! Därmed är @tborebro Sveriges största kommunala Instagramkonto.

Tillbakablickorebro1

Att det har gått så snabbt att nå 10 000 följare vittnar om att det verkligen finns ett stort intresse för nostalgibilder från staden.

Men förutom så många följare är engagemanget stort på i princip varenda bild. Varje bild genererar i snitt 700-800 likes och massor av kommentarer. Just kommentarerna fyller en viktig funktion för kontot och inte minst Stadsarkivet när folk som följer kontot fyller på med mer information till bilderna. Men förstås också roliga anekdoter och berättelser.

De populäraste bilderna har varit från välbekanta stadsmiljöer och de allra populäraste har haft tydliga Örebromarkörer som motiv: Slottet, Lilleputtetåget och Svampen. Fokus framöver kommer att bli stadsmiljöer, men det kommer nog att bli lite mer bilder från ytterområden i Örebro och andra orter i Örebro kommun, som till exempel Garphyttan eller Odensbacken.

Så det tog ett halvår att få 10 000 följare. Ska vi säga 20 000 följare om sex månader? : )

Har du frågor om Örebro kommuns nostalgikonto på Instagram?

Välkommen att kontakta Linus Mattisson, kommunikatör inriktning sociala medier, linus.mattisson@orebro.se.

Nya orebro.se tar form

Vi håller för fullt på att utveckla kommunens nya, publika webbplats orebro.se som vi kommer att lansera under senhösten. Det blir mer fokus på mobil användning och på kommunens service, för att bättre möta användarnas behov. Vi har precis avslutat en omgång användartester som visar att vi är på rätt väg.

illu_webb

Målet med den nya designen är att den i högre grad ska bidra till att besökarna hittar det de är ute efter och få svar på sina frågor, oavsett om de surfar via telefon, dator eller surfplatta. Allt fler användare besöker orebro.se med mobila enheter och det ökar hela tiden. Exempelvis besöks sidorna om återvinningscentraler av över 82 % via smarttelefon och sidan om förskolor av över 64 %, sidan om allmänhetens skridskoåkning med hela 84 % och Eyrabadets sida med 74 %.

För att hjälpa besökarna komma rätt har vi valt att rensa bort sådant som tar onödigt fokus och noga avvägt vad som är viktigast på sidorna. Ett arbete som är nog så utmanande på en webbplats som omfattar oerhört mycket information och tjänster. I arbetet med nya orebro.se har vi därför noga tittat på vad besökarna efterfrågar, vad de besöker och använder på nuvarande webbplats och låter det styra den nya utformningen.

Vanlig innehållssida – standardsida

Vi vill att det ska vara tydligt var man har hamnat om man googlar in på en sida, vilket vi vet att en övervägande majoritet av våra besökare gör. Det ska också vara enkelt att ta sig vidare för mer information eller tjänster.

Se bild på standardsidan längre ner. Bilderna är från vår testmiljö så texter och innehåll är inte autentiskt.

Vi har valt att hålla själva standardsidan ren med innehållet i fokus. Textstorleken ändras beroende på hur stor skärm besökaren har. Sök och meny finns åtkomligt i toppen. Om vi har länkar till tjänster eller annat som leder besökaren vidare använder vi så kallade ”actions” (call to action) – i detta fall ansök om bygglov. Den ljusgula rutan är en tillfällig informationsruta – där vi lägger information som vi särskilt vill uppmärksamma om för tillfället. Dessa rutor används vid behov och tas bort när de inte längre är aktuella. Denna typ av (för användaren relevant) information har vi tidigare till stor del haft som nyheter på startsidan, men vi vet att användarna sällan besöker startsidan för att ta del av nyheter och därför missas detta lätt.

Vi använder så kallade plusboxar där användaren fäller ut innehåll. På detta sätt undviker vi att sidorna känns massiva och oöverskådliga eller att vi behöver bygga en struktur med många undersidor. I botten av sidan har vi det vi kallar ”navigeringskort” som hjälper besökaren vidare till andra sidor inom området.

Genomgångssida

Genomgångssidorna har ett syfte – och det är att guida besökaren vidare till det de är ute efter. Här har vi valt att lyfta fram det innehåll som har flest besök. Se bild längre ner.

Startsidan

På startsidan lyfter vi fram de olika ämnesområdena på sajten. Vi har också valt att skilja på service-nyheter (som också återfinns på själva innehållssidorna), driftstörningar och övriga nyheter. På så sätt blir det lättare att snabbt hitta relevant information.

Vi vet att många besöker startsidan för att ta reda på kontaktuppgifter och därför lyfter vi dessa lite extra, förutom att de ligger i såväl sidfot som direkt under sidhuvudet.

Vi är en aktiv kommun inom sociala medier och vi vill visa vilken interaktion som förekommer där, och har på startsidan möjlighet att lyfta inlägg från facebook, instagram och youtube. Utöver det har vi möjlighet att visa flöden av sociala medier på vanliga standardsidor.

På startsidan finns också ”puffar” som leder vidare till andra sidor med information om exempelvis evenemang som vi är delaktiga i. Se bild längre ner.

Sidfoten ser likadan ut på alla sidor och anger avsändarinformation, länkar till övergripande funktioner och tjänster.

Användartester

Vi har precis avslutat en omgång användartester och de har vi genomfört i mobil, desktop och på surfplatta. Vi ville veta hur navigeringen fungerar, om och hur länkar, plusboxar, actions och liknande funktioner uppfattas. Testerna bestod av ett antal uppgifter som testpersonerna skulle utföra och avslutades med lite öppna frågor om upplevelsen, designen och navigeringen. Testerna visade att samtliga testpersoner hade lätt att orientera sig, navigerade mycket snabbt och att det också upplevdes som enkelt att ta sig vidare. Testerna utmynnade i några mindre justeringar men visar att vi är på rätt väg.

Fortsatt arbete

I teamet jobbar vi vidare med att slutföra de stora utvecklingsdelarna och efter sommaren räknar vi med att ha en skarp miljö att börja jobba i och bygga upp innehållet från nuvarande orebro.se. Som vi tidigare har nämnt kommer vi inte i detta läge att skriva om texterna, utan lyfta in kopior av nuvarande texter. Det långsiktiga målet är att omvandla orebro.se – som är hörnstenen i vår externa webbfamilj, till en servicewebb och när vi lanserar har vi tagit ett fösta steg i den riktningen.

När vi lanserar? Det kan vi inte svara på exakt i dags datum, då det är så många delar som är svåra att tidsuppskatta men målet är att orebro.se ska få sitt nya utseende under senhösten.

Kia Lagerqvist, Utvecklingsstrateg
Erik Lundell, Webbstrateg

 

Standardsida

Standardsida-mobil-och-desktop

Genomgångssida 2

Genomgång-2-mobil-och-desktop

Startsida

Startsida-mobil-och-desktop

Kommunsupport – vårt interna servicecenter – tar nu steg 2

Arbetet med att bygga upp Kommunsupport – vårt interna servicecenter – tar nu steg 2. Införandet av Kommunsupport är ett led i arbetet med att effektivisera vår administration och förenkla vardagen för oss som jobbar i Örebro kommun.

Här kan du läsa mer om målsättningen och omfattningen för projektet samt om steg 1.

Nu tar vi steg 2

Under steg 1 i projektet etablerades ett gemensamt telefonnummer och knappval. Nu ska supportfunktionerna implementeras stegvis under året.

Steg 2 innebär att vi utvecklar en första linje, bemannad med medarbetare som besvarar frågor till alla supportfunktioner. Starten gick den 13 april då vi invigde Kommunsupports första linje med supportfunktionerna Kundtjänst och Personal Direkt – vi firade naturligtvis med bandklippning och tårta.

ROSA-analyser – vårt metodstöd i utvecklingen

För varje område som ska integreras i Kommunsupport gör vi så kallade ROSA-analyser. Kort kan man säga att det handlar om att analysera vilka ärenden som kan tas om hand i första linjen och vilka som behöver slussas vidare till specialister. Vi använde metoden i samband med utvecklingen av vårt externa Servicecenter och har goda erfarenheter från det arbetet.

ROSA är en förkortning av rationell organisering av serviceadministration. ROSA-analyser genomförs som ett strukturerat samtal mellan en samtalsledare och representanter från aktuell supportfunktion. I genomgångarna framkommer:

  • vad Kommunsupport kan utföra i olika ärenden
  • vad Kommunsupport ska hänvisa vidare till en specialist/verksamheten
  • om intranät/webbinformation finns/saknas
  • om blankett(er) finns och om den/de finns på intranät/webb
  • om e-tjänst finns/saknas och om det finns behov av e-tjänst
  • om rutiner för enklare handläggning (nivå 1–4) finns dokumenterade eller ej

ROSA delar in ett ärende i åtta nivåer, där nivå 1–4 kan hanteras av Kommunsupport.

  1. Information och upplysningar
  2. Vägledning och rådgivning
  3. Administrativ fördelning
  4. Rutin- och regelstyrd handläggning och beslut

Nivå 5–8 hör hemma i en specialistorganisation.

Artvise – vårt nya systemstöd

Vi har också upphandlat Artvise som systemstöd för Kommunsupport. Artvise stödjer både ärendehantering och fungerar som kunskapsbank. Vi anpassar kontinuerligt systemstödet för våra behov, allteftersom nya supportfunktioner kopplas på.

Har du frågor om projektet?

Välkommen att kontakta projektledare Susanna Eriksson, susanna.eriksson@orebro.se.

 

Visst kan en soptipp och gammal oljehamn bli till ett naturskönt område

Söndagen den 15 maj firar Naturens hus 10 år. Naturens hus ligger mitt i vattenparken, vid naturreservaten Oset och Rynningeviken, som en port in i naturreservatet. En mötesplats för alla naturvänner.

Foto: Magnus Wahman

Men området har inte alltid varit den fina plats den är idag. En gång låg här en gammal soptipp och oljehamn. Strategiskt och långsiktigt arbete har möjliggjort omvandlingen och vi tänkte att vi nu, inför Naturens hus 10-årsfirande, kunde påminna oss om vilken fantastisk förvandling som skett här.

Långsiktigt arbete

Örebro kommun arbetar strategiskt och långsiktigt med grön- och naturområden för att skapa attraktiva miljöer i örebroarnas närhet. Det ska vara lätt att ta sig till grönområden och naturen ska vara för alla. Vi har öppnat landskapet för örebroare och besökare genom att skydda naturområden, bundit ihop landskapet med stigsystem och skapat attraktiva utflyktsmål. Detta innebär att samtidigt som Örebro växer så bevarar och utvecklar vi bostadsnära grönområden, vilket skapar en attraktiv stad och kommun.

Mellan år 1993 och 2006 restaurerades landskapet vid Oset och Rynningeviken – den västligaste Hjälmarstranden – och återfick då stora naturvärden. Naturreservatet Oset bildades 1968 och Rynningeviken 1995. 2010 slogs reservaten ihop och området utvidgades. 2015 gjordes ytterligare en större utvidgning. Reservatet är 742 hektar stort och förvaltas av Örebro kommun.

I över hundra år var området stadens bakgård – här placerades tonvis med hushållssopor, schaktmassor och annan bråte. Militären hade här ett stort övningsområde, tätt intill en oljehamn och en rad andra industrier.

Se filmen!

Läs mer om Oset och Rynningeviken och se filmen om omvandlingen.

Framgångsfaktorer och vinster

Idag har den stora Venatippen förvandlats till ett böljande beteslandskap. Täta slyskogar har blivit betade strandängar och oljehamnen har blivit en glittrande vattenpark. Människorna har fått naturen tillbaka, alldeles intill staden och med nyvunnen kontakt med sjön. Hela slättlandskapets växt- och djurliv har fått en ny chans och en ”omstart” i livet. Som en extra bonus värmer gasen från den gamla tippen upp stora delar av universitetssjukhuset.

Reservatet ligger bara tre kilometer från centrala Örebro och har genom detta goda läge blivit stadens uterum – året om.

Framgångsfaktorer

  • Tydlig vision för områdets omvandling med flera syften – socialt, ekologiskt och ekonomiskt.
  • Många konkreta åtgärder som synliggjorde vad vinsterna blev.
  • Kombinerad finansiering genom EU-bidrag och kommunala pengar.
  • Närhet har visat sig avgörande för hur ofta man är ute i ett naturområde, så därför satsade vi på bostadsnära grönområden.

Vinster och effekter

  • Samarbetet med dåvarande Vuxenutbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen gjorde att personer som varit långtidsarbetslösa fick meningsfulla arbetsuppgifter.
  • Örebros baksida förvandlades till Örebros framsida.
  • Vi fick en attraktivare stad – efterfrågan att bo nära våra grönområden är stort.
  • Främjande för folkhälsan – oerhört populära grönområden för till exempel promenader, skridskoåkning och cykling.
  • Gratis friskvård och friluftsliv.
  • Människor som har svårt att ta sig ut i naturen på grund av rörelsenedsättning, har möjlighet att använda tillgängliga stigar runt om i grönområdena.
  • Naturliga mötesplatser i det gröna – bara i naturreservatet Oset och Rynningeviken har vi 300 000 besökare varje år.
  • Vattenrening – våtmarkerna som återskapats renar örebroarnas vatten.
  • Luftrening – skogen fungerar som stadens lungor och renar luften.
  • Biologisk mångfald – många arter är beroende av våtmarker och strandängar och i Oset och Rynningeviken har 270 fågelarter observerats.
  • Biogasutvinning – biogas utvinns från före detta Venatippen.
  • Miljösanering – en oljehamn har sanerats.

Grattis Naturens hus!

Vi avslutar med att gratulera Naturens hus till sina tio första år. Är du i örebrotrakten den 15 maj är du välkommen att hjälpa oss fira.